Huomioi seuraavat asiat:
Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon paperipostilla, sähköisesti tai kaupungintalon ala-aulassa olevaan postilaatikkoon.
- Jos lähetät osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi (Linkki avaa oletussähköpostiohjelman) arkaluontoista tai salassa pidettävää aineistoa, käytäthän suojattua sähköpostia: securemail.hel.fi (Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
- Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
- Mikäli toimitat paperipostilla asiakirjoja, ethän käytä niittejä skannauspalvelun takia.
- Mikäli toimitat sähköisesti asiakirjoja, tiedostojen jaottelu ja nimeäminen helpottaa asiakirjojen käsittelyä.
- Asiakirjat liitteineen tulee toimittaa erillisinä tiedostoina.
Tiedostojen nimeäminen
- Tiedosto nimetään selkeästi siten, että tiedoston nimi kuvaa mahdollisimman hyvin tiedoston sisältöä.
- Tiedoston nimessä on suositeltavaa esittää myös jokin tarkentava tieto, kuten asiakirjan päivämäärä.
- Jos kirjelmässä on numeroitu liiteluettelo, liitetiedoston nimeen on suositeltavaa laittaa vastaava liitenumero.
Asiakirjojen nimeämisen esimerkkejä
- Hakemus, 15.11.2021
- Oikaisuvaatimus, 11.2.2021
- Liite 1, Tutkintotodistus 1.12.2019
- Liite 2, kuvat tapahtuneesta 25.10.2016
Sallitut tiedostomuodot
- Tekstitiedostot: pdf, doc, docx, dot, xls, xlsx, xlt, xla, ppt, pptx
- Kuvatiedostot: jpg, jpeg, png, gif
- Video-/äänitiedostot: mp1, mp2, mp3, mp4
