Vähennetään yhdessä multitaskaamista – avaimia parempiin kokouksiin ja ajankäyttöön

Etätyörupeama ja koronapandemia yleensä ovat vaikuttaneet lähes kaikkeen viestintään ja vuorovaikutukseen työpaikoilla. Monet viestintään liittyvät käytännöt ovat osoittautuneet toimiviksi, mutta yhteisöllisyyttä on varmasti kaivattu. Työterveys Helsingin työterveyspsykologi Katriina Pulli on havainnut työssään, että melkein kaikki kuluneen vuoden aikaiset työyhteisöyhteydenotot liittyvät keskinäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen muuttumiseen ja riittämättömyyteen. Tehtiinpä työtä etänä, toimistolla tai monipaikkaisesti, kokouksiin ja ajankäyttöön liittyvistä käytännöistä sopiminen vaatii yhteistä keskustelua, jolle otollinen aika olisi heti lomien jälkeen.

Koronapandemian jälkitautina on saattanut esiintyä kokoustautia, jonka oireina ovat kokousten määrän muttei laadun lisääntyminen, kokouksiin turhautuminen ja ajanhallinnan menettäminen. Kokousten aikana tekee mieli myös yrittää multitaskata eli tehdä useita asioita samanaikaisesti. Kokousten laatua ja työajankäyttöä voi parantaa keskustelulla ja käytännöistä yhdessä sopimalla. Tärkeä hyvinvointia lisäävä tekijä olisi mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä.

Minkälaisia kokouksia meillä pidetään?

Kuluneen vuoden aikana Pulli on huomannut asiakkaistaan, että työyhteisöissä ei välttämättä ole isoja ongelmia tai kriisiä, mutta työntekijät kokevat, ettei keskustelulle ole riittävää mahdollisuutta. Tiimin viikoittainen kokousaika saattaa olla sovittuna, mutta keskustelua ei käydä niistä asioista, joista pitäisi.

Myös tauottomat kokousputket sekä huonosti valmistellut kokoukset kuormittavat työntekijöitä. Varsinaiselle työnteolle pitäisi jäädä hyvin aikaa kokousten ulkopuolella. ”Eihän kenenkään työ tule tehtyä pelkästään kokouksissa istumalla”, Pulli pohtii.

”Paremmat kokoukset paitsi lisäävät hyvinvointia myös parantavat ajankäyttöä töissä. Hyvä kokous on etukäteen valmisteltu ja sen tavoite on osallistujille selvillä. Sitoutumisen ja keskittymisen takaamiseksi osallistujien olisi hyvä tietää, onko keskustelu luovaa ja vapaamuotoista vai onko kokouksella tarkka agenda ja tavoite.”, Pulli neuvoo kokousten järjestäjiä.

Puheenjohtajalla on tärkeä rooli kokousten parantamisessa. ”Etäkokoukset ovat helposti muodollisempia kuin lähikokoukset. Niinpä etäkokouksen vetäjältä vaaditaan tavallista enemmän panostusta ja napakkaa puheenjohtamista, jotta kokoukset olisivat eläväisempiä ja jotta niissä olisi helpompi keskittyä. Myös selkeä ja mielellään säännöllisesti toistuva rakenne auttavat – oli kokous etänä tai ei.”, Pulli sanoo.

Kokousten toimivuutta on hyvä arvioida säännöllisesti, sillä työelämän tilanteet ja tarpeet muuttuvat usein. Voi pohtia, miten kokoukset palvelevat tiimin tavoitteita, ja mitä tavoitteita kokouksille asetetaan. Kokousten sisällön ja toimivuuden arviointiin käytetty aika maksaa itsensä varmasti takaisin.

Vältä kuormitusta parantamalla keskittymistä ja läsnäoloa

Kokousten suunnittelun lisäksi ajankäyttöä ja keskittymistä voi parantaa työympäristöä muuttamalla. ”Olisi hyvä sopia yksikön tai tiimin yhteisistä työtavoista, jotta jää tarpeeksi aikaa keskittymistä vaativan työn tekemiseen. Voi miettiä, onko kaikkien oltava koko ajan tavoitettavissa ja täytyykö kaikkeen reagoida heti. Keskeytykset kuormittavat aivoja, ja keskeytyksen jälkeen menee aikaa palata keskeytyneen tehtävän äärelle.” Pulli sanoo.

”Ylikuormittuessa aivoille käy kuten tietokoneille – tehot laskevat ja ajattelu alkaa surrata paikallaan. Aivot päivittyvät vain palautumalla. Ilman tarpeellista palautumista työnteko hidastuu ja muuttuu tehottomaksi.”

Lisäksi useaan eri asiaan keskittyminen kuormittaa ja väsyttää. Kuormitus lisää virheiden määrää, ja asiat jäävät helposti kesken tai tekemättä. Usein vasta uupumisen myötä havahdutaan muuttamaan omia työtapoja. Hyvä hetki ottaa keskittymistä parantavat asiat puheeksi olisi juuri nyt.

Työyhteisössä voisikin sopia intensiivisestä työajasta, jolloin Teamsissä tai Skypessä voi laittaa Älä häiritse -tilan ja keskittyä rauhassa vaativiin tehtäviin. ”Multitaskaaminen voi tuntua yksilön ongelmalta, mutta ratkaisu siihen tulee nimenomaan sopimalla yhdessä työtavoista. Multitaskaamisen ei ylipäätään pitäisi olla normaali tilanne, vaan sen tarve kertoo ongelmasta.” Työn selkeyttäminen ja keskittymisen lisääminen maksavat itsensä takaisin hyvinvointina ja parempana ajankäyttönä.

Tässä esimerkin on hyvä tulla esihenkilöiltä – voi pohtia, onko oltava tavoitettavissa koko ajan vai voisiko varata vaikka jotainkin tunteja viikossa keskeytyksetöntä työaikaa? Jatkuvasti tavoitettavissa oleminen ei johda hyvään lopputulokseen. Pääasia, että kertoo etukäteen, milloin on taas tavoitettavissa, ja akuutimpien asioiden äärellä.

Avaimia parempiin kokouksiin

Yksilöillä

• Kun järjestän kokouksen, olenko valmistellut sen hyvin ja lähettänyt asialista?
• Pysynkö puheenjohtajana asiassa, seuraanko rakennetta ja pidänkö keskustelun aisoissa?
• Onko etäkokouksessa kamera päällä, ja keskitynkö asiaan?

Yhteisötasolla

• Minkä mittaisia kokouksia meillä pidetään? Miten huolehditaan siitä, että kokousten väliin jää tarpeeksi taukoja? Entä siitä, ettei koko työaika mene kokouksissa istumiseen?
• Miten meillä turvataan keskittymistä vaativa työnteko? Saako kaikkia keskeyttää milloin tahansa?
• Vastaavatko kokoukset tiimimme tavoitteita ja tarpeita?
• Sovimmeko ajankohdan kokouksettomalle ajalle tai keskittymistä vaativan työn tekemiselle?

Johtotasolla

• Minkä esimerkin annan johtajana ajankäytössä?
• Tarvitseeko minun olla koko ajan tavoitettavissa, ja vaadinko tavoitettavissa olemista alaisiltani? Entä milloin olisi tiimin kannalta sopiva aika vetäytyä hetkeksi keskittymistä vaativien töiden äärelle?

Lue myös aikaisempi juttu kokouskäytännöistä. Siirry juttuun tästä.

Teksti: Emilia Asikainen
Kuva: N2 Albiino/ Helsinki Marketing