När du vill skicka en handling elektroniskt
Registratorskontoret tar emot elektroniska handlingar per e-post på adressen helsinki.kirjaamo@hel.fi.(Länk öppnar standardprogram för e-post) Skicka känsliga handlingar per krypterad e-post.(Länk leder till extern tjänst) Staden kan ta ärendet till behandling utifrån e-postmeddelandet eller dess bilaga. Vi ber dig skicka handlingen i PDF-format. Ange det registreringsnummer som du fått tidigare om du skickar en komplettering till ett pågående ärende.
Känsliga personuppgifter eller annat sekretessbelagt material ska inte skickas med vanlig e-post. Skicka konfidentiell information till registratorskontoret per krypterad e-post eller i pappersform. Med känsliga personuppgifter avses exempelvis hälsouppgifter.
Använd Helsingfors stads krypterade e-posttjänst för att skicka känsligt eller sekretessbelagt elektroniskt material: Skicka krypterad e-post till Helsingfors stads registratorskontor(Länk leder till extern tjänst)
Registratorskontoret kan inte öppna meddelanden som har krypterats med exempelvis Outlooks eller Gmails krypteringsfunktioner och kan därför inte heller ta ditt ärende till behandling om du använder dem. Registratorskontoret kan inte heller ta emot filer som delats via molntjänster som Google Drive eller OneDrive.
Namnge filerna så att filnamnet beskriver filens innehåll. Skicka eventuella bilagor som separata filer. Se till att även datumet på handlingen ingår i filnamnet. Exempel på hur filer kan namnges:
- Ansökan 12.10.2024
- Bilaga 1, fotografier
- Bilaga 2, karta
Om du skickar en lista över bilagor, namnge de bifogade filerna enligt listan och numreringen som angetts i den.
Registratorskontoret tar emot de vanligaste text-, bild-, video- och ljudfilerna.
Godkända textfilformat är PDF samt Microsoft Word, Excel och PowerPoint med filtyperna doc, docx, dot, xls, xlsx, xlt, xla, ppt och pptx. Vi rekommenderar att du skickar handlingarna i PDF-format.
Godkända bildfilformat är de vanligaste rasterbaserade filtyperna: jpg, jpeg, png och gif.
Godkända ljud- och videofilformat är mp1, mp2, mp3 och mp4.
När du vill lämna in en handling på papper
Du kan skicka dokument i pappersform per post eller lämna dem personligen på registratorskontorets serviceställe.
Registratorskontoret skannar handlingarna som du skickat in för behandling i elektroniskt format, så häfta inte ihop papperen.
Vänligen observera att du som avsändare är ansvarig för att handlingen anländer i tid, även om du har lämnat in den till posten.
Skicka handlingarna till adressen Registratorskontoret, PB 10, 00099 Helsingfors stad.
Om du vill sköta ditt ärende på plats kan du ta med handlingarna till registratorskontorets serviceställe på Helsingfors stadshus, adress Norra Esplanaden 11–13. Vi har öppet vardagar kl. 9–15. Registratorskontoret ligger till höger om huvuddörrarna, uppför den korta trappan. Stadshusets entréservice hjälper dig om du till exempel behöver hiss. Kl. 8.15–9 och 15–16 kan du lämna handlingarna till Stadshusets entréservice.
Allmän information om handlingar
Registratorskontoret för in de handlingar som staden behandlar som förvaltningsärenden i Helsingfors stads ärenderegister. Sådana handlingar är till exempel begäranden om omprövning, anmärkningar som gäller social- och hälsovården, åsikter som gäller planläggning och initiativ från kommuninvånare i enlighet med kommunallagen. Då är staden den behöriga myndigheten i ditt ärende. Respons och frågor till Helsingfors stad kan sändas till Helsingfors responstjänst.(Länk leder till extern tjänst)
Om du söker ändring i ett beslut, bekanta dig noggrant med anvisningarna om sökande av ändring innan du lämnr in begäran om omprövning. På beslutet eller fakturan anges vem du kan vända dig till för att få upplysningar. Mer information om hur man gör en begäran om omprövning.(Länk leder till extern tjänst)
När en handling som du skickat registreras i Helsingfors stads ärenderegister får du en anmälan om registrering. I anmälan om registrering kan du läsa om registreringen av dina personuppgifter i ärendehanteringssystemet och om den registrerades rättigheter. Även registreringsnumret för ditt ärende anges i den.
Om ditt ärende redan är aktuellt i Helsingfors stad, vänligen ange registreringsnumret som du fått tidigare. Registreringsnumren följer modellen HEL 202X-012345.
I Finland ska myndigheterna i sin verksamhet iaktta offentlighetsprincipen. Detta innebär att handlingar som inkommit till en myndighet i princip är offentliga och vem som helst kan begära att få ta del av dem. I offentlighetslagen fastställs separat vilka uppgifter som gör myndighetshandlingar sekretessbelagda. Annan lagstiftning kan också innehålla sekretessbestämmelser. Exempel på sekretessbelagda uppgifter är alla hälsouppgifter, kund- eller klientskap hos sysselsättningstjänsterna och socialvården, affärshemligheter, uppgifter om en persons årsinkomst och förmögenhet samt uppgifter som hänför sig till privatlivet. Myndighetshandlingar som innehåller sådana uppgifter omfattas av sekretess och tystnadsplikt.
Som avsändare av handlingen har du ansvaret för att din handling anländer inom tidsfristen. ( Förvaltningslagen 17 §(Länk leder till extern tjänst) ) Avsändarens ansvar gäller både elektroniskt inlämnade handlingar och handlingar på papper.
