Analysen innehåller lönefel som korrigerats den 15 september–23 oktober (ca 4 500 stycken) och som rapporterats till löneberäkningsavdelningens kundtjänst.
Bland de orsaker till lönefelen som identifierats fanns till exempel fel som skett tidigt under lönebetalningsprocessen. Med detta avses situationer där information som påverkar lönen inte har hunnit till löneberäkningen i tid, saknades eller var felaktig. Orsaker härrör också från löneberäkningsskedet, varvid information som kommit till löneberäkningen inte har hunnit behandlas i tid eller det har skett ett fel i behandlingen. Även problem som förknippas med konversion, det vill säga informationsöverföring, mellan det gamla och det nya löneutbetalningssystemet orsakar fel. Det fanns också fel som i slutändan inte krävde några korrigeringar. Analysen ger en måttligt bra bild av felorsakerna, även om orsaken till alla korrigerade fel som analyserades inte hade registrerats.
Stöd till löneutbetalningsprocessens tidiga skede
Eftersom det finns flera skäl bakom problemen med löneutbetalningarna, finns det också flera lösningar till situationen. Lösningarna för att stabilisera löneutbetalningarna riktas till tre delområden: utveckling av verksamhetssätten, tryggande av löneförvaltningens funktionsförmåga och utveckling av lönesystemet.
Tyngdpunkten i stabiliseringen ligger på att förhindra uppkomsten av fel och förbättra kvaliteten på hela löneutbetalningsprocessen, så att prestationsförmågan för korrigering av de ackumulerade felen inom stadens löneberäkning stärks och situationen normaliseras. För löneutbetalningsprocessens tidiga skeden ordnar Helsingfors stöd till cheferna och bedömer arbetsfördelningar tillsammans med sektorerna. Löneutbetalningssystemets användbarhet utvecklas tillsammans med systemleverantören för att minska antalet fel.
Lönefelens andel i lönespecifikationerna har minskat
Enligt den senaste lägesbilden för lönebetalningen har andelen lönespecifikationer med fel minskat till slutet av oktober. Av alla lönespecifikationerna fanns det lönefel i 4,6 procent i oktober, mot 6 procent i september. Uppgifterna från oktober preciseras när alla fel som har skett i oktober har registrerats. För tillfället gäller majoriteten av de okorrigerade lönefelen löner som saknas delvis. Bakom finns bland annat utmaningar med informationsförmedlingen mellan systemen, vilket påverkar bland annat utbetalningen av olika tillägg och arvoden, samt fördröjningar i behandlingen av skattekort. Dessutom finns det fel, vars korrigering kräver samarbete med systemleverantören.
Näst mest finns så kallade övriga fel (bl.a. fel som förknippas med semesterdagar och frånvaro) och tredje mest överbetalda löner. Antalet okorrigerade löner som saknas helt har minskat i oktober. Helt saknade löner betalas i regel inom två vardagar efter att löneberäkningsavdelningens kundtjänst har fått besked om detta.
Löneberäkningsavdelningens kundtjänst får fortfarande rikligt med meddelanden. Under uppföljningsperioden mottogs nästan 12 000 meddelanden. Som orsak till detta har man identifierat de många kontaktkanalerna: samma lönefel leder till att kontakt tas flera gånger. Som korrigerande åtgärd kommer staden att förtydliga kundtjänstens rutiner och kommunikationen om dem samt uppmuntra personalen att endast göra en servicebegäran för varje ärende.