Kun haluat toimittaa asiakirjan sähköisesti
Kirjaamo ottaa sähköisiä asiakirjoja vastaan sähköpostitse osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi.(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman) Toimita arkaluontoiset asiakirjat suojatulla sähköpostilla.(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) Kaupunki voi ottaa asian käsittelyyn sähköpostiviestin tai sen liitetiedoston perusteella. Pyydämme, että lähetät asiakirjasi PDF-muodossa. Ilmoita aiemmin saamasi kirjaamisnumero, jos lähetät täydennystä jo vireillä olevassa asiassasi.
Tavallinen sähköposti ei sovellu arkaluontoisten henkilötietojen tai muun salassa pidettävän aineiston toimittamiseen. Toimita luottamukselliset tiedot kirjaamoon suojatulla sähköpostilla tai paperilla. Arkaluontoisia henkilötietoja ovat esimerkiksi terveystiedot.
Lähetä arkaluontoinen tai salassa pidettävä sähköinen aineisto Helsingin kaupungin tarjoamalla suojatulla sähköpostipalvelulla: Lähetä suojattu sähköposti Helsingin kaupungin kirjaamoon(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Esimerkiksi Outlookin ja Gmailin omilla toiminnallisuuksilla salatut viestit eivät avaudu kirjaamossa, emmekä voi saattaa asiaasi vireille näiden kautta toimitetulla viestillä. Kirjaamo ei myöskään pysty vastaanottamaan pilvipalveluissa jaettuja tiedostoja, esimerkkeinä Google Drive ja OneDrive.
Nimeä tiedostot niin, että tiedostonimi kuvaa tiedoston sisältöä. Toimita mahdolliset liitteet erillisinä tiedostoina. Kirjoitathan tiedostonimeen myös asiakirjan päiväyksen. Esimerkkejä tiedostojen nimeämisestä:
- Hakemus 12.10.2024
- Liite 1, valokuvat
- Liite 2, kartta
Mikäli toimitat liiteluettelon, nimeä liitetiedostot luettelon ja siinä ilmoitetun numeroinnin mukaisesti.
Kirjaamo ottaa vastaan yleisimpiä teksti-, kuva- ja video- sekä äänitiedostoja.
Tekstitiedostoista sallittuja ovat PDF sekä Microsoft Word, Excel ja Powerpoint-tiedostot, joiden tiedostotunnukset ovat doc, docx, dot, xls, xlsx, xlt, xla, ppt, pptx. Suosittelemme lähettämään asiakirjat PDF-muodossa.
Kuvatiedostoista sallittuja ovat yleisimmät rasteripohjaiset tiedostotyypit: jpg, jpeg, png, gif.
Ääni- ja videotiedostoista sallittuja ovat mp1, mp2, mp3, mp4.
Kun haluat toimittaa asiakirjan paperisena
Voit lähettää paperisia asiakirjoja postin välityksellä tai tuoda ne henkilökohtaisesti kirjaamon palvelupisteelle.
Kirjaamo skannaa toimittamasi asiakirjat sähköiseen muotoon käsittelyä varten, joten älä niittaa papereita yhteen.
Huomioithan että lähettäjänä olet vastuussa asiakirjan saapumisesta ajallaan myös silloin, kun jätät sen postin kuljetettavaksi.
Lähetä asiakirjat osoitteeseen Kirjaamo, PL 10, 00099 Helsingin kaupunki.
Jos haluat asioida paikan päällä, voit tuoda asiakirjat kirjaamon palvelupisteelle Helsingin kaupungintalolle, osoitteeseen Pohjoisesplanadi 11–13. Olemme avoinna arkisin klo 9–15. Kirjaamo sijaitsee pääovien jälkeen oikealla, lyhyiden portaiden yläpäässä. Kaupungintalon aulapalvelu auttaa sinua, jos tarvitset esimerkiksi hissiä. Klo 8.15–9 ja 15–16 voit jättää asiakirjat kaupungintalon aulapalveluun.
Yleistietoa asiakirjoista
Kirjaamo kirjaa Helsingin kaupungin asiarekisteriin asiakirjat, jotka Helsingin kaupunki käsittelee hallintoasiana. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi oikaisuvaatimukset, sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskevat muistutukset, kaavoitusta koskevat mielipiteet ja kuntalain mukaiset kunnan asukkaan aloitteet. Tällöin kaupunki on asiassasi toimivaltainen viranomainen. Palautetta tai kysymyksiä Helsingin kaupungille voit lähettää Helsingin palautepalveluun.(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Jos olet hakemassa muutosta saamaasi päätökseen, tutustu huolella saamaasi muutoksenhakuohjeeseen ennen kuin lähetät oikaisuvaatimuksesi. Lisätietoja saamastasi päätöksestä tai laskusta saat siihen merkityltä lisätiedonantajalta. Lisätietoja oikaisuvaatimuksen tekemisestä.(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Kun lähettämäsi asiakirja kirjataan Helsingin kaupungin asiarekisteriin, sinulle lähetetään kirjausilmoitus. Kirjausilmoituksessa kerrotaan henkilötietojesi rekisteröimisestä asianhallintajärjestelmään ja rekisteröidyn oikeuksista sekä ilmoitetaan asiasi kirjaamisnumero.
Ilmoitathan asioidessasi aiemmin saamasi kirjaamisnumeron, jos asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungilla. Kirjaamisnumerot ovat muotoa HEL 202X-012345.
Suomessa viranomaisten toimintaa ohjaa julkisuusperiaate. Tämä tarkoittaa, että viranomaiselle toimitetut asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ja kuka vain voi pyytää ne nähtäväkseen. Julkisuuslaissa(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) määritellään erikseen tiedot, jotka tekevät viranomaisen asiakirjoista salassa pidettäviä. Salassapitosäännöksiä voi sisältyä myös muuhun lainsäädäntöön. Salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi kaikki terveystiedot, työllisyyspalveluiden ja sosiaalihuollon asiakkuus, liikesalaisuudet, henkilön vuositulot ja varallisuustiedot sekä yksityiselämän piiriin kuuluvat tiedot. Tällaisia tietoja sisältäviä viranomaisen asiakirjoja koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Olet asiakirjan lähettäjänä vastuussa siitä, että asiakirjasi on perillä asetettuun määräaikaan mennessä. ( Hallintolaki 17 §(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) ) Lähettäjän vastuu koskee niin sähköisesti kuin paperilla toimitettuja asiakirjoja.
