I utredningen identifierades fyra centrala problem i samband med projektet och tre centrala slutsatser som kan dras utifrån dessa med tanke på framtida utvecklingsobjekt.
Utredningen visar att ingen enskild aktör bar ansvar för helheten när det nya lönebetalningssystemet infördes och ändringar gjordes eller hade nödvändiga redskap och makt att genomföra reformen. Projektet var organiserat så att stadens personalavdelning var ansvarig för innehållet och digitaliseringsenheten var ansvarig för projektbudgeten. Från affärsverket ekonomiförvaltningstjänsten vid Helsingfors stad (Talpa) deltog systemteamet i projektet, men exempelvis löneadministrationen deltog inte. Projektet organiserades på ett sätt som inte erbjöd tillräckliga redskap för ett lyckat genomförande, och det var otydligt vem som bär ansvar för resultatet.
I utredningen har man dragit slutsatsen att ansvarsfördelningen i stora projekt framöver måste bli tydligare och ledarskapet klarare.
Utredningen visar att det i fråga om det tekniska genomförandet förekom problem både i ledarskapet och i själva arbetet och att projektledningen inte lyckades lösa alla kritiska problem innan systemet togs i bruk. Leverantörens förmåga att reagera på de problem som uppenbarades var också otillräcklig.
När systemet infördes innehöll det fortfarande fel och brister, men enligt utredningen var det omöjligt för staden att skjuta upp införandet. Sarastia klarade inte av att leverera de ändringar i systemet som Helsingfors behövde. I utredningen framkom det också att bolaget Sarastia hade flera samtidiga projektleveranser på gång, bland annat till välfärdsområden. Därmed var bolagets kapacitet att raskt vidta nödvändiga åtgärder otillräcklig med tanke på problemens omfattning och tidsplanen. Därför klarade bolaget inte av att åtgärda felen i systemet så snabbt som stadens projektledning önskade innan systemet togs i bruk.
Staden borde ha försäkrat sig om att bolagets leveransförmåga var tillräcklig innan den valde och införde ett nytt system.
Det tredje centrala problemet som identifierades är att man i projektet inte reagerade tillräckligt på ändringens faktiska omfattning, trots att projektdeltagarna visste att ändringen kräver planering och ledarskap. Med tanke på stadens organisationsstruktur hade man inte tänkt tillräckligt på hur ändringen kan genomföras smidigt. Det fanns inte heller någon projektplan som godkänts på stadsnivå. För så omfattande ändringar behövs en plan på stadsnivå där själva ändringen samt budget, resursfördelning, prioriteringar och risker beaktas. Planen på stadsnivå borde även ha godkänts tillräckligt högt upp i ledningen, vilket inte skedde.
Det fjärde centrala problemet hade att göra med ekonomiförvaltningstjänsten, som utför det operativa löneräkningsarbetet. Processerna, ledarskapsmodellen och kulturen i ekonomiförvaltningstjänsten motsvarade inte de krav som ändringen ställde. Framför allt förekom brister i ledarskapet under ändringen och införandet av det nya systemet. Planeringen inför införandet och de allokerade resurserna var otillräckliga och riskerna inom ekonomiförvaltningstjänsten och sektorerna identifierades inte tillräckligt exakt. Felaktiga löner betalades ut utan att rättas till och problemen hopade sig. Enligt utredningen var personalresurserna tillräckliga, men det fanns brister i ledarskapet och styrningen vid affärsverket.
Utredningens slutsats för ekonomiförvaltningstjänstens del är att syftet med affärsverkets existens och affärsverkets roll inom staden ska tydliggöras. Utöver de långsiktiga målen ska ekonomiförvaltningstjänstens syfte och roll sammanfattas i en tydlig och förpliktande ägarstrategi.
– Vi misslyckades stort vid ibruktagandet av lönebetalningssystemet, vilket resulterade i allvarliga mänskliga konsekvenser. Jag försäkrar att vi gör vårt yttersta varje dag för att normalisera situationen. Vi har lyckats vända riktningen och antalet nya fel är redan lägre än när vi använde det föregående lönesystemet, men vi fortsätter våra ansträngningar. Jag hoppas att vi kan återställa de anställdas förtroende för oss, som de förståeligt nog tappade, säger borgmästare Juhana Vartiainen.
Flera missförhållanden som kom fram i utredningen har rättats till – långsiktiga åtgärder fortsätter
Projektets ledning och ansvarsfördelning tydliggjordes i oktober 2022 när staden tillsatte en heltidsanställd projektchef som fick till uppgift att stabilisera löneberäkningen. Projektchefen ansvarar även för projektets budget. Enligt utredningen bidrog tillsättningen av den nya projektchefen till att få problemen under kontroll och få tillräckliga resurser till projektet, vilket gjorde det möjligt att vidta korrigerande åtgärder.
Ekonomiförvaltningstjänstens ledning förstärktes från och med sommaren 2022. Löneadministrationen fick mera resurser, personalen ombads arbeta på kontoret och ledarskapet förstärktes med hjälp av både personalförvaltningens resurser och externa resurser. Dessa åtgärder hjälpte och fel rättades till 2,5 gånger snabbare jämfört med de första veckorna efter systemets ibruktagande. Åtgärderna för att förstärka ekonomiförvaltningstjänstens kapacitet fortsätter under ledning av en ny verkställande direktör och nya avdelningschefer. Utöver förnyelsen av ledningen ska man omedelbart börja utarbeta en ägarstrategi, enligt vad som lyftes fram i utredningen. Kanslichefen har även fått i uppdrag av borgmästaren att inleda arbetet för en reform av affärsverkens ledarskapssystem. Därtill övergår den nuvarande personaldirektören till att reda ut funktionaliteten av stadens ledarskapssystem.
Stadens interna ledarskapssystem och verksamhetssätt ska tydliggöras. I framtiden har den högsta direktören för personalärenden en allt starkare roll som ägare av stadens personaladministrativa processer. För tillfället pågår ett arbete för att tillsammans med sektorerna definiera så enhetliga verksamhetssätt som möjligt i att leverera och lagra alla uppgifter som påverkar lönerna. Arbetet inleddes med de två största sektorerna, där också största delen av felen uppstår.
Dessutom fortsätter det nära samarbetet med systemleverantören Sarastia Oy. Staden bereder de behövliga reklamationerna och följer upp noggrant att systemleverantörens leveransförmåga förstärks.
Bakgrund
Våren 2022 införde Helsingfors stad det nya lönebetalningssystemet Sarastia 365 HR. De problem med löneutbetalningen som uppstod när systemet togs i bruk har åtgärdats på flera sätt under det senaste året.
Borgmästare Juhana Vartiainen beslutade beställa en utredning om problemen med löneutbetalningen och ibruktagandet av lönebetalningssystemet av en extern part så att staden i framtiden kan undgå motsvarande problem och lära sig av de problem som uppstod vid ibruktagandet.
Utredningen beställdes av VALOR Partners Oy till följd av ett anbudsförfarande. Under utredningen intervjuades 26 personer som hade en central roll i projektet. Utöver det hade Valor tillgång till materialet och protokollen av projektets externa och interna ledningsgrupper, tjänsteinnehavarbesluten och de övriga dokument och utredningar som Helsingfors representanter levererade.