Betalning av lön till personliga assistenter samt anvisningar för e-tjänsten Oima

Arbetsgivarens uppgifter

I arbetsgivarmodellen är du din personliga assistents arbetsgivare och arbetsledare. Gör ett arbetsavtal med din assistent där ni kommer överens om arbetsuppgifter, arbetstider och andra anställningsvillkor.   

Helsingfors stad betalar assistentens lön för din räkning på basis av de uppgifter du lämnat. Använd e-tjänsten Oima för att lämna uppgifterna. Utgångspunkten är att den anställda själv ska rapportera sina arbetstimmar i Oima. Du måste dock godkänna de arbetstimmar som assistenten har rapporterat för att timmarna ska gå vidare till löneutbetalningen.   

Endast följande intyg om anställningen och assistenten lämnas in på papper till Ekonomiförvaltningen:   

• arbetsavtal   
• läkarintyg för sjukfrånvaro mer än 3 dagar   
• beskattningsuppgifterna hämtas direkt från skattemyndigheten, men om du har ett ändringsskattekort ska detta bifogas   
• lönegruppsanmälan enligt Heta-förbundets och JHL:s kollektivavtal   
• fullmakt att debitera medlemsavgift eller a-kassa.   
• anmälan om avslutad anställning .

Så här börjar du använda Oima

I samband med beslutet om att bevilja personlig assistans skickar vi dig en fullmakt så att vi ska kunna ansluta dig till OIMA-systemet.    

Utarbeta fullmakten noggrant och returnera den till funktionshinderservicens verksamhetsställe. Om du är ställföreträdande arbetsgivare för en minderårig person, ska du använda dina personuppgifter när du skickar fullmaktsblanketten. 

Kom ihåg att ange din e-postadress på fullmakten så att vi kan skapa ett användar-id för dig på Oima.fi. 

Efter att du har lämnat in din fullmakt får du ett kundkonto i Oima. Vi skickar dig en personlig registreringslänk till den e-postadress som du angett. 

När du registrerar dig ska du skapa ett lösenord och välja en användarroll. I Oima är arbetsgivarens roll ”hushåll” och den personliga assistentens roll är ”anställd”. Användarnamnet är e-postadressen du anger. 

Till sist måste du bekräfta din identitet med nätbankkoder. 

När du är registrerad kan du logga in på tjänsten. 

Gå till Oima.tjänsten(Länk leder till extern tjänst)

Observera att din personliga assistent inte kan börja arbeta förrän du har registrerat dig som arbetsgivare i Oima.fi och därmed skött om arbetstagarens lagstadgade försäkringar. 

Vi meddelar dig per telefon eller per brev när vi har mottagit fullmakten och försäkringens giltighet är bekräftad.

Anmälan om medlemskap i Heta-förbundet

Om du är medlem i Heta-förbundet (Arbetsgivarförbundet), ska du skicka en blankett för anmälan om medlemskap till ekonomiförvaltningstjänsten. Skicka samtidigt även en kopia på kvittot över betald medlemsavgift.

Fyll i och skriv ut intyg över medlemskap i förbundet Heta (pdf, på finska)(Länk leder till extern tjänst)

Kom ihåg att skicka in kvitton på förbundsavgifter till Ekonomiförvaltningstjänsten även under följande år.

Heta- JHL- kollektivavtalets lönegrupper 

Om du är medlem i förbundet Heta och dina arbetsuppgifter inkluderar uppgifter som berättigar till lön enligt grupperna B1, B2 eller C ska du ansöka om rättighet för tillämpning av dessa lönegrupper. Gå till webbplatsen heta-liitto.fi för att se listan över arbetsuppgifter enligt lönegrupp (på finska).

Kolla lönegrupperna (på finska)(Länk leder till extern tjänst)

Högre ersättning än lönegrupp A beviljas inte enbart på basis en anmälan, utan kräver också ett beslut av en socialarbetare. Använd förbundet Hetas blankett (på finska) för att ansöka om rätt till lönegrupp av en socialarbetare. Om socialarbetaren godkänner din ansökan ska du lämna in en anmälan om lönegrupp till Ekonomiförvaltningstjänsten för assistenter vars arbete uppfyller kriterierna för respektive lönegrupp.

Anmälan om arbetstimmar

Som regel matar assistenten in timmarna i OIMA och du som arbetsgivare godkänner dem. Du kan också kan rapportera assistentens arbetstimmar om assistenten gett sitt samtycke till det. Det är ändå bara du som kan godkänna de arbetstimmar som assistenten har rapporterat, och du bör göra det enligt följande tidsschema: 

• Timmarna för månadens 15 första dagar ska godkännas senast den 18:e samma månad. 
• Timmarna för dagarna 16-31 i en månad måste godkännas senast den 3:e samma månad. 

Obs! Om du inte använder e-tjänsten Oima, utan skickar in arbetstimmarna till lönekontoret på papper, gäller följande tidsschema: 

Se lönekontorets tidsschema (på finska)

Rapportering av arbetstimmar under rätt beslut 

Oimas löneutbetalningssystem markerar de olika besluten med ID-nummer, så att rätt arbetstimmar kan rapporteras under rätt beslut om personlig assistans. ID-numren behövs när du har fler än ett giltigt beslut om personlig assistans. 

På Oima kan du också se antalet beviljade timmar för ett visst beslut, vilket gör det lättare att hitta rätt ID-nummer. De beviljade arbetstimmarna visas inte för assistenterna när de rapporterar sina timmar i tjänsten, med hänvisning till sekretessbestämmelser. 

Beslutsnummer i Oima  

1.1 Personlig assistans – användarens grundläggande beslut 

Ett grundläggande beslut är ett beslut som i allmänhet gäller tills vidare för dagliga aktiviteter, fritid, hobbyer och delaktighet i samhället.  

Om det finns flera beslut visas de på följande sätt i Oima:
1.2 Personlig assistans – användarens andra grundläggande beslut
1.3 användarens tredje grundläggande beslut  

Om arbetsgivaren beviljats stöd för andra behov kommer de att visas med följande ID:  
2.1 användarens beslut om arbete eller studier
2.2 användarens andra beslut om arbete eller studier osv.  

3.1 Beslut som gäller resor eller andra aktiviteter  
Ett beslut om en resa eller andra aktiviteter är vanligtvis begränsat för en kort tid. 
3.2 Användarens andra beslut om resa el. dyl.

Det är mycket viktigt att rapportera arbetstimmarna under rätt beslut så att det inte blir störningar i löneutbetalningen. Oima följer upp de timmar som både arbetstagaren och arbetsgivaren har antecknat i kalendern. 

Om timmarna överskrider villkoren eller det beviljade antalet timmar i beslutet, ger systemet en varning för de dagar som inte överensstämmer med beslutet. I så fall är det arbetsgivaren, dvs. du, som ska kontrollera assistentens arbetstimmar och rätta till eventuella fel. Programmet varnar när arbetstimmarna överstiger det totala antalet beviljade timmar, om de rapporteras för ogiltiga tider eller när överlappande arbetstimmar rapporteras för två assistenter. 

Varningarna säkerställer att uppföljningen av arbetstid är korrekt och i överensstämmelse med beslutet, vilket i sin tur bidrar till att hålla löneutbetalningarna korrekta och uppdaterade. 

Anteckning av arbetstagarens semester i tjänsten Oima

Assistenten anger själv sina semesterdagar i Oima genom att kryssa för "semesterdag" för de aktuella dagarna. Semesterdagarna minskar semesterdagssaldot. 

Om det uppstår problem med att anmäla semesterdagar bör assistenten kontakta Ekonomiförvaltningstjänsten.

Anmälan om vikarie under sjukfrånvaro på Oima

Det inte nödvändigt att meddela i Oima om assistenten är vikarie eller ordinarie assistent. Den sjukfrånvarande assistenten anger sin sjukledighet i Oimas kalender och vikarien antecknar sina arbetspass i sin egen kalender.

Rapportering av arbetstimmar under söckenhelger på Oima

Arbete på en söckenhelg rapporteras som normala arbetstimmar. Programmet betalar ersättning för helgdagar på basis av de meddelade timmarna. Om arbetstagaren inte har arbetat en helgdag fyller man inte i något.