Kirjaamon koordinaattori, Tiedonhallinta (2 tehtävää)

Oletko vahva kirjaamotyön ja asianhallinnan osaaja? Oletko motivoitunut, kehitystyöstä innostunut tiimipelaaja?

Haemme kasvavaan yksikköömme kahta uutta kirjaamon koordinaattoria Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan (Sotepe) yhteisten palveluiden tiedonhallinta ja arkkitehtuuriyksikköön. Yksikkömme kehittyy voimakkaasti ja tarvitsemme joukkoomme vahvaa kirjaamo-osaamista.

Työskentelet uudessa Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan kirjaamoyksikössä, joka vastaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan saapuvien asioiden rekisteröinnistä ja jakelusta. Sotepe kirjaamon koordinaattorina ohjaat ja neuvot kirjaamotyötä tekeviä asianhallintasihteereitä, valmistelet ja ylläpidät Sotepe kirjaamon ohjeistusta, Sotepen intran ohjepankkia, kirjaat ja avustat vaativimpien asiaryhmien kirjaamista, osallistut työvuorosuunnitteluun sekä raportoit Sotepe kirjaamon tuloksista ja tilastoista kuukausittain. Huomioit aktiivisesti työssäsi tietosuojan, ja edistät sen toteutumista myös tiimissä osana päivittäisiä työtehtäviä. Osallistut aktiivisesti Sotepe kirjaamon toiminnan kehittämiseen, asianhallinnan prosessien virtaviivaistamiseen ja kehittämiseen yhteistyössä kirjaamopäällikön, yksikkömme sekä yhteisten palveluiden ja organisaation palvelukokonaisuuksien edustajien kanssa. Rakennat omalla toiminnallasi avointa ja kannustavaa työyhteisöä, sekä edistät esimerkilläsi myönteistä työkulttuuria.

Odotamme sinulta
- Vahvaa kokemusta kirjaamotyöstä ja asianhallintajärjestelmän käytöstä
- Kykyä laatia selkeitä ja käytettäviä ohjeita kirjaajille
- Hallinnollisten prosessien kokonaiskuvan ymmärrystä ja prosessiajattelua
- Sosiaali-, terveys- ja pelastusalan ja hyvinvointialueiden toimintaympäristön tuntemusta
- Kokemusta arkaluonteisen ja salassa pidettävän aineiston käsittelystä
- Tietosuojan aktiivista huomioimista työarjessa
- Vahvaa laatuajattelua kirjaamisen huolelliseen toteuttamiseen
- Hyviä vuorovaikutus- ja tiimityötaitoja, positiivista otetta ja paineensietokykyä
- Asiakaslähtöistä työotetta julkisen hallinnon palvelutehtävässä
- Kokemusta puhelimessa tapahtuvasta neuvonta- ja asiakaspalvelutyöstä
- Tuntemusta sosiaali-, terveys- ja pelastusalaa ohjaavan lainsäädännön pääpiirteistä
- Hyviä tietoteknisiä valmiuksia, tiedon yhdistämis- ja analysointitaitoja
- Mukautumiskykyä ja joustavaa asennetta nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä
- Myönteistä asennetta uuden oppimiseen ja osaamisesi kehittämiseen

Tehtävässä menestyminen edellyttää kokemusta kirjaamotyöstä sekä asianhallintajärjestelmän vahvaa hallintaa. Aiempi asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjyys katsotaan eduksi. Tehtävässä menestymistä tukee hyvät ryhmätyötaidot, kyky ohjata ja opastaa kirjaajia, palvelualttius sekä yhteistyökyky kirjaamisen neuvontatehtävissä organisaation sisällä. Sinulla on kokemusta työohjeiden laatimisesta ja niiden ajantasaisesta ylläpidosta. Toivomme hakijalta laaja-alaista ymmärrystä asiankäsittelyn työprosesseista sekä halua kehittää niitä organisaation palvelulinjausten ja tavoitteiden mukaisesti.

Toimi täytetään nimikkeellä tietopalvelukoordinaattori, mutta tehtävä sijoittuu Sotepe kirjaamon koordinaattorin tehtävään.

Tarjoamme sinulle mielenkiintoisen ja vaihtelevan työn lisäksi laajat koulutus- ja kehittymismahdollisuudet. Kaupungin työntekijänä voit hakea vuokra-asuntoa Auroranlinnalta, jonka asunnot ovat markkinatasoa edullisempia ja työntekijöidemme asuntohakemukset etusijalla.

Koska elämä ei ole pelkkää työtä, meillä huolehditaan myös työn ja vapaa-ajan tasapainosta. Saat käyttöösi Epassi Flex -kokonaisuuden sisältäen liikunta-, kulttuuri-, työmatka- ja hyvinvointiedut. Etua voi saada korkeintaan 550 euroa kalenterivuodelta. Käytettävissä oleva saldo määräytyy työsuhteesi pituuden perusteella. Lisäksi käytettävissäsi on lounasetu. Saat käyttöösi henkilöstöetuna myös kaupunkipyörän ja voit halutessasi vierailla kaupungin työntekijöiden omalla virkistyssaarella.

Kelpoisuusvaatimuksena tehtävään on:

Soveltuva korkeakoulututkinto AMK tai kandidaattitasolla, sekä erinomainen suomen kirjallinen ja suullinen taito.

Valinta tehdään työhaastattelussa saadun kokonaiskuvan perusteella. Toimeen sovelletaan 6 kk koeaikaa. Valinta toimeen on ehdollinen, kunnes valitulle henkilölle on hänen suostumuksellaan tehty ja hyväksytty turvallisuusselvityslain (726/2014) mukainen suppea turvallisuusselvitys.

Tehtävän toimipiste sijaitsee osoitteessa Kivikonkuja 4, 00940 Helsinki.

Arvostamme monimuotoisuutta ja yhdenvertaisuutta työyhteisöissämme. Toivomme hakijoiksi eri-ikäisiä, eri sukupuolia olevia, vammaisia sekä eri kieli-, kulttuuri- ja muihin vähemmistöihin kuuluvia henkilöitä. Pyrimme varmistamaan esteettömän ja saavutettavan rekrytointiprosessin kaikille hakijoille. Jos tarvitset hakuprosessin aikana mukautuksia tai sinulla on esteettömyyteen liittyviä toiveita, voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen sotepe.monimuotoinen.rekrytointi@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman). Viestit käsitellään erillään rekrytoivasta yksiköstä, eikä yhteydenottoja välitetä rekrytoivalle esihenkilölle ilman hakijan suostumusta.