Ohjeita palveluntuottajille sosiaalihuollon Kantaan liittymisestä

Missä vaiheessa Helsinki ja VAKE määrittelevät palveluntuottajilta edellytettävät asiakirjat ja käytettävät sosmeta-lomakkeet?

Helsingillä määrittelyt on tehty ja niitä viimeistellään lähiaikoina. Tavoite voisi olla, että marraskuun loppuun mennessä tiedotetaan.

VAKE on aloittanut asiakirjamäärittelyt, ja tavoite on saada työ valmiiksi 1/26.

Tulevatko päivittäiskirjaukset näkyviin asiakkaalle automaattisesti?

Lähtökohtaisesti kaikki kirjaukset näytetään asiakkaalle OmaKannassa, jos ei ole tarve tehdä lakiin perustuvaa viivästämistä tai pysyvästi näyttämättä jättämistä.

Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille - Oma työpöytä Luku 5.3.1(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Se, tapahtuuko tallennus automaattisesti vai vaatiiko se teidän järjestelmässänne joitain manuaalisia toimia, emme osaa vastata. Asiakastiedon tallentamistapa Kantaan ja OmaKantaan riippuu käytössänne olevasta tietojärjestelmästä.

Onko potilastiedon osalta jo tarkempia määrityksiä? Esim. voiko sosiaalihuollon yksikössä syntyä potilastietoon verrattavaa tietoa, joka tulee tallentaa potilastietovarantoon?

Sosiaalihuollossa voi yksiköstä ja palvelusta riippuen olla tarve kirjata ja tallentaa potilastietoa potilastietovarantoon.

Määrittelytyö on aloitettu sosiaalihuollossa syntyvää potilastietoa koskien, mutta sen lakisääteinen määräaika on 1.3.2027, ja se ei sisälly suoraan tähän Kanta-palveluiden käyttöönottoprojektiin, mutta seuraamme sen etenemistä.

Pitääkö lastensuojeluyksikössä kirjattavien päivittäiskirjausten näkyä Kannassa?

Kaikki asiakastiedot tulee tallentaa Kantaan (sosiaalihuollon asiakastietovarantoon). Mutta mikäli tarkoitetaan asiakkaalle itselleen näkyvää OmaKanta-näkymää, niin lastensuojelun ja muidenkin alle 18-vuotiaiden palveluiden kirjaamisen ja OmaKannassa tietojen näyttämisen ohjeistus tullaan laatimaan erikseen ja tiedotamme teitä siitä myöhemmin.

Miten kirjataan sellaisissa sosiaalipalveluissa (esim. mielenterveyskuntoutujien päivätoiminta), joihin ei tehdä palvelupäätöstä?

Emme täysin ymmärrä, mitä kysymyksellä tarkoitetaan. Miten mahdollinen palvelupäätöksen puuttuminen vaikuttaa itse asiakastiedon kirjaamisen tarpeeseen? Vastauksena kuitenkin selvennämme, että päivätoiminta on poistunut sosiaalipalveluluokituksesta ja tukipalveluista osallisuutta ja sosiaalista kuntoutumista edistävä tai tukeva palvelu on sellainen, jossa tilannekohtaisesti määritellään kirjaamisvelvollisuus. Esimerkiksi jos omassa toiminnassa kirjataan osallisuutta ja sosiaalista kuntoutumista edistävästä tai tukevasta palvelusta – niin silloin tulee myös yksityisten kirjata, koska asiakkaan tulee myös kirjausten osalta olla samanarvoisessa asemassa, huolimatta saako palvelun omana vai ostopalveluna.

Onko palveluntuottajalla mahdollisuus siirtää tietoa potilastietovarantoon oman asiakastietojärjestelmään liitetyn Era-rajapinnan avulla?

Tämä on selvityksessä VAKEssa arkkitehtuuripuolella.

Jos tulee lapselta tietoon epäily kaltoinkohtelusta, miten asian kirjaaminen tapahtuu tässä tilanteessa?

Tilanteessa tulee tehdä ilmoitus puhelimitse esim. vastuutyöntekijälle tai päivystykseen tai sähköisesti Maisan kautta. Toimintatapa säilyy siis ennallaan.

Miten käynnissä olevien asiakkuuksien osalta tapahtuu ennen Kantaan liittymistä kirjattujen asiakastietojen toimittaminen hyvinvointialueelle? Toimitetaanko ne heti 1.9.2026 jälkeen vai vasta asiakkuuden päättymisen yhteydessä?

Tiedot toimitetaan nykyisten toimintatapojen mukaan 31.8.2026 saakka. Päättyneiden asiakkuuksien osalta tiedot tulee toimittaa ajantasaisesti nyt sovittujen käytäntöjen mukaisesti.

Tiedotamme tarkemmin lähempänä siirtymisaikaa niiden asiakastietojen toimittamisen osalta, jotka kuuluvat teidän palveluihinne vielä 1.9.2026, eli siirtymäajan yli menevien asiakkuuksien osalta.

Kaipaan tarkempia ohjeistuksia mielenterveys- ja päihdeasumisen päivittäiskirjauksista sosiaalipuolen yksikössä. Tuleeko kaikki kirjaukset todella Kannan alle? Ruuhkautuuko Kanta?

Asiakastiedot tulee tallentaa Kannan asiakastietovarantoon. Tietojen tallentaminen on pakollista, eikä Kannan ruuhkautumisesta tarvitse huolehtia. Lisäksi lähtökohtaisesti kaikki kirjaukset näytetään asiakkaalle OmaKannassa, jos ei ole tarve tehdä lakiin perustuvaa viivästämistä tai pysyvästi näyttämättä jättämistä.

Näkyykö kirjaaminen reaaliaikaisesti myös alaikäisten lasten vanhemmille?

Kirjaukset näkyvät puolesta-asioiville huoltajille lähtökohtaisesti, mikäli erityistä syytä rajaamiseen ei ole tehtynä. Alle 18-vuotiaiden palveluiden kirjausten tallennus ja OmaKannassa tietojen näyttämisen ohjeistus tullaan laatimaan erikseen ja tiedotamme palveluntuottajia siitä myöhemmin.

Näkyvätkö eri hyvinvointialueiden asiakkaat saman varmennekortin alla?

Jokaisella sosiaalihuollon ammattilaisella on vain yksi ammattivarmennekortti, joka kertoo, että ammattilaisella on tietty Valviran edellyttämä tutkinto suoritettuna. Ja tuolla ammattivarmennekortilla voi tehdä Kanta-haun ja tallentaa tiedot Kantaan minkä tahansa hyvinvointialueen rekisteriin, joiden asiakkaille tuotatte palvelua.

Näkyvätkö perhehoitajien päivittäiskirjaukset OmaKannassa vai näkyvätkö vain palvelutuottajien kirjaukset?

Emme täysin ymmärrä, mitä kysymyksellä tarkoitetaan. Mitä kysyjä tarkoittaa tässä palveluntuottajalla? Meidän ymmärryksemme mukaan perhehoitaja on palveluntuottaja, ja jos tuottaa ammatillista perhehoitoa, on kirjaukset tallennettava asiakastietolain mukaisesti Kantaan ja lähtökohtaisesti näytettävä tiedot OmaKannassa.

Keskustelevatko asiakastietojärjestelmät Kanta-palvelun kanssa niin, että järjestäjän tiedot/kirjaukset siirtyvät luettavaksi palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään? Vai pitääkö käydä erikseen Kanta-alustalla, että pääsee lukemaan järjestäjän tiedot?

Asiakastietojärjestelmät eivät automaattisesti toimi niin, että palvelunjärjestäjän kirjaukset siirtyisivät Kanta-palvelun kautta teidän järjestelmäänne. Rekisterinkäyttöoikeus mahdollistaa sen, että pääsette hakemaan Kanta-palvelun asiakastietovarannosta palvelunjärjestäjän kanssa sovitun palvelun toteuttamista varten tarvittavat olennaiset asiakastiedot. Siihen emme osaa ottaa kantaa, miten teillä käytössä oleva tietojärjestelmä toteuttaa nämä toiminnallisuudet. Ohjaisimme kysymään tätä teidän omalta järjestelmätoimittajaltanne tai siitä vastaavalta ammattilaiselta.

Lähetetäänkö Kantaan asumispalveluissa tehdyt kaikki päivittäiset kirjaukset?

Kyllä. Tällä hetkellä tämä on THL:ssä määritelty näin. Tiedoksi, että asumisessa käytettävän merkinnän "Merkintä asiakkaan arjesta" toteutukseen THL on tunnistanut määrittelyn tarvetta. Mahdolliset muutokset julkaistaan jääkauden jälkeen 2027.

Minulla on kasvatuspuolen koulutus eikä minulla ole Valviralta saatua sote-numeroa. Miten saan tilattua henkilökortin kirjaamista varten?

Kaikkien korttien tilaus tapahtuu rekisteröintipisteiden kautta.

Katso rekisteröintipisteet hyvinvointialueittain (pdf)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Vammaisten henkilökohtaisen avun palveluntuottajana en tee kirjauksia asiakkaista. Ainut asiakirja joka käytössäni on, on henkilökohtaisen avun palvelusopimus. Pienenä yrittäjänä asiakasrekisterini on manuaalinen. Miten tämä uudistus koskee minua?

Kantaan liittymisvelvoite ei koske yksityishenkilöitä eikä niitä yksityisiä ammatinharjoittajia tai pieniä palveluntuottajia, joilla ei ole sähköistä asiakastietojärjestelmää käytössään. Kyseisten toimijoiden asiakastietojen ja suoritetietojen toimittamisen osalta ohjaamme varmistamaan asian kyseisen palvelun vastuuhenkilöltä Vakesta tai Helsingistä.

Kirjaavatko minun työntekijäni asiakaskäynnit edelleen domacareen, joka minulla käytössä, ja siirtyvätkö tiedot sieltä automaattisesti Kantaan?

Ohjaamme olemaan yhteydessä järjestelmätoimittajaanne ja selvittämään heidän valmiutensa Kantaan liittymiseen ja pyytämään sieltä ohjeistusta, mitä toimia teidän tulee tehdä.

Yleisesti voidaan vastata, että sähköinen asiakastietojärjestelmä tulee muuttaa Kanta-yhteensopivaksi ja järjestelmästä tulee olla yhteys Kanta-palveluun. Siihen, siirtyvätkö kirjatut ja tallennetut asiakaskirjaukset automaattisesti Kantaan vai vaatiiko se ammattilaiselta jonkin toimenpiteen järjestelmän sisällä, emme pysty vastaamaan, vaan siitä tulee kysyä järjestelmätoimittajaltanne.

Mitä asiakastietoja henkilökohtaisen avun palveluntuottajien pitää kirjata Kantaan?

Kaikille asiakkaille on tehtävä palvelun toteuttamissuunnitelma -asiakirja, joka tulee tallentaa Kantaan Helsingin tai VAKEn rekisteriin, riippuen kumman lukuun tuotatte palvelua. Helsinki ja VAKE eivät edellytä henkilökohtaisen avun tuottajilta/avustajilta päivittäiskirjausten kirjaamista ja tallentamista Kantaan. Suoritekirjaukset/avustustunnit on toimitettava palvelunjärjestäjälle nykykäytännön mukaan jollakin sähköisellä järjestelmällä (esim. Palse).

Kysymyksiä varmennekorteista

Miten kirjaaminen onnistuu niiden henkilöiden osalta, jotka eivät ole vielä valmistuneet ammattiin (esim. opiskelijat, jotka työsuhteessa, mutta vielä ilman Valvira-hyväksyntää) ja joilla ei siis ole sote-korttia?

Järjestelmäänne kirjautumisen osalta emme ota kantaa, minkälaisen kortin tai tunnistautumisen se vaatii. Olkaa tästä yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaanne. Kuitenkin tietyt asiakirjat, jotka on määritelty Kanta-käsikirjassa (luku 9.10.1), tulee allekirjoittaa varmennekortin avulla. Lisäksi Kanta-haku vaatii varmennekortin. Kun opiskelija ei ole vielä Valviran rekisterissä, on mahdollista käyttää varmennekorttina henkilöstökorttia.

Mitä eroa on henkilöstö- ja toimijakorteilla?

Henkilöstökortti voidaan hankkia esimerkiksi toimiston tai tietopalvelun työntekijöille tai opiskelijoille, joilla ei ole vielä ammattioikeutta. Toimijakortti on tarkoitettu sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille toimijoille, jotka työskentelevät sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa. Toimijakortti voidaan hankkia esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille tai it-konsulteille.

Tuleeko kaikille oma toimikortti vai vain hänelle, joka siirtää tietoja Kantaan?

Pääsääntöisesti sosiaalihuollon ammattihenkilöillä on velvollisuus kirjata ja tallentaa kirjaus Kantaan viivytyksettä sen jälkeen, kun se on valmistunut. Ammattihenkilöillä on lähtökohtaisesti sote-ammattikortit käytössään.

Kanta-palvelut itsessään eivät edellytä, että Kantaan tallentamisessa käytetään varmennekorttia.

Kantaan tallentamisen tekninen toteutus on riippuvainen käytössänne olevasta järjestelmästä.

Lisätietoa varmennekorteista

Varmenteet ja kortit sosiaali- ja terveydenhuollolle (Digi- ja väestötietovirasto)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Näkevätkö lasten vanhemmat kirjaukset?

Lapsen puolesta asioiva huoltaja näkee lähtökohtaisesti kaikki alle 18-vuotiaan lapsen asiakastiedot OmaKannassa. Samat tiedot näkyvät myös lapselle. Palvelunjärjestäjän ammattilainen voi omalla päätöksellään tai lapsen perustellusta pyynnöstä rajata tietojen näyttämistä huoltajalle OmaKannassa. Vain yhtä huoltajaa koskevia rajoituksia ei kuitenkaan voida tehdä.

Helsinki ja VAKE valmistelevat parhaillaan omaan ohjeistusta alaikäisten kirjaamisesta ja tietojen näyttämisestä huoltajalle. Aiheesta järjestetään yksityisille palveluntuottajille tilaisuus 24.4.2026 klo 12–13.

Helsingin kaupunki on pyytänyt, että OID-koodi olisi palvelupistekohtainen, mutta esimerkiksi kahdessa kerroksessa toimiva palvelupiste tarvitsisi oman OID-koodin kumpaankin kerrokseen – mihin tämä pyyntö perustuu?

Olemme pyytäneet yksiköiden OID-koodeja rekisterinkäyttöoikeuden antamista varten. Kanta-käsikirjan mukaan rekisterinkäyttöoikeus muodostuu, kun sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä merkitsee asiakkuusasiakirjaan omassa asiakastietojärjestelmässään palveluntuottajan tai palveluntuottajan nimeämän tosiasiallisen toteuttajan palveluyksikkötiedon sekä palveluyksikön asiakkuuden alkamisajan. THL:n mukaan palveluntuottajan palvelupistetiedot siirtyvät Soterista SOTE-organisaatiorekisterin palveluyksikkötiedoiksi.

LVV:n mukaan lähtökohtaisesti palveluntuottaja päättää itse toimintansa hallinnollisesta ja toiminnallisesta organisoinnista palveluyksiköiksi ja palvelupisteiksi sekä hakee ne rekisteröitäväksi tämän mukaisesti. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palveluyksikön toiminta on palveluntuottajan omavalvonnallisesti hallittavissa.

Alun perin ajattelimme antavamme rekisterinkäyttöoikeuden mahdollisimman tarkalle tasolle ja nimenomaisesti niihin yksiköihin, joissa asiakas tosiasiallisesti on asiakkaana. Asiaa LVV:ltä kysyttäessä saimme edellisessä kappaleessa olevan vastauksen ja voidaan toimia sen mukaisesti. Pahoittelemme tästä teille mahdollisesti aiheutunutta ylimääräistä vaivaa.

Miten toimitaan, kun sama asiakas on palveluntuottajalla useassa palvelupisteessä? Omassa kirjausjärjestelmässämme voi olla valittuna vain 1 palvelupiste / asiakas, vaikka tosiasiassa asiakas olisi sekä asumis- että päiväaikaisissa palveluissa.

Jos kysymys koskee rekisterinkäyttöoikeutta, niin Kanta-käsikirjan mukaan rekisterinkäyttöoikeus muodostuu, kun sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä merkitsee asiakkuusasiakirjaan omassa asiakastietojärjestelmässään palveluntuottajan tai palveluntuottajan nimeämän tosiasiallisen toteuttajan palveluyksikkötiedon sekä palveluyksikön asiakkuuden alkamisajan. Jos asiakkaan palvelua toteutetaan useammassa kuin yhdessä palveluntuottajan palveluyksikössä, tulee asiakkuusasiakirjaan merkitä näkyviin kaikkien palvelua toteuttavien palveluyksiköiden tiedot ja palveluyksiköiden asiakkuuksien alkamisajat.

Suosittelemme varmistamaan tietojärjestelmätoimittajaltanne, että asiakastietoja käsittelevä järjestelmänne vastaa niille asetettuja Kanta-vaatimuksia.

Hyvinvointialue toiminee rekisterinpitäjänä myös palveluseteliasukkaiden osalta, kuten ostopalvelun ollessa kyseessä.

Kyllä.

Missä vaiheessa Helsinki ja VAKE määrittelevät palveluntuottajilta edellytettävät asiakirjat ja käytettävät sosmeta-lomakkeet?

Helsinki on toimittanut asiakirjat viikolla 10, maaliskuussa 2026. Mikäli et ole saanut niitä, olethan yhteydessä omaan yhteyshenkilöösi Helsingissä. VAKElla määrittelyt ovat viimeistelyvaiheessa.

Näkevätkö asiakkaat Kannasta 1.9. alkaen myös päivittäiskirjaukset, kuten merkinnät asiakkaan arjesta? Vai vain asiakirjat, kuten hoito- ja kasvatussuunnitelmat ja koosteet?

Kaikki asiakirjat tallennetaan jatkossa sosiaalihuollon asiakastietovarantoon eli Kantaan. OmaKanta taas on asiakkaille näkyvä asiakasportaali, jossa lähtökohtaisesti näkyy samat tiedot, ellei ammattilainen rajaa asiakirjojen näkymistä. THL on tiedottanut 17.3.2026 seuraavasti:

• Asiakaskertomusmerkinnät tullaan näyttämään OmaKannassa vuoden 2026 loppuun mennessä.
• OmaKannassa näytetään kaiken tyyppiset kertomusmerkinnät, mukaan lukien päivittäismerkinnät, eli merkinnät asiakkaan arjesta.

Yrityksemme saa usein asiakkailta akuuttiin tarpeeseen kyselyjä, mm. viikonloppu- ja ilta-aikoihin. Miten palveluntuottaja saa haettua asiakkaan asiakastietovarannosta?

Tiedonhakuun asiakastietovarannosta vaikuttaa järjestelmän rekisterinkäyttöoikeusominaisuudet. Toisaalta rekisterinkäyttöoikeuteen liittyvät toimintatavat palvelunjärjestäjän ja toisen toimijan välillä ovat erillinen prosessi. Mikäli kysymys liittyy tiedonhaun tekniseen toimintatapaan, olethan yhteydessä järjestelmätoimittajaanne. Jos kysymys koskee rekisterinkäyttöoikeuden avaamisen prosessia, siihen liittyvä määrittely on vielä kesken.

Onko täysi-ikäisten kehitysvammaisten vanhemmilla oikeus katsella Omakannassa asiakkaiden asiakirjoja ilman laajaa edunvaltuutusta?

Tähän löytyy vastaus Kannan sivuilta: OmaKannassa asiointi aikuisen puolesta (Kanta.fi)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Mikä vammaisten ympärivuorokautisen palveluasumisen yhteydessä syntyvä terveystieto katsotaan potilastiedoksi?

Valitettavasti emme pysty tähän vastaamaan, sillä yhteisen palvelun kokonaisuus ei kuulu Kanta-projektiin.

Mitä tämän SOTE-rekisterin tarkoitus on, ja mikä on palveluntuottajan velvollisuutta?

Asiakastiedon tallentamista varten palveluntuottajalla tulee olla rekisterinkäyttöoikeus palvelunjärjestäjän rekisteriin. Palvelunjärjestäjä antaa rekisterinkäyttöoikeuden sille palveluntuottajan SOTE-organisaatiorekisteriin tallennetulle palveluyksikölle, jossa asiakas tosiasiallisesti tulee olemaan asiakkaana.

SOTE-organisaatiorekisteriin tieto palveluyksiköstä muodostetaan Soteri-rekisteriin rekisteröidystä palvelupistetiedosta. On siis erittäin tärkeää, että rekisterinkäyttöoikeus saadaan avattua oikealle palvelunantajalle ja oikeaan yksikköön, ja siksi Soteri-rekisterin tietojen tulee olla ajantasaisia ja tosiasiallista organisaatiorakennetta vastaavia.

Onko palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan välillä mitään erityistä väylää sen selvittämiseen, onko perusteita kieltää asiakirjan luovuttaminen? Esimerkiksi Kannassa suoraan.

Kannassa ei ole tätä mahdollistavaa toimintoa, vaan tämä perustuu aina keskinäiseen viestintään ja yhteydenpitoon. Käytännössä monesti ollaan yhteydessä asiakkaan omatyöntekijään.

Mitä aikaa tarkoitetaan pidempiaikaisella viivästämisellä? Mikä on Helsingin ja VAKEn ohjeistus tähän? Toisella HVA:lla on ohje, että voi viivästää 1 kk ja sinä aikana selvittää järjestäjän kanssa näyttäminen/luovutus.

Helsingissä asiakirja voidaan viivästää 1 kk ajaksi, jotta voidaan selvittää pidempiaikaisen viivästämisen tarve. Lähtökohtaisesti asiakirjat kuitenkin tallennetaan Kantaan viivytyksettä.

Kun puhutaan asiakirjan näkymisestä OmaKannassa, koskeeko se myös "kirjausta asiakkaan arjesta" eli ns. päivittäisiä tapahtumia?

Lähtökohtaisesti kaikki kirjaukset, myös päivittäiskirjaukset, näkyvät OmaKannassa sekä alaikäiselle itselleen että huoltajille, ellei niitä perustellusta syystä viivästetä tai merkitä erityissisällöllä (eli jätetään pysyvästi näyttämättä). Tämä koskee Helsingin osalta kaikkia muita palveluita paitsi lastensuojelun laitoshoitoa ja lastensuojelun ammatillista perhehoitoa.

Kirjaukset on mahdollista piilottaa niin, etteivät ne näy huoltajalle, mutta näkyvät alaikäiselle asiakkaalle itselleen. Jos kirjauksen piilottaa alaikäiseltä, se ei näy myöskään huoltajalle. Aina pidempiaikaisissa viivästämisissä ole yhteydessä palvelunjärjestäjään.

Jos toiselta huoltajalta on rajattu tiedonsaantioikeus, ei toinenkaan huoltaja pääse tietoihin käsiksi? Ymmärsinkö oikein, että rajaus on joko tai?

Rajoituksia ei ole mahdollista tehdä huoltajakohtaisesti, vaan ne koskevat kaikkia yhtä aikaa (huoltajia, tiedonsaantioikeutettuja henkilöitä).

Kuka on palvelunjärjestäjä, johon otetaan tarvittaessa yhteyttä? Lapsen oma sosiaalityöntekijä vai joku muu taho?

Käytännössä monesti oma sosiaalityöntekijä tai muu vastuutyöntekijä (usein palvelunjärjestäjällä käytetään termiä omatyöntekijä).

Helsinki linjaa, että alaikäisten kirjausten näkyminen OmaKannassa viivästetään 18 vuoteen saakka lastensuojelun laitospalveluissa. Kuuluuko perhekuntoutuksen päivittäiskirjaukset lasten osalta tuohon 18 vuoteen asti viivästämisen piiriin?

Ei kuulu. Perhekuntoutuksen päivittäiskirjauksia ei koske viivästäminen kategorisesti.

Entä kuuluuko avohuollon tehostetun perhetyön tai ammatillisen tukihenkilötyön merkinnät asiakkaan arjesta Helsingin linjaukseen, eli viivästytetäänkö 18 vuoteen asti?

Ei kuulu. Avohuollon kirjauksia ei koske viivästäminen kategorisesti.

Viivästäminen ammatillisen perhekodin osalta (merkintä asiakkaan arjesta)?

Päivittäiskirjaukset viivästetään kategorisesti 18 vuoteen asti. Muut kirjaukset tapauskohtaisesti.

Viivästäminen perhehoidon osalta (merkintä asiakkaan arjesta)?

Perhehoidossa ei tehdä päivittäiskirjauksia. Ostoperhehoidon tukityöntekijät tekevät kirjauksia tarpeen mukaan, joten kategorista viivästämistä ei tehdä.

Viivästetäänkö myös vammaispalveluiden tilapäishoidon osalta alle 18-vuotiaiden merkinnät?

Vammaispalvelujen osalta viivästäminen käsitellään aina tapauskohtaisesti.

Miten tulkitsette yksityishenkilöiden kirjaamisen, erityisesti kiinnostaa toimeksiantosuhteiset perhehoitajat? Miten he raportoivat palvelunjärjestäjälle antamastaan palvelusta?

Yksityishenkilöillä ei ole kirjaamisvelvollisuutta. Ostoperhehoidon tukityöntekijät tekevät kirjauksia tarpeen mukaan puitesopimuksissa määritellyllä tavalla.

Onko kirjauksen tehneellä työntekijällä, esimerkiksi lastensuojelulaitoksen ohjaajalla, mahdollisuus itse arvioida, täyttyvätkö perustelut asiakirjan näyttämisen rajaamiselle?

Lyhytaikaista viivästämistä on ammattilaisen mahdollista arvioida itse, esimerkiksi jos on tarve käydä kirjaus asiakkaan tai huoltajan kanssa läpi. Aina pidempiaikaisissa viivästämisissä tai jos on tarve jättää kokonaan näyttämättä (erityissisältö) ole yhteydessä palvelunjärjestäjään.

Onko Helsingissä tai VAKEssa käytössä rinnakkaisliittymismalli, jolloin ulkopuolista asiakastietojärjestelmää ei tarvita?

Helsingissä ja VAKEssa ei ole rinnakkaisliittymismallia käytössä.

Kenen vastuulla on alaikäisen Kantainformaatio esim. lastensuojelun sijaishuollon laitospalveluissa? Järjestäjän vai tuottajan?

Kanta-informointi on sosiaali- ja terveydenhuollolle yhteinen, joten se on pääsääntöisesti lähes kaikilla asiakkailla jo tehtynä. Jos asiakkaalla ei jostain syystä olisi Kanta-informointia tehtynä, palveluntuottaja voi sen tehdä. Huoltaja voi myös vastaanottaa Kanta-informoinnin alaikäisen puolesta puolesta-asioinnin oikeuksilla OmaKannassa.

Lisää Kanta-informoinnista voi lukea täältä: Kanta-informointi - Kanta.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Mihin kannattaa olla yhteydessä, kun yritys valtuuttaa HUSin tekemään toimikorttien tilaamisen?

Kannattaa olla yhteydessä oman hyvinvointialueen rekisteröintipisteeseen asiasta. Oheisesta linkistä löytyy yhteystiedot:

Rekisteröintipisteet hyvinvointialueittain (pdf)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Kuka päättää, mitkä kirjaukset siirtyvät Kannasta OmaKantaan kehitysvammaisten ympärivuorokautisesta palvelussa ja päiväaikaisessa toiminnassa? Vai menevätkö kaikki päivittäiset kirjaukset OmaKantaan?

THL on linjannut, että kaikki päivittäismerkinnät tulevat menemään OmaKantaan, ellei asia tai yksittäinen asiakasasiakirja ole erityissisältöinen tai viivästetty. Lähtökohtaisesti asiakkailla on oikeus kaikkiin tietoihinsa. Viivästämisen syy tulee olla perusteltu ja perusteluissa noudatetaan THL:n luokituksia.

Helsingin osalta ei ole mitään yleisiä linjauksia täysi-ikäisten asiakkaiden asiakasasiakirjojen näkyvyyden rajoittamisesta. Tätä tulee aina miettiä asiakaskohtaisesti. Alaikäisten kohdalla tämä viivästämisen aihe kehitysvammaisten asumis- /laitospalveluissa nousi esille viime tilaisuudessa yksityisille ja linjaukset alaikäisten kohdalla ovat parhaillaan organisaatioissa selvityksen alla.

Olemme kommunikaation opetuspalveluiden tuottaja. Millaisia kirjauksia ja miten tarkkaan pitää kirjata, jos on esimerkiksi vain 8 opetustunnin päätös?

Asiakastietolain mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön ja palvelun antamiseen osallistuvan avustavan henkilön tulee kirjata asiakasasiakirjoihin asiakkaan palvelun ja potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot. Tarkemmat tarpeet kirjauksista tulee sopia palvelua ostaneen yksikön yhteyshenkilön kanssa.

Olemme ammatillinen perhekoti. Mitä asioita tullaan kirjaamaan Kantaan 1.9. alkaen? Tuleeko kaikilla hyvinvointialueilla olemaan samankaltaiset käytännöt?

Koska hyvinvointialueet päättävät toimintamalleistaan itsenäisesti, voinee olettaa linjauksissa olevan eroa.

Helsinki on määritellyt ne asiakirjat, joita yksityinen ammatillinen perhekoti käyttää kirjaamisessaan ja tallettaa Kantaan. Ne löytyvät täältä: Yksityisen palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään rakennettavat asiakasasiakirjat(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun). Materiaalista löydät sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan määrittelemät ja yksityiseltä palveluntuottajalta vaadittavat sosiaalipalvelun toteutuksen asiakasasiakirjat palvelutehtävittäin.

Mitä rakenteista asiakirjaa on käytettävä lastensuojelun sijaishuollon päivittäiskirjausten tekemiseen ammatillisessa perhekodissa?

Käytetään merkintää asiakkaan arjesta, kun kyse on päivittäiskirjauksesta.

Ammatillisessa perhekodissa edellytettävät asiakirjat löytyvät dokumentista Yksityisen palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään rakennettavat asiakasasiakirjat(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Voisitteko jakaa selkeästi ja kaikille yhteystiedot ja yhteyshenkilöt teiltä?

Yleisistä Kantaan liittyvistä linjauksista voitte olla yhteydessä Kanta-palveluiden käyttöönottoprojektin sähköpostiosoitteeseen: sotepe.soskanta@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman). Jos kyse on tarkemmista asioista esim. kirjaamisen sisällöistä kannattaa olla suoraan yhteydessä sopimukseenne merkityn yhteyshenkilön kanssa.

Mitkä lastensuojeluyksikön kirjaukset menevät Kantaan? Menevätkö kaikki päivittäiskirjaukset Kantaan ja sieltä vielä OmaKantaan? Vai pysyvätkö peruspäivittäiskirjaukset omassa järjestelmässä?

Kaikki kirjaukset viedään Kantaan. OmaKanta -näkyvyydestä on omat ohjeet. Lastensuojelun laitoshoidon ja lastensuojelun ammatillisen perhekodin päivittäiskirjaukset (merkintä asiakkaan arjesta) viivästetään OmaKannasta asiakkaan 18 ikävuoteen asti (Helsingin linjaus). Tästä materiaalista näkee laajemmin ohjeistuksia: Sosiaalihuollon Kanta-kirjaamisopas yksityisille palveluntuottajille 2026(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Pitääkö iltapäiväkerhoon kirjaamiseen liittää avohilmo?

Valitettavasti emme tunnista iltapäiväkerhoa sosiaalipalveluksi, siksi pyydämme kysyjää osoittamaan kysymyksensä palvelua ostaneen yksikön yhteyshenkilöön.

Pitääkö kaikkien hankkia varmennekortit ja kortinlukijat, vai riittääkö, että asiakastietojärjestelmä, jota käytetään (Nappula), on Kanta-yhteensopiva?

Ilman varmennekorttia ei pysty tallentamaan Kantaan tai hakemaan tietoa Kannasta. Koskee sekä sosiaalihuollon asiakastietovarantoa että tahdonilmaisupalvelua.

Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala edellyttää, että yksityisen palveluntuottajan palveluksessa olevalla sosiaalipalvelua toteuttavalla henkilöstöllä on käytössään joko sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortti tai henkilöstökortti.

Vain erityistilanteissa korttikirjautumista ei vaadita. Esimerkiksi mobiilikäytössä voidaan hyväksyä muun vahvan tunnistautumisen käyttöä, kun tiedetään ettei palvelussa syntyvän asiakastiedon kirjaaminen tai tallentaminen edellytä ammattihenkilön sähköistä allekirjoitusta. Tarkemmin erityistilanteista sovitaan palvelua ostavan yksikön kanssa.

Kumpi on vastuussa asian sulkemisesta, palvelun tuottaja vai palvelunjärjestäjä?

Palvelunjärjestäjä vastaa aina asian avaamisesta ja sulkemisesta. Saman asian alla voidaan myöntää asiakkaalle myös muita palveluita.

Onko teillä selkeää näkemystä toimistosihteerien käyttöoikeuksista? Heidän roolinsa on laskutus eikä heillä ei ole tarvetta päästä Kanta-tietoihin, mutta esim. asiakkaan läsnäolotietoihin ja mahdollisesti/poikkeuksellisesti päivittäiskirjaamiseen kyllä. Kysyn tätä, että osaamme rajata heidän käyttöoikeutensa oikein.

Asiakastietolain 14 §:n mukaan, kun palveluntuottaja antaa sosiaali- tai terveyspalveluja toisen palvelunantajan lukuun, vastaa palveluntuottaja käyttöoikeuksien antamisesta asiakastietoihin omassa organisaatiossaan.

Käyttöoikeuksien määrittelyssä on otettava huomioon seuraavat seikat:

• käyttöoikeudet on määriteltävä kaikille ammattilaisille, jotka käsittelevät asiakastietoja
• ammattilaisilla tulee olla pääsy vain niihin asiakastietoihin, jotka ovat työtehtävien tekemisessä välttämättömiä.
• Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala valvoo palveluntuottajan ammattilaisille antamia käyttöoikeuksia osana ostopalveluntuotannon valvontaan.

Lisätietoja käyttöoikeuksien toteuttamisesta:

• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä | 457/2024 | Suomen säädöskokoelma | Finlex(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
• Sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöoikeussääntelyn soveltamisohje - Sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöoikeussääntelyn soveltamisohje - Oma työpöytä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
• 13 Käytönhallinta - Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille - Oma työpöytä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Täytyykö kaikkien tehdä liittymishakemus ja missä se tehdään? Onko ok, että teemme sen jo nyt, vaikka liitymme Kantaan vasta syksyllä?

Jos teillä on asiakastietolain mukaan kirjaamisvelvollisuus ja käytössänne sähköinen asiakastietojärjestelmä, on liityttävä Kantaan ja sitä varten tehtävä liittymishakemus.

Hakemus kannattaa tehdä jo nyt: Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun). Myös täältä saa tietoa: Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto - Kanta.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Asiakastietojärjestelmään pääsee kirjautumaan myös ilman varmennekorttia. Täytyykö esimerkiksi IT-henkilöstölle (asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjä) hankkia DVV:n henkilöstökortti, koska tällä on teoriassa pääsy asiakastietoihin mutta EI kirjaa?

Toimijakortti on tarkoitettu sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille toimijoille, jotka työskentelevät sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa. Toimijakortti voidaan hankkia esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille tai it-konsulteille. Henkilöstökortit ja toimijakortit ovat sidottuja organisaatioon ja työsuhteeseen.

Sosmetan vammaispalvelun toteuttamissuunnitelmassa osa kentistä on pakollisia, mutta monet kentät eivät ole. Meillä on tällä hetkellä käytössä omat suunnitelmat palvelun tuottamiseen organisaation toimintaideologian mukaisesti. Kuinka paljon voimme soveltaa Sosmetan vammaispalvelun toteuttamissuunnitelmaa?

Kysymys on oikeastaan asiakastietojärjestelmätoimittajalle kuuluva. Kaikki asiakastietojärjestelmät ovat velvoitettuja rakentamaan asiakirjat THL:n määritelmien pohjalta. Se, miten mahdolliset poikkeukset voidaan toteuttaa ja onko se teknisesti mahdollista, kuuluu heille. Käytännössä mitään omia kenttiä ei voi olla, mutta niitä voi olla mahdollista sisällyttää THL:n määrittelemien kenttien sisälle.

Mistä nämä ajantasaiset asiat ja sosiaalipalvelut löytyvät? Näissä ilmeisesti on tullut muutoksia tässä matkan varrella, koska aiemmin esim. puhuttiin päihdehuollon asiasta ja nyt löytyy päihteiden käyttöön ja riippuvuuteen liittyvä asia (joka lienee sama).

Kyllä, Päihdehuolto sana on poistunut käytöstä lakimuutoksen myötä ja nykyinen asia on Päihteiden käyttö ja riippuvuudet sosiaalihuollon asia. Sosiaalipalveluina on Laitospalvelu, Tilapäinen asuminen, Tuettu asuminen, Sosiaalinen kuntoutus, Sosiaaliohjaus ja Sosiaalityö.

Asia ja sosiaalipalvelu määräytyvät palvelunjärjestäjän taholta ja ne kerrotaan teille. Jos toimitte itse palvelunjärjestäjänä, teidän tulee itse sisäisesti määrittää käyttämänne asiat.

Lähettääkö VAKE/Helsingin kaupunki vanhojen asiakkuuksien osalta asiakaskohtaisen asia-OID-koodin palveluntuottajalle?

Jos asiakkaalla on vain yksi asia auki, Helsinki ei ilmoita Kannan käyttöönoton yhteydessä asiaa palveluntuottajalle, vaan palveluntuottaja hakee sen itse Kannasta. Jos asiakkaalla on useampia asioita auki, Helsingistä ilmoitetaan palveluntuottajalle oikea asia ja sen OID-koodi.

Kannan kautta OID-koodista ei nouse mitään herätettä palvelua tuottavan organisaation tietojärjestelmiin. Tämän Kanta on jo tunnistanut jatkokehitykseen.

1.9.2026 jälkeen Helsinki ilmoittaa palveluntuottajalle uuden asiakkaan henkilöturvatunnuksen ja asian OID-tunnisteen, johon palvelussa syntyvät kirjaukset tallennetaan.

Tuotamme sosiaalihuollon tukipalveluna siivouspalvelua ja käytämme sähköistä asiakasrekisteriä (Liket), johon tallennamme asiakkaiden yhteystiedot sekä kotiin ja siivouspalveluun liittyviä tietoja. Muita asiakastietoja ei tallenneta. Miten meidän tulisi toimia 1.9. alkaen? Entä miten toimitaan, jos kotisiivouspalveluita tuotetaan palvelusetelillä?

Helsingissä on pyritty tunnistamaan, mitä sellaista tietoa tukipalvelujen tuottajalta tarvitaan, että asiakastietolain 17 §:n vaade toteutuu. Ja vaikka lain mukaan tukipalveluilla katsotaan olevan kirjaamisvelvollisuus, on Helsinki määritellyt, ettei se velvoita siivous-, asiointi-, ateria-, vaatehuolto- ja liikkumista tukevaa palvelua tuottavia pieniä palveluntuottajia liittymään Kanta-palveluihin eikä kirjaamaan erillisiä sähköisiä asiakasasiakirjoja. Asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot palvelun toteutuksesta saadaan muulla yhteistyöllä sosiaalipalvelun toteuttajan kanssa ja niistä sovitaan sopimuksissa erikseen.

Jos asiakkaan tilanteesta nousee huoli, on tehtävä yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen tai ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta.

Millä hauilla Sosmetasta löytyy lastensuojelun päivittäismerkintätyyppi, kun kyse on lapsen sijaishuollosta ammatillisessa perhekodissa?

Merkintä asiakkaan arjesta.

Koskeeko tuo lapsen päivittäiskirjausten viivästäminen 18 ikävuoteen asti myös perhekuntoutuksen päivittäiskirjauksia?

Ei koske (Helsingin linjaus).

Oletteko ehtineet jo pohtia, miten toivotte toimeksiantosuhteisten perhehoitajien kirjauksia Kantaan siirryttäessä?

Tähän vastataan myöhemmin.

Tuleeko Helsingistä helposti tavoitettavaa teknistä tukea mahdollisten Kanta-ongelmien varalle 1.9. jälkeen, jotta palvelut eivät häiriinny?

Ohjeet häiriötilanteissa toimimiseen tuotetaan myöhemmin ja tuodaan tiedoksi.

Saako jatkossa omaan järjestelmään kirjata omien rakenteiden alle? Meneekö kirjaukset enää ollenkaan omaan tietojärjestelmään?

Lähtökohtaisesti tietojärjestelmään tulee rakentaa vain rakenteisia asiakirjoja, jotka tulee tallentaa Kantaan. Tuottaessanne palvelua Helsingille tai VAKElle, teidän tulee käyttää vain rakenteisia asiakirjoja, joista asiakastiedot tallentuvat Kantaan rekisterinpitäjän rekisteriin. Mikäli tietojärjestelmätoimittajanne mahdollistaa kirjaamisen muualle kuin rakenteisiin asiakirjoihin, tulee teidän huomioida, että sekä rakenteiset asiakirjat että mahdolliset muut kirjaukset tulee poistaa omasta tietojärjestelmästänne asiakkuuden päättyessä.

Miten yksityisten kotihoidon ja kotisairaanhoidon asiakkaiden kanssa toimitaan? Kirjataanko yksityisten asiakkaiden asiat myös Kantaan?

Tässä esimerkissä olette palvelun järjestäjä, eikä hyvinvointialue / Helsinki avaa teille rekisterinkäyttöoikeutta tai ohjeista tässä. Voitte kysyä lisätietoja THL:lta.

Miten henkilöstökortti muodostaa vahvan tunnistautumisen, kun se ei voi muodostaa yhteyttä vahvaan valtakunnalliseen rekisteriin?

Tietoa varmenteista saa DVV:n sivuilta Tietoa varmenteista | Digi- ja väestötietovirasto | Digi- ja väestötietovirasto(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Kirjataanko Kantaan vain lastensuojeluasiakkaiden eli lasten ja heidän huoltajiensa asiat sikäli kuin ne koskevat lapsia? Sijaisvanhempien asioita ei kaiketi kirjata Kantaan?

Sijaisvanhempien asioita ei kirjata ja tallenneta Kantaan. Ainoastaan olennaiset lasta koskevat asiat ja huoltajien asioita siltä osin kuin koskevat lapsia.

Vammaispalvelujen sosiaalipalveluissa kirjattavien asiakasasiakirjojen tulee olla käytettävissä yksityisen palveluntuottajan Kanta-yhteensopivassa asiakastietojärjestelmässä. Meillä on käytössä Nappula, johon on ohjelmoitu meidän palveluamme palvelevat merkinnät. Onko niin, että voimme jatkaa näin edelleen ja että Kantaan siirrettävät merkinnät valitaan siinä vaiheessa, kun työntekijä siirtää kirjauksen Kantaan?

Lähtökohtaisesti tietojärjestelmään tulee rakentaa vain rakenteisia asiakirjoja, jotka tulee tallentaa Kantaan.Onko niin, että voimme jatkaa näin edelleen ja että Kantaan siirrettävät merkinnät valitaan siinä vaiheessa, kun työntekijä siirtää kirjauksen Kantaan? Tuottaessanne palvelua Helsingille tai VAKElle, teidän tulee käyttää vain rakenteisia asiakirjoja, joista asiakastiedot tallentuvat Kantaan rekisterinpitäjän rekisteriin. Mikäli tietojärjestelmätoimittajanne mahdollistaa kirjaamisen muualle kuin rakenteisiin asiakirjoihin, tulee teidän huomioida, että sekä rakenteiset asiakirjat että mahdolliset muut kirjaukset tulee poistaa omasta tietojärjestelmästänne asiakkuuden päättyessä.

Helsinki on määritellyt palvelutehtävittäin, mitä Sosmetan mukaisia asiakirjoja tulee missäkin palvelutehtävässä olla. Tiedot löytyvät tästä dokumentista: Yksityisen palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään rakennettavat asiakasasiakirjat(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Esperi Carella olemme linjanneet, ettemme tällä hetkellä hae henkilöstökortteja, ainoastaan ammattikortit tulevat ammattihenkilöille. Arvioimme tätä tarvetta tulevaisuudessa. Asiakastietojärjestelmämme mahdollistaa tällaisten, ei sote-ammattihenkilöiden asiakastyön kirjaamisen ilman ammattikorttia. Merkinnät tallentuvat HVA:n rekisteriin (ja sieltä sitten varantoon) mutta nämä henkilöt eivät voi tehdä rekisterihakua, koska siihen tarvitaan ammattikortti.

Helsinki on linjannut, että yksityisen palveluntuottajan palveluksessa olevalla sosiaalipalvelua toteuttavalla henkilöstöllä on käytössään joko sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortti tai henkilöstökortti.

Vain erityistilanteissa korttikirjautumista ei vaadita. Esimerkiksi mobiilikäytössä voidaan hyväksyä muun vahvan tunnistautumisen käyttöä, kun tiedetään ettei palvelussa syntyvän asiakastiedon kirjaaminen tai tallentaminen edellytä ammattihenkilön sähköistä allekirjoitusta. Tarkemmin erityistilanteista sovitaan palvelua ostavan yksikön kanssa.

Jatkossa hankintasopimuksissa edellytetään edellä olevan linjauksen noudattamista.