– Vi vill göra chefernas och arbetstagarnas vardag ännu smidigare. Därför utvecklar vi personalledningen ur användarnas perspektiv, och vi har upphandlat ett nytt, användarvänligt system, säger personaldirektör Petri Lumijärvi.
Workday vann systemupphandlingen och Kainos WorkSmart ApS valdes som implementeringspartner. Kainos stödjer staden i implementeringen av Workday-systemet.
I upphandlingen av systemet betonades dess användarvänlighet och kapacitet. Workday-systemet var också det totalekonomiskt mest förmånliga.
– Vi är glada över att ha blivit valda som teknologipartner, säger Ilkka Latvio, landschef för Workday i Finland. – I samarbete med vår partner Kainos är Workday engagerat i att hjälpa Helsingfors stad att förbättra medarbetarupplevelsen genom att använda våra bästa metoder, resurser och expertis. På så sätt säkerställer vi en framgångsrik implementering tillsammans med stadens kärnteam.
Endast certifierade aktörer med lång erfarenhet och kunskap om tekniken kan vara implementeringspartner för Workday.
– Vi är glada över samarbetet med Helsingfors stad. Under drygt tio år har vi genomfört fler än 350 Workday-projekt tillsammans med våra kunder, och vi ser fram emot att få använda vår omfattande kompetens för att uppnå Helsingfors stads mål, säger EVP EMEA Rainer Maier från Kainos.
Ett lyckat införande säkerställs genom tester och omfattande stöd för förändringen
Workday införs på ett kontrollerat sätt, en del i taget. Samtidigt utvecklas processerna för personalledning. Från och med början av 2027 används systemet till exempel för att inleda och avsluta tjänste- och anställningsförhållanden samt hantera frånvaro. Senare utökas användningen av systemet till exempelvis rekrytering, introduktion och kompetensutveckling.
Staden har gjort omfattande förberedelser för projektet genom samarbete mellan en projektgrupp av experter och alla sektorer, affärsverk och ämbetsverk.
– Vi har kartlagt nuläget och dess utmaningar och studerat chefernas vardag. Vi har lagt grunden för en teknisk utveckling och planerat mer välfungerande processer. Upphandlingsprocessen genomfördes mycket grundligt med hänsyn till Helsingfors strategiska krav och skala, säger Lumijärvi.
Förändringen kommer att beröra alla anställda inom staden och alla chefers vardag. Stödet för den omfattande förändringen har redan börjat i hela stadsorganisationen. För att införandet ska gå smidigt förbereds det också genom omfattande tester. På så sätt kan man se till att systemet fungerar och motsvarar stadens behov från den stund det tas i bruk.
