Oikeus saada pääsy tietoihin, tietojen tarkastusoikeus
Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja mitä tietoja hänestä on tallennettu.
Kaupunki toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja ja monimutkainen. Jos määräaikaa jatketaan, kaupunki ilmoittaa tietojen pyytäjälle asiasta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä syyt viivästymiselle.
Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, kaupunki voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti, kaupunki voi periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä. Tällaisissa tapauksissa kaupunki osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.
Tietojen tarkastusoikeus ei ole rajoittamaton. Rekisteröidyllä ei esimerkiksi ole oikeutta tutustua hänestä kerättyihin tietoihin, jos tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa kansallista turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta tai haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä. Oikeutta ei myöskään ole siinä tapauksessa, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle, rekisteröidyn oikeuksille tai jonkun muun oikeuksille.
Jos kaupunki ei toimita tietoja pyynnön perusteella, se ilmoittaa viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta syyt siihen, ja kertoo mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
(Tietosuoja-asetus: 12 art., 15 art. ja Tietosuojalaki: 34 §)
Oikeus tiedon oikaisemiseen
Henkilöllä on oikeus vaatia, että kaupunki oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi puutteelliset tiedot on oikeus saada täydennetyiksi. Tietojen mahdollinen puutteellisuus ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
Jos kaupunki ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon oikaisemisesta, se antaa asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
(Tietosuoja-asetus: 12 art., 16 art.)
Oikeus tietojen poistamiseen, oikeus tulla unohdetuksi
Joissakin poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos tietojen käsittely on perustunut henkilön suostumukseen ja henkilö peruuttaa suostumuksensa, on henkilöllä oikeus saada tietonsa poistetuiksi eli tulla unohdetuksi.
Jos kaupunki ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon poistamisesta, antaa se asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos käsittely perustuu kaupungin lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, liittyy yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.
(Tietosuoja-asetus: 17 art.)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, jos henkilö kiistää tietojensa paikkansapitävyyden, jolloin niiden käsittelyä rajataan siksi ajaksi, kun kaupunki tarkistaa niiden paikkansapitävyyden.
(Tietosuoja-asetus: 18 art.)
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Henkilöllä on oikeus siirtää henkilötietonsa yhdeltä rekisterinpitäjältä toiselle, jos hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle omia henkilötietojaan ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Tämä oikeus ei koske sellaista käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
(Tietosuoja-asetus: 20 art.)
Vastustamisoikeus
Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka kaupunki voi osoittaa. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
(Tietosuoja-asetus: 21 art.)
Oikeus riitauttaa automaattinen yksittäispäätös
Henkilöllä on oikeus olla joutumatta automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jos päätöksestä aiheutuu hänelle oikeudellisia vaikutuksia tai se vaikuttaa häneen muulla vastaavalla tavalla merkittävästi. Automaattisella päätöksenteolla tarkoitetaan sitä, että päätöksentekoon ei osallistu ihminen vaan päätös tehdään pelkästään koneellisesti henkilötietojen perusteella.
(Tietosuoja-asetus: 22 art.)
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Suomessa tämä valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
(Tietosuoja-asetus: 77 art.)
Näin toteutat oikeuksiasi
Henkilötietojen tarkastuspyyntö ja korjausvaatimus
Jos haluat tarkastella omia henkilötietojasi, joita et löydä sähköisistä palveluista (esim. Helmet-palvelu(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) tai Omakanta-palvelu(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)), voit tehdä tarkastuspyynnön Helsingin kaupungille. Sinulla on myös oikeus vaatia omia virheellisiä tietojasi oikaistavaksi ja puutteellisia tietoja täydennettäväksi.
Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sekä henkilötietojen korjausvaatimuksen kaupungin sähköisen asiointipalvelun kautta:
Tee henkilötietojen tarkastuspyyntö Suomi.fi-palvelussa(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Tee henkilötietojen korjausvaatimus Suomi.fi-palvelussa(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Henkilötietojen tarkastuspyynnön ja korjausvaatimuksen voi tehdä myös paikan päällä. Ota tällöin mukaasi henkilöllisyystodistus. Kaikkia kaupungin toimialoja koskevat tarkastuspyynnöt ja korjausvaatimukset voi tehdä kaupungin kirjaamossa:
- Kaupungin kirjaamo: Pohjoisesplanadi 11-13
Lisäksi tarkastuspyynnön ja korjausvaatimuksen voi tehdä seuraavissa palvelupisteissä, jos se koskee kyseistä toimialaa:
- Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala: Työpajankatu 8 sekä koulut ja päiväkodit
- Kaupunkiympäristön toimiala: Työpajankatu 8
- Sosiaali- ja terveystoimiala: kaikki palvelupisteet
- Työterveys Helsinki: Helsinginkatu 24, 2. krs.
Paikan päällä asioidessa pyyntö tehdään seuraavilla lomakkeilla:
Henkilötietojen tarkastuspyyntö (pdf, linkki aukeaa uuteen välilehteen)
Henkilötietojen korjausvaatimus (pdf, linkki aukeaa uuteen välilehteen)
Henkilötietojen tarkastuspyyntö ja korjausvaatimus valtakirjalla
Henkilötietojen tarkastuspyynnön ja korjausvaatimuksen voi tehdä myös valtakirjalla. Asianajajien, lupalakimiesten ja julkisten oikeusavustajien osalta hyväksytään avoin asianajovaltakirja, jossa on päiväys ja valtuuttajan allekirjoitus ja nimenselvennys. Kaupunki todentaa, että kyse on asianajajasta, lupalakimiehestä tai julkisesta oikeusavustajasta.
Muiden kuin edellä mainittujen valtuutettujen osalta valtakirjassa tulee olla:
- tiedot valtuuttajasta ja valtuutetusta
- tieto siitä, mitä valtuutus koskee (valtuuttajan henkilötietojen tarkastuspyyntö tai oikaisuvaatimus)
- valtuuttajan allekirjoitus, nimenselvennys ja päiväys.
Sähköinen asiointi: Valtuutettu tunnistautuu kaupungin sähköisessä asioinnissa ja tekee siellä valtuuttajan puolesta henkilötietojen tarkastuspyynnön tai korjausvaatimuksen (linkit löydät ylempänä sivulla). Valtuutettu liittää pyyntöön valtakirjan.
Asiointi paikan päällä: Valtuutettu esittää valtakirjan joko kirjaamossa tai toimialan palvelupiteessä ja todistaa oman henkilöllisyytensä. Valtuutettu täyttää henkilötietojen tarkastuspyyntö -lomakkeen tai henkilötietojen korjausvaatimus -lomakkeen (lomakkeet löydät ylempänä sivulla).