Henkilökohtaisen avustajan palkanmaksu ja Oima-palvelun käyttö

Ajankohtaista palkanmaksussa

Tiedote henkilökohtaisen avun työnantajille, jotka eivät kuulu Heta-liittoon (pdf)

Tiedote Heta-liittoon kuuluville henkilökohtaisen avun työnantajille (pdf)

Työnantajan tehtävät

Henkilökohtaisen avun työnantajamallissa sinä toimit avustajasi työnantajana ja työnjohtajana. Teet valitsemasi avustajan kanssa työsopimuksen, jossa määritellään työtehtävät, työajat ja muut työsuhteen ehdot.  

Helsingin kaupunki maksaa puolestasi avustajan palkan sinun ilmoittamiesi tietojen perusteella. Tietojen ilmoittamisessa käytetään sähköistä Oima-järjestelmää. Lähtökohtaisesti työtuntien kirjaaminen järjestelmään on työntekijän tehtävä. Sinun tulee kuitenkin käydä hyväksymässä työntekijän kirjaamat tunnit, jotta ilmoitetut työtunnit siirtyvät palkanmaksuun.  

Paperisena toimitat Taloushallintapalveluihin ainoastaan seuraavat työsuhdetta ja avustajaa koskevat tositteet:  

• työsopimus  
• lääkärintodistus yli 3 päivän sairaspoissaolosta  
• verokortti (jos kyseessä on muutosverokortti, muuten verotiedot saadaan haettua suoraan verottajalta)  
• Heta-liiton ja JHL:n työehtosopimuksen mukainen palkkaryhmäilmoitus  
• valtakirja ay-jäsenmaksun tai työttömyyskassamaksun perimiseen  
• työsuhteen päättämisilmoitus  

Näin aloitat Oima-palvelun käytön 

Lähetämme sinulle henkilökohtaisen avun myöntämispäätöksen yhteydessä valtakirjapohjan, jolla voit valtuuttaa meidät liittämään sinut Oima-järjestelmän käyttäjäksi.   

Täytä valtakirja huolellisesti ja palauta se vammaissosiaalityön toimipisteeseen. Jos toimit alaikäisen henkilön sijaistyönantajana, toimita valtakirja omilla tiedoillasi.

Muista lisätä valtakirjaan sähköpostiosoitteesi, jotta voimme luoda sinulle käyttäjätunnuksen Oima.fi-palveluun.

Kun olet palauttanut valtakirjan, luomme sinulle asiakkuuden Oima-järjestelmään. Saat henkilökohtaisen rekisteröitymislinkin sähköpostiisi, jonka olet ilmoittanut.

Rekisteröitymisen yhteydessä sinun tulee luoda salasana ja valita käyttäjärooli. Oima-järjestelmässä työnantajan rooli on "kotitalous" ja henkilökohtaisen avustajan rooli on "työntekijä". Käyttäjätunnuksena toimii ilmoittamasi sähköpostiosoite.

Rekisteröitymisen loppuvaiheessa sinun tulee vahvistaa henkilöllisyytesi verkkopankkitunnuksilla.

Kun olet rekisteröitynyt, voit kirjautua palveluun.

Siirry Oima-palveluun(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Huomioi, että henkilökohtainen avustajasi voi aloittaa työn vasta sen jälkeen, kun olet rekisteröitynyt Oima.fi-palvelun työnantajaksi ja hoitanut sitä kautta työntekijän lakisääteiset vakuutukset.

Ilmoitamme sinulle puhelimitse tai kirjeitse, kun olemme vastaanottaneet valtakirjan ja vakuutusten voimassaolo on varmistettu.

Heta-liiton jäsenyyden ilmoittaminen

Jos olet Heta-liiton (Henkilökohtaisten avustajien työnantajien liiton) jäsen, sinun tulee lähettää taloushallintopalveluun täytetty jäsenyysilmoituslomake. Samalla on lähetettävä myös kopio jäsenmaksulaskustasi ja maksukuitistasi. 

Täytä ja tulosta Ilmoitus Heta-liiton jäsenyydestä -lomake (PDF)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Muista toimittaa jäsenmaksutositteet myös seuraavina vuosina taloushallintopalveluun.  

Heta-JHL -työehtosopimuksen mukaiset palkkaryhmät

Jos olet Heta-liiton jäsen ja avustaminen sisältää B1-, B2- tai C-palkkaryhmään oikeuttavia työtehtäviä, sinun tulee hakea oikeutta kyseisen palkkaryhmän käyttöön. Listaus eri palkkaryhmien mukaisista työtehtävistä löytyy Heta-liiton verkkosivuilta.

Katso palkkaryhmät(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

A-palkkaryhmää ylempien palkkaryhmien mukaista korvausta ei myönnetä pelkän ilmoituksesi perusteella, vaan siihen tarvitaan sosiaalityöntekijän päätös. Oikeutta palkkaryhmien käyttöön haetaan sosiaalityöntekijältä Heta-liiton palkkaryhmäilmoituslomakkeella. Jos sosiaalityöntekijä tekee asiasta myönteisen päätöksen, sinun tulee toimittaa avustajakohtaisesti palkkaryhmäilmoitus taloushallintopalveluun kunkin palkkaryhmän mukaisia töitä tekevistä avustajista. 

Tehtyjen työtuntien ilmoittaminen

Pääsääntöisesti avustaja syöttää tunnit Oima-järjestelmään ja sinä, työnantaja, hyväksyt ne. Mikäli olet sopinut avustajan kanssa, voit myös syöttää avustajan tekemät tunnit järjestelmään. Kuitenkin vain sinä voit hyväksyä avustajan ilmoittamat työtunnit, ja sinun tulee tehdä se seuraavan aikataulun mukaisesti:

• Kuukauden 1.–15. päivän tunnit tulee hyväksyä viimeistään kyseisen kuukauden 18. päivään mennessä.
• Kuukauden 16.–31. päivän tunnit tulee hyväksyä viimeistään seuraavan kuukauden 3. päivään mennessä.

Huomioithan, että mikäli et käytä Oima-palvelua, vaan toimitat paperisen tuntilistan palkanlaskentaan, aikataulu on seuraavan taulukon mukainen.

Katso palkanlaskennan aikataulu 2023 (pdf)

Katso palkanlaskennan aikataulu 2024 (pdf)

Tehtyjen työtuntien kohdistaminen oikeiden päätösten alle

Oima-palkanmaksujärjestelmässä käytetään päätösten tunnistenumeroita, jotka mahdollistavat oikeiden avustustuntien merkitsemisen oikean henkilökohtaisen avun päätöksen alle. Tunnisteita tarvitaan tilanteissa, joissa sinulla on useampi voimassa oleva henkilökohtaisen avun päätös.

Oimassa näet tunnisteiden kohdalla myös kyseiselle päätökselle myönnetyn tuntimäärän, mikä helpottaa oikean tunnisteen valitsemista. Myönnetyt avustajatuntimäärät eivät ole näkyvissä avustajille, jotka syöttävät tunteja järjestelmään. Tämä johtuu salassapitosäännöksistä.

Oimassa päätösten tunnistenumerot ovat: 

1.1. Henkilökohtainen apu = käyttäjän peruspäätös

Peruspäätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka on pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa oleva ja tarkoitettu päivittäistoimintoja sekä vapaa-aikaa, harrastuksia ja yhteiskunnallista osallistumista varten. 

Jos peruspäätöksiä on useampi, näkyvät ne Oimassa seuraavasti: 
1.2 Henkilökohtainen apu - käyttäjän toinen peruspäätös 
1.3 Henkilökohtainen apu – käyttäjän kolmas peruspäätös 

Mikäli työnantajalle myönnetään päätöksiä muihin tarpeisiin, tulevat ne näkyviin seuraavin tunnistein: 
2.1 käyttäjän työhön- tai opiskeluun myönnetty päätös 
2.2 käyttäjän toinen työ- tai opiskelupäätös jne. 

3.1 käyttäjän matkalle tai muuhun toimintaan myönnetty päätös 
Matka- tai muu päätös on pääsääntöisesti lyhyt määräaikainen päätös. 
3.2 käyttäjän toinen matka- tai muu päätös jne. 
 
On erittäin tärkeää merkitä tehdyt työtunnit oikeiden päätösten alle, jotta palkanmaksussa ei tule häiriöitä. Oima-järjestelmä seuraa sekä työntekijän että työnantajan kalenteriin merkitsemiä tuntimääriä.

Jos merkintöjen määrä ylittää myönnetyn päätöksen säännöt tai tuntimäärän, järjestelmä antaa huomautuksen kyseisille päiville, joissa on päätöksen vastaisia tuntimerkintöjä. Tällöin työnantajan eli  sinun tulee tarkistaa avustajan tuntikirjaukset ja korjata mahdolliset virheet. Hälytys tulee, kun työtunteja merkitään yli myönnettyjen kokonaistuntien, myönnettyjen kellonaikojen ulkopuolella tai jos teetät päällekkäistä työtä kahdella avustajalla.

Näin varmistetaan, että työajanseuranta on tarkkaa ja vastaa myönnettyjä päätöksiä, mikä taas auttaa pitämään palkanmaksun asianmukaisena ja ajantasaisena.

Työntekijän vuosilomien merkitseminen Oima-palvelussa

Työntekijä kirjaa itse pitämänsä vuosilomapäivät Oima-järjestelmään ruksamalla halutuille päiville "lomapäivä". Lomapäivät vähentävät lomapäiväsaldoa.

Mikäli lomien merkitsemisessä on ongelmia, työntekijän tulee olla yhteydessä taloushallintopalveluun. 

Sairaslomasijaisen merkitseminen Oima-palvelussa

Oimassa ei tarvitse eritellä sitä, toimiiko avustaja sijaisena vai päätoimisena. Sairastunut avustaja merkitsee Oiman tunti-ilmoituskalenteriin sairaslomansa ja sijainen merkitsee omaan kalenteriinsa tehdyt työvuorot.  

Arkipyhätuntien merkitseminen Oima-palveluun 

Jos työntekijä on ollut töissä arkipyhänä, hän merkitsee tunnit normaaleina työtunteina. Ohjelma maksaa arkipyhäkorvauksen ilmoitettujen tuntien perusteella. Jos työntekijä ei ole tehnyt töitä arkipyhänä, päivä jätetään tyhjäksi.