Varausehdot ja hakulomake

Tapahtumatori sijaitsee Helsingin kaupungintalon aulassa osoitteessa Pohjoisesplanadi 11–13 / Sofiankatu 1. Kaikki kaupungintalon aulassa järjestettävät tilaisuudet ovat julkisia ja kaikille avoimia.

Kaupungintalon aulan Tapahtumatori on areena kaikille Helsingin kehittäjille kaupunkilaisista ja yhteisöistä päättäjiin ja kaupungin työntekijöihin. Tapahtumatorilla voi järjestää tapahtumia, joiden keskiössä on Helsingin kehittäminen. 

Tapahtumatorilla voi esimerkiksi järjestää tilaisuuksia, joissa edellä mainitun lisäksi:

• Osallistetaan ja yhteiskehitetään joko kaupungin työntekijöiden kesken tai kaupunkilaisten kanssa.
•  Fokus on tulevaisuuden Helsingissä.
• Vierailijoille muodostuu käsitys, millaista helsinkiläisten arki on.
• Teemat tukevat Helsingin kaupungin strategisia tavoitteita.

Tapahtumatori soveltuu mm. seminaarien, pressitilaisuuksien sekä keskustelutilaisuuksien järjestämiseen että työpajatyöskentelyyn. Tapahtumatori soveltuu noin sadalle henkilölle.

Poliittiset puolueet tai uskonnolliset organisaatiot eivät voi järjestää Tapahtumatorilla tilaisuuksia. Tapahtumatorilla ei voi järjestää kaupallisia tilaisuuksia eikä muita tilaisuuksia, jotka eivät Helsingin kaupungin arvion mukaan sovi tilassa järjestettäviksi. Helsingin kaupunki tekee hakemuksien perusteella lopullisen arvion siitä, sopiiko tapahtuma Tapahtumatorille ja pidättää lopullisen oikeuden valita tilaisuudet Tapahtumatorille.

Koska Tapahtumatori on erittäin suosittu, voimme joutua rajaamaan Helsingin kaupungin ulkopuolisten tapahtumajärjestäjien tilaisuuksien vuosittaista määrää tapahtumakriteeristön mukaisen laaja-alaisen käytön edistämiseksi.

Tapahtumatori on myös koulu- ja päiväkotiryhmien varattavissa. Tapahtumatorilla näkyvät lisäksi vuotuiset isot kaupunkitapahtumat. 
 

• Varauksen tekeminen vaatii sähköisen yhteydenottolomakkeen lähettämistä ja varausehtojen hyväksymistä.
• Tapahtumatorin varausten tulee olla toteutettavissa aukioloaikojen puitteissa. Poikkeavista ajankohdista ja lisäkustannuksista on sovittava erikseen.
• Tiloja voi käyttää vain sovittuun tarkoitukseen ja vain varauksen yhteydessä asiakkaaksi ilmoitettu taho. Asiakas ei ole oikeutettu vuokraamaan edelleen tilaa tai sen osaa muulle osapuolelle, taikka muuten luovuttamaan tiloja muun osapuolen käyttöön.
• Helsingin kaupunki vahvistaa asiakkaan varauksen lähettämällä sähköpostitse varausvahvistuksen. Vahvistettu varaus on sitova. Vahvistettu tilaus on mahdollista peruuttaa vain jäljempänä tarkemmin selostetuin tavoin.
• Helsingin kaupunki pidättää oikeuden perua varauksen, mikäli tilaisuus poikkeaa oleellisesti ilmoitetusta.
• Helsingin kaupunki pidättää oikeuden tilaisuuden peruuttamiseen tai sen siirtämiseen toiseen ajankohtaan, mikäli tilaisuutta ei kohdassa 8 tarkoitetun ylivoimaisen esteen johdosta voida järjestää tai tilaisuuden luonne ei sovi Tapahtumatorin tapahtumakriteeristöön tai jos tilaisuus on näiden varausehtojen vastainen.
• Mikäli tapahtumajärjestäjän tilaisuus ei toteudu, on tämän ilmoitettava peruutuksesta viivytyksettä.

• Tapahtumajärjestäjä huolehtii tavaroidensa poissiirrosta heti tilaisuuden jälkeen. Mikäli tapahtumajärjestäjä ei vie tavaroitaan pois sovitusti, Helsingin kaupungilla on oikeus poistaa ja hävittää kyseiset tavarat ja muut irtaimistot. Tästä aiheutuvista kuluista vastaa tapahtumajärjestäjä. Helsingin kaupunki ei korvaa poistettuja tai hävitettyjä tavaroita taikka muita irtaimistoja.
• Tapahtumajärjestäjän on jätettävä tilat samaan kuntoon kuin missä ne olivat tämän ottaessa tilat käyttöön. Tapahtumanjärjestäjän tulee ilmoittaa kaupungille, mikäli tiloja tai niissä olevaa irtaimistoa vahingoittuu tilojen käytön yhteydessä tai jos niissä havaitaan olevan vahinkoja.
• Tapahtumajärjestäjän tulee toiminnassaan ottaa erityisesti huomioon kaupungintalon luonne suojelukohteena.
• Tilaa ei saa käyttää Suomen lain tai hyvän tavan vastaiseen toimintaan.
• Tapahtumajärjestäjä ei saa suorittaa tilassa mitään muutos- tai korjaustöitä eikä saa luvatta kiinnittää mitään talon seiniin tai muihin pintoihin.
• Tapahtumajärjestäjä vastaa itsenäisesti ja kustannuksellaan kaikista tiloissa järjestämänsä tapahtuman edellyttämistä tekijän- sekä muiden immateriaalioikeuksien saamisesta.
• Tapahtumajärjestäjän on noudatettava viranomaisten antamia paloturvallisuusmääräyksiä ja kaupungintalon turvaohjeita.
• Tapahtumajärjestäjä tai sen kanssa yhteistyötä tekevä yritys voi myydä tapahtumaan liittyviä tuotteita kuten kirjoja ja muita julkaisuja tilaisuuden yhteydessä. Myytävien tuotteiden tulee olla tarkasti harkittuja ja tukea tapahtuman sisältöjä. Myynnin tulee olla pienimuotoista eikä se saa olla tapahtuman keskiössä. Myynti voidaan suorittaa ainoastaan tapahtumajärjestäjän tai yhteistyöyrityksen toimesta käyttäen sähköisiä maksupäätteitä.

Kaupungintalon aulan Tapahtumatorin anniskelu- ja cateringoikeuksien haltija on Palmia. Kaikkien omien alkoholijuomien nauttiminen ja tarjoiluiden järjestäminen on kielletty. Asiakkaan tulee tilata mahdollinen ruoka- tai anniskelutarjonta Palmialta, s-posti: kansliankeittio@hel.fi.

Tapahtumasta tiedottamisesta vastaa pääsääntöisesti tapahtumajärjestäjä.

Kaupungintalo saa vapaasti käyttää tapahtuman kuva-aineistoa kaikessa omaan toimintaansa liittyvässä ei-kaupallisessa tiedotuksessaan ja markkinoinnissaan sisältäen myös internetsivustot.

Tapahtumia on mahdollista järjestää ma-pe 9-18 (torstaisin klo 20 asti tarvittaessa). Jos Tapahtumatorilla ei ole tilaisuuksia, kaupungintalon ovet sulkeutuvat klo 16.   Poikkeuksena Helsingin kaupungin vieraanvaraisuuteen liittyvät tilaisuudet, joiden aikana kaupungintalon aula on kiinni. 

Lakon, saarron, työsulun, yleisen energia- tai vedenjakelun keskeytymisen tai muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Ylivoimaisen esteen olemassaolosta on annettava viranomaisen todistus tai muu, sopijapuolten yhdessä luotettavaksi katsoma selvitys. Sopijaosapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole viipymättä antanut siitä ilmoitusta tiedon saatuaan. Esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä.

Ylivoimaisena esteeseen verrattavana seikkana pidetään myös valtiovierailutilaisuuksia ja muita luonteeltaan vastaavia tapahtumia. Kaupunki pidättää oikeuden peruuttaa tai siirtää varauksen ajankohtaa, jos se edellä kuvattujen tapahtumien järjestelyjen tai muun ylivoimaiseksi esteeksi katsotun seikan johdosta on tarpeen.

Mikäli tapahtumanjärjestäjä aiheuttaa Helsingin kaupungille vahinkoa rikkomalla varausehtoja taikka vahingoittamalla tiloja tai sen irtaimistoa tulee tämän korvata aiheutuneet vahingot.

Helsingin kaupunki ei vastaa tapahtumanjärjestäjälle aiheutuvista välillisistä vahingoista.

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Varausehdoista aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan lopullisesti Helsingin käräjäoikeudessa.