Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon

Johdanto

Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon sähköisesti, postitse, henkilökohtaisesti asiakaspalvelupisteelle tai kaupungintalon aulassa sijaitsevaan postilaatikkoon.

Huomioi seuraavat asiat:

Voit toimittaa asiakirjat sähköpostilla osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)
Lähetäthän arkaluontoisen tai salassa pidettävän aineiston Helsingin kaupungin tarjoamalla suojatulla sähköpostipalvelulla: Lähetä suojattu sähköposti Helsingin kaupungin kirjaamoon(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) Esimerkiksi Outlookin ja Gmailin omilla toiminnallisuuksilla salatut viestit eivät avaudu kirjaamossa, emmekä voi saattaa asiaasi vireille näiden kautta toimitetulla viestillä. Kirjaamo ei myöskään pysty vastaanottamaan pilvipalveluissa jaettuja tiedostoja, esimerkkeinä Google Drive ja OneDrive.
Mainitsethan asioinnin yhteydessä kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungilla.
Mikäli toimitat paperisia asiakirjoja, ethän käytä niittejä, sillä asiakirjat skannataan sähköiseen muotoon.
Mikäli toimitat sähköisesti asiakirjoja, tiedostojen jaottelu ja nimeäminen helpottaa asiakirjojen käsittelyä.
Asiakirjat liitteineen tulee toimittaa erillisinä tiedostoina.

Tiedostojen nimeäminen

Tiedosto nimetään selkeästi siten, että tiedoston nimi kuvaa mahdollisimman hyvin tiedoston sisältöä.
Tiedoston nimessä on suositeltavaa esittää myös jokin tarkentava tieto, kuten asiakirjan päivämäärä.
Jos kirjelmässä on numeroitu liiteluettelo, liitetiedoston nimeen on suositeltavaa laittaa vastaava liitenumero.