Tällä hetkellä palkkatiedot saadaan pääosin siirrettyä tulorekisteriin oikea-aikaisesti. Aikaisempien kuukausien tulorekisterivirheiden korjaaminen on kuitenkin haastavaa palkanmaksujärjestelmän ominaisuuksien ja suuren volyymin takia.
Palkanmaksusta vastaavan Talpan tulorekisteritiimiin on lisätty työntekijöitä ja tiimi työstää tehostetusti tulorekisteritietojen oikeellisuutta. Tavoitteena on saada tulorekisteritiedot korjattua verottajan määräpäivään mennessä, jotta esitäytetyt veroilmoitukset tulevat oikeilla tiedoilla Helsingin kaupungin työntekijöille. Varautumista, tukitoimenpiteitä ja viestintäsuunnitelmaa valmistellaan yhteistyössä Verohallinnon kanssa, huomioiden myös sellainen tilanne, että kaikkia tietoja ei ehdittäisi korjaamaan verottajan määräpäivään mennessä.
Palkanmaksuhaasteiden korjaustoimenpiteisiin lisäpanostuksia
Kaupungin tämän vuoden talousarviossa palkanmaksuhaasteiden korjauksiin on varattu kuusi miljoonaa euroa. Kansliapäällikön tekemän käyttösuunnitelmapäätöksen mukaan enintään 3,3 miljoonaa euroa käytettäisiin palkanmaksun vakauttamisen aiheuttamiin ylimääräisiin henkilöstökuluihin. Ylimääräisiä henkilöstökuluja tulee esimerkiksi esihenkilöille tarjottavista väliaikaista tukipalveluista ja palkanlaskennan lisähenkilöstöstä. Kuudesta miljoonasta eurosta enintään 0,8 miljoonaa euroa on varattu konsulttitukeen ja 0,5 miljoonaa euroa viivästysmaksuihin.
Viivästysmaksuista 1,3 miljoonaa euroa on kirjattu vuoden 2022 puolelle. Kaupunki arvioi, että vuonna 2022 palkanmaksuhaasteet aiheuttivat n. 4 miljoonan euron ylimääräiset kustannukset. Viivästysmaksujen lisäksi summasta 1,7 miljoonaa euron kohdistui Talpaan, eli palkanlaskennan lisähenkilöstön palkkakuluihin ja miljoona euroa konsulttitukeen. Verohallinnon seuraamusmaksut olivat 30 000 euroa ja työntekijöille maksetut vahingonkorvaukset joitakin tuhansia euroja.
Talpan Sarastia-tuen palvelu laajenee esihenkilöiden lomakeneuvontaan
Yksi esihenkilöille tarkoitetuista tukipalveluista on kaupungin oman Sarastia-tuen laajentaminen lomakeneuvontaan. Neuvonta alkaa 13. helmikuuta, ja sitä tarjotaan tiettyjen Sarastia-lomakkeiden täyttämiseen. Neuvontaa annetaan aluksi kaupungin suurimpien toimialojen eli sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan esihenkilöille. Palvelua laajennetaan myöhemmässä vaiheessa myös muille toimialoille sekä lomakkeita valmisteleville henkilöille. Sarastia-lomakeneuvonta on väliaikainen palvelu, joka on toiminnassa vuoden 2023 ajan. Odotuksena on, että palvelu helpottaa Sarastiaan liittyvää työkuormaa ja vahvistaa myös osaamista järjestelmän käyttöön.
Esihenkilöt saavat ajanvarauksella toimivasta neuvonnasta apua uusiin palvelussuhteisiin, toisen tehtävän hoitoon, perhevapaisiin ja työajan muutoksiin liittyvien lomakkeiden täyttämiseen. Näiden lomakkeiden täyttäminen oikein on keskeistä palkanmaksun oikeellisuuden kannalta. Perhevapaisiin ja työajan muutoksiin liittyviin lomakkeisiin neuvontaa saa 20. helmikuuta alkaen.
Lisäksi kasvatuksen ja koulutuksen toimialan varhaiskasvatuksen esihenkilöille on tarjolla tueksi Sarastia-työhön uusi sihteeritiimi, joka auttaa vuoden 2023 ajan.
Virheiden osuus palkkalaskelmista laskusuunnassa
Uudet palkkavirheet ovat yhä laskevalla trendillä. Marraskuussa 2022 ilmoitettuja virheitä oli enää 5,4 prosentissa palkkalaskelmista, näistä varsinaisia palkkavirheitä 4,3 prosentissa palkkalaskelmista. Joulukuun ja tammikuun data ei vielä ole vahvistunut, mutta suunta on yhä selkeästi laskeva. Uusien virheiden määrä on alhaisempi kuin edellisen palkanmaksujärjestelmän ollessa käytössä.
Korjaamattomien kokonaan puuttuvien palkkojen määrä on pysynyt syyskuun 2022 lopun jälkeen seurantajaksojen tarkasteluajankohtina alle sadan. Kokonaan puuttuvat palkat saadaan korjattua kahdessa päivässä, mikäli korjaukseen vaadittava tieto on Talpalla.
Helsinki jatkaa tehotetusti vuonna 2022 kertyneiden palkkavirheiden korjaamista. Tavoitteena on korjata ne maaliskuun loppuun mennessä.
Palkanlaskennan asiakaspalveluun tulee runsaasti yhteydenottoja. Yhteydenottojen määrä saavutti kuitenkin marraskuussa jo alhaisemman tason kuin tammikuussa 2022 ennen Sarastian käyttöönottoa. Joulukuussa ja alkuvuodesta 2023 yhteydenottojen määrä oli jälleen kasvussa, mikä johtui vuodenvaihteeseen normaalisti liittyvillä asioilla sekä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan organisaatiomuutokseen liittyvillä varmistuksilla.