Vastikkeellinen tapahtumakumppanuus
Aloita haku täyttämällä sähköinen tapahtumaehdotuslomake ja siihen kuuluva liite. Hyödynnämme arvioinnissa asiantuntija-arviointia, ja päätöksenteko perustuu kokonaisharkintaan. Kaupungin tapahtuma-asiantuntijat käyvät hakemuksen läpi ja arvioivat sen kaupungin kumppanuuskriteerien mukaisesti. Yksittäisten hakemusten arvioinnin lisäksi tarkastelemme hakemuksia myös keskenään vertaillen. Hakemuksen hyväksyminen on edellytys jatkoneuvotteluille, eikä se vielä merkitse kumppanuussopimuksen syntymistä.
Vinkki: Tutustu arviointiperusteisiin ja tarkastele omaa hanketta suhteessa perusteisiin jo valmisteluvaiheessa.
Muistathan lähettää hakemuksen ajoissa. Hakulomake tulee toimittaa vähintään vuosi ennen tapahtuman suunniteltua ajankohtaa.
Hae tapahtumakumppanuutta (Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Kongressihaut
Helsinki Partners auttaa kansainvälisten kongressien järjestäjiä maksutta muun muassa kongressin hakuprosessissa, kokoustilojen ja sopivien kumppanien ja palveluntuottajien valinnassa sekä kongressin ennakkomarkkinoinnissa.
Helsinki on menestynyt hyvin kansainvälisessä kongressikilpailussa. Helsingin vahvuuksia kongressikaupunkina ovat mun muassa kaupungin luotettava maine, palvelujen korkea taso, hyvät yhteydet, turvallisuus, huippuosaaminen ja tutkimuksen korkea taso monella eri tieteen alalla
-
Täytä hakulomake
Tutustu hakuohjeeseen ja lähetä sähköinen hakulomake liitteineen viimeistään vuotta ennen suunniteltua tapahtumaa, jotta prosessi etenee sujuvasti.
-
Hakemuksen arviointi
Asiantuntijamme arvioivat hakemuksesi kumppanuuskriteerien pohjalta. Ilmoitamme noin kuukauden kuluessa, etenemmekö yhteistyössä jatkoneuvotteluihin.
-
Kumppanuusneuvottelut
Hyväksytyn hakemuksen myötä aloitamme yhdessä kumppanuusneuvottelut ja määrittelemme kumppanuuden tason. Laadimme yhteistyösopimuksen.
-
Yhteistyö tapahtuman aikana
Teemme tapahtuman aikana tiivistä yhteistyötä ja tarjoamme tukea sekä sovittuja vastikkeita koko prosessin ajan.
-
Yhteinen arviointi tapahtuman jälkeen
Tapahtuman jälkeen arvioimme yhdessä sen vaikuttavuutta ja keskustelemme siitä, millaisia mahdollisuuksia yhteistyön jatkamiselle voisi olla.
Ehdotukset arvioi Helsingin kaupungin asiantuntijaryhmä. Kokoonpano vaihtuu ehdotuksen mukaan, jotta mukana on aina juuri kyseiseen aiheeseen perehtyneitä ammattilaisia.
Isot tapahtumakokonaisuudet linjaa aina kaupunginhallitus tai suurtapahtumien koordinaatioryhmä, jonka puheenjohtajana toimii pormestari. Jos haluat lisätietoa tapahtumallisuutta kehittävistä työryhmistä, siirry sivulle Helsinki tapahtumakumppanina | Helsingin kaupunki.
Arvioinnissa käytetään valmiita kriteerejä, jotka perustuvat Helsingin kaupunkistrategiaan sekä matkailun ja tapahtumien kehitysohjelmaan.
Kumppanuusehdotuslomake
Perehdy kumppanuusehdotuslomakkeen kysymyksiin ennen lomakkeen täyttämistä. Huomioithan, että lomake tulee täyttää kerralla, sitä ei voi välillä tallentaa. Suosittelemme laatimaan vastaukset etukäteen ja syöttämään ne kerralla.
kumppanuusehdotuslomakkeen tarkoitus on saada perustiedot tapahtumasta ja toimia kanavana keskustelun avaukselle. Hyväksytyille tapahtumaehdotuksille ei myönnetä automaattisesti tapahtumanjärjestäjän ehdottamaa kumppanuutta, vaan aloitamme yhteiset keskustelut yhteistyöstä.
Toimita kumppanuusehdotus viimeistään 12 kk ennen suunniteltua tapahtuman alkua, jotta arvioinnille jää riittävästi aikaa ja saadaan rakennettua hyväksyttyjen ehdotusten kanssa oikeanlainen kokonaisuus.
Katso kumppanuusehdotuslomakkeen kysymykset(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Kumppanuusehdotuslomakkeen liite
Kumppanuusehdotuslomakkeen mukana lähetetään myös vapaamuotoinen liite. Saat ohjeet liitteen toimittamisesta sähköpostitse, kun tapahtumaehdotuslomake on jätetty. Tässä ohjeita vapaamuotoisen liitteen laatimiseen.
- Tapahtumaehdotuslomakkeen tarkoituksena on saada perustiedot tapahtumasta ja toimia hyväksyttyjen ehdotusten osalta kanavana keskustelun avaukselle. Hyväksytyille tapahtumaehdotuksille ei siis myönnetä automaattisesti tapahtumanjärjestäjän ehdottamaa kumppanuutta, vaan aloitetaan yhteinen keskustelu yhteistyöstä.
- Jotta arvioinnille jää riittävästi aikaa, jätä tapahtumaehdotus viimeistään 12 kk ennen suunniteltua tapahtuman alkua.
- Ehdotukset arvioi nimetty arviointiryhmä, jossa korostuu kyseiseen ehdotukseen tarvittava asiantuntijuus
- Arviointiryhmän käytössä on arviointikriteeristö, joka pohjautuu voimassa olevaan Helsingin kaupunkistrategiaan ja Matkailun- ja tapahtumien kehitysohjelmaan.
- Lomake itsessään on määrämuotoinen, jonka kautta saadaan tarvittavat perustiedot. "Liite on mahdollisuutenne/keinonne tuoda esiin, millaista molempia osapuolia edistävää vaikuttavuutta tapahtuma saa aikaan ja miksi tapahtuma on merkityksellinen Helsingille. Ajatukset kumppanuuden suhteen kannattaa olla mahdollisimman realistisia
- Jos tapahtumaehdotusta ei hyväksytä ja keskusteluja ei aloiteta, tämä ei tietenkään tarkoita etteikö tapahtuma olisi merkityksellinen: tapahtuma ei vain tällä kertaa vastannut kaupunkitasoisen kumppanuuden määreitä.
- Kumppanuutta kevyempi Helsingin kaupungin osallistuminen tapahtuman toteutukseen on avustus. Katso lisätiedot avustuksista ja tutustu erilaisiin avustuksiin.(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Korosta liitteessä selkeästi niitä asioita, jotka ovat tapahtumalle erityisen merkityksellisiä ja joka näkyvät tapahtuman toteutuksessa. Huomioi, että hakemusta arvioidaan näiden asioiden perusteella.
Liitteessä voit tuoda esiin, millaista molempia osapuolia edistävää vaikuttavuutta tapahtuma saa aikaan ja miksi tapahtuma on merkityksellinen Helsingille. Ajatukset kumppanuuden suhteen kannattaa olla mahdollisimman realistisia.
Kerro liitteessä, miksi haluat Helsingin tapahtumakumppaniksi. Tutustu Helsingin kaupunkistrategiaan ja Matkailun- ja tapahtumien kehitysohjelmaan. Tutustu myös kriteereihin, joita hakemuksissa arvioidaan.
Onko kyseessä konferenssi tai yritystapahtuma?
Konferenssien ja yritystapahtumien osalta mainitse onko valtio mukana tapahtumassa. Arvioi myös mistä maista ja kuinka paljon osallistujia on tulossa.
Kenelle tapahtuma on suunnattu?
Haluamme erityisesti tukea tapahtumia, jotka on suunnattu lapsille, nuorille tai ikäihmisille. Kerro hakemuksessasi, jos:
- tapahtuman sisältö on suunniteltu juuri näille ikäryhmille.
- nämä ryhmät pääsevät itse osallistumaan tapahtuman järjestämiseen.
Miten tapahtuma vaikuttaa laajemmin?
Arvioimme myös tapahtuman laajempia hyötyjä Helsingille. Kuvaile, onko tapahtumallasi merkittävää taloudellista vaikutusta esimerkiksi paikallisiin yrityksiin tai muihin toimijoihin.
- Esimerkki: Kulttuuri- tai urheilutapahtuma voi tuoda asiakkaita lähialueen ravintoloille, hotelleille ja palveluntarjoajille, mikä vahvistaa koko alueen elinvoimaa.