Arbetsgivarens uppgifter
I arbetsgivarmodellen är du din personliga assistents arbetsgivare och arbetsledare. Gör ett arbetsavtal med din assistent där ni kommer överens om arbetsuppgifter, arbetstider och andra anställningsvillkor.
Läs mer i Guide för arbetsgivare för personliga (PDF)
Behöver du stöd för att rekrytera en assistent, kontakta personliga assistansens socialhandledare.
Läs mer: Guide som stöd för rekrytering av personliga assistenter (pdf)
Se kontaktuppgifterna för personliga assistansens socialhandledare
Helsingfors stad betalar assistentens lön för din räkning på basis av de uppgifter du lämnat. E-tjänsten Oima används för att lämna uppgifterna. Alla uppgifter kan dock inte föras direkt till Oima-systemet, bland annat assistentens arbetsavtal ska skickas till ekonomiförvaltningstjänstens löneräkning med post eller e-post.
Om ditt meddelande innehåller personuppgifter rekommenderar vi den krypterade e-posten. Du hittar den krypterade e-posten på adressen https://securemail.hel.fi/(Länk leder till extern tjänst).
Så här börjar du använda Oima
I samband med beslutet om att bevilja personlig assistans skickar vi dig en fullmakt så att vi ska kunna ansluta dig till OIMA-systemet.
Gör upp fullmakten noggrant och returnera den till funktionshinderservicens verksamhetsställe. Om du är ställföreträdande arbetsgivare för en minderårig person, ska du ge dina personuppgifter när du skickar fullmakten.
Kom ihåg att ge din e-postadress på fullmakten så att vi kan skapa ett användar-id för dig på Oima.fi.
Efter att du har lämnat in din fullmakt får du ett kundkonto i Oima. Vi skickar dig en personlig registreringslänk till den e-postadress som du angett.
När du registrerar dig ska du skapa ett lösenord och välja en användarroll. I Oima är arbetsgivarens roll ”hushåll” och den personliga assistentens roll är ”anställd”. Användarnamnet är e-postadressen du anger.
Registreringen kräver stark identifiering med bankkoder eller mobilcertifikat. När du är registrerad kan du logga in på tjänsten.
Gå till Oima.tjänsten(Länk leder till extern tjänst)
Observera att din personliga assistent inte kan börja arbeta förrän du har lämnat in fullmakten till funktionshinderservicen och via Oima-tjänsten tecknat arbetstagarens lagstadgade försäkringar.
Vi meddelar dig per telefon eller per brev när vi har mottagit fullmakten och försäkringens giltighet är bekräftad.
Socialhandledare för personlig assistans enligt arbetsgivarmodellen kan ge dig råd hur du kommer i gång med Oima-tjänsten och även hjälpa om du har problem med tjänsten. Socialhandledaren kan även ge råd om att anteckna assistentens arbetstimmar och frånvaro.
Riksomfattande kollektivavtal för personliga assistenter samt assistenternas lön
Arbetsvillkoren för personliga assistenter bestäms enligt arbetslagstiftningen, Helsingfors stads beslut för social-, hälsovårds- och räddningsväsendet samt riksomfattande allmängiltiga kollektivavtal för personliga assistenter. Också oorganiserade arbetsgivare (arbetsgivare som inte är medlemmar i Hetaförbundet) ska följa bestämmelserna i det allmänt bindande kollektivavtalet.
Utforska kollektivavtalet mellan Heta-förbundet och JHL (pdf)(Länk leder till extern tjänst)
Timlönen för en personlig assistent är i princip samma som den gällande A-lönegruppen i kollektivavtalet mellan Heta-förbundet och JHL. Om assisteringen inkluderar uppgifter som berättigar till lön enligt grupperna B1, B2 eller C ska du ansöka om rätten för dessa lönegrupper. För detta kan du använda antingen Helsingfors stads eller Hetaförbundets formulär.
Se lönegruppsformuläret: Lönegruppsansökan för personlig assistent /anmälan (pdf)
En högre ersättning än lönegrupp A beviljas inte enbart på basis en anmälan, utan du måste ansöka om den högre lönen från funktionshinderservicens verksamhetsställe för socialt arbete. Om ett positivt beslut har fattats, ska du lämna in lönegruppsblanketten till lönekontoret separat för varje assistent för respektive nya lönegrupp. Lönegruppen för nya assistenter kan meddelas på formuläret för arbetsavtal.
Anmäl arbetstimmar
Som regel matar assistenten in timmarna i OIMA och du som arbetsgivare godkänner dem. Du kan också kan rapportera assistentens arbetstimmar om assistenten gett sitt samtycke till det. Det är ändå bara du som kan godkänna de arbetstimmar som assistenten har rapporterat, och du bör göra det enligt följande tidsschema:
- Timmarna för månadens 15 första dagar ska godkännas senast den 18:e samma månad.
- Timmarna för dagarna 16-31 i en månad måste godkännas senast den 3:e samma månad.
Obs! Om du inte använder e-tjänsten Oima, utan skickar in arbetstimmarna till lönekontoret på papper, gäller följande tidsschema:
Tidsschema för löneräkning 2026 (pdf)
Rapportering av arbetstimmar under rätt beslut
Oimas löneutbetalningssystem markerar de olika besluten med ID-nummer, så att rätt arbetstimmar kan rapporteras under rätt beslut om personlig assistans. ID-numren behövs när du har fler än ett giltigt beslut om personlig assistans.
På Oima kan du också se antalet beviljade timmar för ett visst beslut, vilket gör det lättare att hitta rätt ID-nummer. De beviljade arbetstimmarna visas inte för assistenterna när de rapporterar sina timmar i tjänsten, med hänvisning till sekretessbestämmelser.
Beslutsnummer i Oima
1.1 Personlig assistans – användarens grundläggande beslut
Ett grundläggande beslut är ett beslut som i allmänhet gäller tills vidare för dagliga aktiviteter, fritid, hobbyer och delaktighet i samhället.
Om det finns flera beslut visas de på följande sätt i Oima:
1.2 Personlig assistans – användarens andra grundläggande beslut
1.3 användarens tredje grundläggande beslut
Om arbetsgivaren beviljats stöd för andra behov kommer de att visas med följande ID:
2.1 användarens beslut om arbete eller studier
2.2 användarens andra beslut om arbete eller studier osv.
3.1 Beslut som gäller resor eller andra aktiviteter
Ett beslut om en resa eller andra aktiviteter är vanligtvis begränsat för en kort tid.
3.2 Användarens andra beslut om resa el. dyl.
Det är mycket viktigt att rapportera arbetstimmarna under rätt beslut så att det inte blir störningar i löneutbetalningen. Oima följer upp de timmar som både arbetstagaren och arbetsgivaren har antecknat i kalendern.
Om timmarna överskrider villkoren eller det beviljade antalet timmar i beslutet, ger systemet en varning för de dagar som inte överensstämmer med beslutet. I så fall är det arbetsgivaren, dvs. du, som ska kontrollera assistentens arbetstimmar och rätta till eventuella fel. Programmet varnar när arbetstimmarna överstiger det totala antalet beviljade timmar, om de rapporteras för ogiltiga tider eller när överlappande arbetstimmar rapporteras för två assistenter.
Varningarna säkerställer att uppföljningen av arbetstid är korrekt och i överensstämmelse med beslutet, vilket i sin tur bidrar till att hålla löneutbetalningarna korrekta och uppdaterade.
Anteckning av arbetstagarens semester i Oima
Assistenten anger själv sina semesterdagar i Oima genom att kryssa för "semesterdag" för de aktuella dagarna. Semesterdagarna minskar semesterdagssaldot.
Om det uppstår problem med att anmäla semesterdagar bör assistenten kontakta Ekonomiförvaltningstjänsten.
Anmäl vikarie i Oima vid sjukfrånvaro
Det inte nödvändigt att meddela i Oima om assistenten är vikarie eller ordinarie assistent. Den sjukfrånvarande assistenten anger sin sjukledighet i Oimas kalender och vikarien antecknar sina arbetspass i sin egen kalender.
Rapportering av arbetstimmar under söckenhelger i Oima
Arbete på en söckenhelg rapporteras som normala arbetstimmar. Programmet betalar ersättning för helgdagar på basis av de meddelade timmarna. Om arbetstagaren inte har arbetat en helgdag fyller man inte i något.
Anmälan om medlemskap i Heta-förbundet
Om du är medlem i Heta (Arbetsgivarförbundet för personliga assistenter) ska du årligen skicka en kopia på kvittot över betald medlemsavgift till ekonomiförvaltningstjänstens (Talpa) lönekontor.