Analyysissä on mukana ajanjaksolla 15.9.–23.10. korjattuja palkkavirheitä (n. 4 500 kappaletta), jotka on ilmoitettu palkanlaskennan asiakaspalvelun kautta.
Tunnistettuja syitä palkkavirheille olivat mm. palkanmaksuprosessin alkupäässä tapahtunet virheet, joilla tarkoitetaan tilanteita, joissa palkkaan vaikuttava tieto ei ole ehtinyt ajoissa palkanlaskentaan tai tietoa puuttui tai se oli virheellistä. Syitä on myös palkkaprosessin palkanlaskentavaiheessa, jolloin palkanlaskentaan saapunutta tietoa ei ole ehditty käsittelemään ajoissa tai käsittelyssä on tapahtunut virhe. Myös konversioon, eli tiedonsiirtoon liittyneet ongelmat vanhan ja uuden palkanmaksujärjestelmän välillä aiheuttavat virheitä. Joukossa oli myös virheitä, joissa korjaustoimille ei ollutkaan aihetta. Analyysi kertoo kohtalaisen näkymän virheiden syistä, vaikka kaikkiin analyysin kohteena olleisiin korjattuihin virheisiin virheen syytä ei ollut kirjattu.
Tukea palkanmaksuprosessin alkuvaiheisiin
Koska palkanmaksun ongelmien taustalla on useita syitä, myös tilanteen ratkaisukeinot ovat moninaisia. Palkanlaskennan vakauttamishankkeen ratkaisuja kohdennetaan kolmelle osa-alueelle, eli toimintatapojen kehittämiseen, palkkahallinnon toimintakyvyn turvaamiseen sekä palkkajärjestelmän kehittämiseen.
Vakauttamisessa painopisteenä on virheiden syntymisen estäminen ja koko palkanmaksuprosessin laadun parantaminen, jotta kaupungin palkanlaskennan suorituskyky kertyneiden virheiden korjaamiseksi vahvistuu ja tilanne normalisoituu. Palkanmaksuprosessin alkuvaiheisiin Helsinki järjestää tukea esihenkilöille ja arvioi työnjakoja toimialojen kanssa. Palkanmaksujärjestelmän käytettävyyttä kehitetään virheiden vähentämiseksi yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa.
Palkkavirheiden osuus palkkalaskelmista laskenut
Palkanmaksun viimeisimmän tilannekuvan (ajalta 20.10.-3.11.) mukaan palkkavirheiden osuus palkkalaskelmista on laskenut lokakuun loppuun mennessä. Palkkavirheiden osuus palkkalaskelmista oli lokakuussa 4,6 prosenttia, kun se syyskuussa oli 6 prosenttia. Lokakuun tieto täsmentyy, kun kaikki lokakuun virheet on saatu kirjattua. Tällä hetkellä korjaamattomista palkkavirheistä valtaosa on osittain puuttuvia palkkoja. Niiden taustalla ovat mm. haasteet tiedonsiirrossa järjestelmien välillä, mikä vaikuttaa mm. erilaisten lisien ja palkkioiden maksuun sekä verokorttien käsittelyn viiveet. Lisäksi on sellaisia virheitä, joiden korjaamiseksi on tehtävä yhteistyötä järjestelmätoimittajan kanssa.
Virheistä toiseksi eniten on muita virheitä (mm. lomapäiviin ja poissaoloihin liittyvät virheet) ja kolmanneksi eniten on liikaa maksettuja palkkoja. Korjaamattomien kokonaan puuttuvien palkkojen määrä on lokakuussa vähentynyt. Kokonaan puuttuvat palkat maksetaan pääsääntöisesti kahdessa arkipäivässä siitä, kun asiasta on ilmoitettu palkanlaskennan asiakaspalveluun.
Palkanlaskennan asiakaspalveluun tulee yhä runsaasti yhteydenottoja. Seurantajaksolla niitä tuli lähes 12 000. Syyksi on tunnistettu useat yhteydenottokanavat, joten samasta palkkavirheestä tulee päällekkäisiä yhteydenottoja. Korjaavana toimenpiteenä kaupunki selkiyttää asiakaspalvelun käytäntöjä ja niistä viestintää sekä kannustaa henkilöstöä tekemään vain yhden palvelupyynnön kutakin asiaa kohden.