Näin haet tutkimuslupaa Kympistä
Kaupunkiympäristön toimiala (Kymp) käsittelee tutkimusluvat, jotka kohdistuvat toimialan palveluihin tai aineistoihin. Toimialalla on neljä palvelukokonaisuutta; Maankäyttö ja kaupunkirakenne (MaKa), Rakennukset ja yleiset alueet (Rya), Palvelut ja luvat (Palu), Hallinto- ja tukipalvelut (Hatu) sekä Ilmastoyksikkö. Kymp ottaa vastaan ja ohjaa eteenpäin myös ne hakemukset, jotka koskevat Kympiä ja kahta tai useampaa toimialaa.
Kympissä aineiston käytöstä sovitaan tutkimusluvalla, kun kyseessä on toimialan toimintaan tai henkilöstöön kohdistuva tutkimus/opinnäytetyö/selvitys, johon ei ole avoimesti saatavilla olevaa tutkimusmateriaalia tai joka edellyttää materiaalin keruuta (esim. haastattelut).
Et tarvitse tutkimuslupaa, kun kyseessä on ostopalvelu tai tilaustutkimus, jolloin tutkimusmateriaalin keruusta tai käytöstä sovitaan yhteistyösopimuksella. Sama koskee tilanteita, kun tutkimuksessa tarvittava aineisto on julkisesti ja avoimesti saatavilla, eikä sen koostamiseen tarvita kaupungin henkilöstön työpanosta.
Ennen tutkimusluvan hakemista ole yhteydessä siihen Kympin palveluun, jossa haluat toteuttaa tutkimuksesi. Kun olet löytänyt hankkeelle Kympin sisältä sopivan yhteyshenkilön, neuvottele hänen kanssaan alustavasti tutkimuksen tekemisestä. Yhteyshenkilön nimi tarvitaan tutkimuslupahakemukseen.
Tutkimuslupaa haetaan tutkimuslupalomakkeella:
Tutkimuslupahakemus (tulossa)
Hakemuksen täyttöohje (tulossa)
Ennen tutkimuslupahakemuksen valmistumista otathan yhteyttä siihen Kympin palveluun, jossa haluat toteuttaa tutkimuksesi.
Varmista, että kaikki tarvittavat tiedot ja liitteet ovat mukana hakemusta lähettäessä. Puutteellinen hakemus tai puuttuvat liitteet viivästyttävät käsittelyä.
Toimita tutkimuslupahakemus hyvissä ajoin. Tutkimuslupahakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä, tyypillisesti 4-6 viikon kuluessa saapumisesta. Mikäli tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa henkilötietoa (ks. Tietosuojalaki 1050/2018 , 31 §), voi käsittelyaika olla pidempi.
Muistathan, että tutkimusluvan hakija sitoutuu perehtymään lainsäädännön, erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain, henkilötietojen käsittelylle asettamiin vaatimuksiin sekä vastuuseensa tietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Tutkimuslupahakemus liitteineen toimitetaan allekirjoitettuna ja liitteineen Helsingin kaupungin kirjaamoon:
(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)
Kirjaamolle voi lähettää suojattua sähköpostia securemaililla. Securmailiin kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla: securemail
tai
Helsingin kaupunki, Kirjaamo
Kaupunginkanslia
PL 10, 00099 Helsingin kaupunki
Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11–13, 00170 Helsinki
Helsingin kaupungin kirjaamo
Kirjaamon asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 8.15 - 16.00 puhelimitse +358 9 310 13700
sähköpostitse helsinki.kirjaamo@hel.fi
Kirjaamolle voi myös jättää postia kaupungintalon ala-aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon.
Jos lähetät sähköpostitse arkaluontoista tai salassa pidettävää aineistoa, käytäthän suojattua sähköpostia osoitteessa securemail.hel.fi.