Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon

Huomioi seuraavat asiat:

Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon paperipostilla, sähköisesti tai kaupungintalon ala-aulassa olevaan postilaatikkoon.

  • Voit toimittaa asiakirjat sähköpostilla osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)
  • Lähetäthän arkaluontoisen tai salassa pidettävän aineiston suojatulla sähköpostilla: Lähetä suojattu sähköposti Helsingin kaupungin kirjaamoon(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
  • Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
  • Mikäli toimitat paperipostilla asiakirjoja, ethän käytä niittejä skannauspalvelun takia.
  • Mikäli toimitat sähköisesti asiakirjoja, tiedostojen jaottelu ja nimeäminen helpottaa asiakirjojen käsittelyä.
  • Asiakirjat liitteineen tulee toimittaa erillisinä tiedostoina.
  • Kirjaamon asiakaspalvelu palvelee 1.1.2024 alkaen arkisin klo 9–15. Asiakirjoja voi toimittaa kaupungintalon aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon kaupungintalon aukioloaikojen ja kaupungin virastoajan aikana arkisin klo 8.15–16.

Tiedostojen nimeäminen

  • Tiedosto nimetään selkeästi siten, että tiedoston nimi kuvaa mahdollisimman hyvin tiedoston sisältöä.
  • Tiedoston nimessä on suositeltavaa esittää myös jokin tarkentava tieto, kuten asiakirjan päivämäärä.
  • Jos kirjelmässä on numeroitu liiteluettelo, liitetiedoston nimeen on suositeltavaa laittaa vastaava liitenumero.

Asiakirjojen nimeämisen esimerkkejä

  • Hakemus, 15.11.2021
  • Oikaisuvaatimus, 11.2.2021
  • Liite 1, Tutkintotodistus 1.12.2019
  • Liite 2, kuvat tapahtuneesta 25.10.2016

Sallitut tiedostomuodot

  • Tekstitiedostot: pdf, doc, docx, dot, xls, xlsx, xlt, xla, ppt, pptx
  • Kuvatiedostot: jpg, jpeg, png, gif
  • Video-/äänitiedostot: mp1, mp2, mp3, mp4
Helsingin kaupungintalo edestä kuvattuna.

Helsingin kaupungin kirjaamo

Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13, 00170 Helsinki
Aukioloajat:

Kirjaamon asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 9.00 - 15.00 puhelimitse +358 9 310 13700
sähköpostitse helsinki.kirjaamo@hel.fi

Kirjaamolle voi myös jättää postia kaupungintalon ala-aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon.

Jos lähetät sähköpostitse arkaluontoista tai salassa pidettävää aineistoa, käytäthän suojattua sähköpostia osoitteessa securemail.hel.fi.

Katso tarkemmat tiedot