Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla, Kaskossa, suurin osa hallinnon työntekijöistä siirtyi samaan monitilatoimistoon vuoden 2017 keväällä. Monitilatoimistoon siirtyminen on muutosprosessi, jonka onnistumiseen vaikuttavat suunnittelu, seuraaminen ja osallistaminen koko muutoksen ajan.
Valmistelu siirtymiseen aloitettiin opetusviraston osalta jo pari vuotta aikaisemmin. Suunnitelmat muuttuivat matkalla, kun monitilatoimistoon muuttivat aikaisemman opetusviraston hallinnon työntekijöiden lisäksi myös työväenopiston sekä varhaiskasvatusviraston hallinnon työntekijät toimialamuutoksen myötä.
Muutossa mukana ollut työsuojelupäällikkö Jari Mäenmaa näkee, että päällekkäiset muutokset toivat omat haasteensa, mutta kokonaiskuvassa molemmat uudistukset sujuivat hyvin.
−Meidän tilanteessamme on hieman vaikea sanoa, mikä oli mitä, sillä muuton lisäksi tässä oli iso toimialamuutos samaan aikaan. Molemmat varmaan palvelivat tai söivät toistaan. Luulen kuitenkin, että tässä oli hyvä vaihe uuden toimistotilan ja sen myötä uuden työn tekemisen mallin käyttöönotolle, sillä joka tapauksessa tuli niin paljon uutta.
Tärkeintä on elävä prosessi
Mäenmaa tunnistaa, että monitilatoimistoon siirtyminen on suuri psyykkinen muutos. Omista huoneista siirrytään tilaan, jossa työtehtävien pohjalta rajatulla joukolla on omat huoneet, niin sanotut ankkuripaikat ja lopuilla vaihteleva työpiste. Muutokseen Kasko varautui useilla keinoilla.
−Uudistusta varten opetusvirastossa oli jo käytetty ulkopuolista kouluttajaa valmentamaan ”muutosagentteja” talon väestä prosessin tueksi. Saman prosessin jatkona oli vielä toinen koulutus, jossa oli jo mukana myös varhaiskasvatusviraston hallinnon työntekijöitä. Tämän lisäksi järjestimme henkilöstölle tilaisuuksia kuulla ja keskustella tilojen käytöstä ja tarvittavista muutoksista ennakolta virastoissa. Kaskon hallinnossa on alusta asti rakennettu foorumeita osallistua. ”Töysän paja” on hallinnon työntekijöille suunnattu tilaisuus kerran kuussa ajankohtaisiin asioihin. Yhteistoimintafoorumikäytäntö on hallinnossa ollut vahva alusta asti ja sinne on saatu yhteistoimintaparien kautta työyhteisöjen ajatuksia ja toiveita. Asiaa seurattiin ja käsiteltiin myös johtoryhmän kokouksissa. Työterveyshuollon tukea hyödynnettiin prosessin eri vaiheissa, viimeisimpänä työfysioterapeutin palveluita. Käynneillä pystyttiin keskustelemaan ja saatiin ohjausta uusien tilojen ergonomialle tuottamista haasteista, Mäenmaa kertoo.
Muutokseen reagoidaan eri tavoin. Mäenmaa kokee kaikki reaktiot yhtä tärkeinä ja jakaa ne kolmeen pääryhmään työyhteisössä.
−On ne, joille muutos on uhka, ne jotka lähtevät kyselemään, mistä on kyse ja hakevat lisätietoja, jonka lisäksi on sitten ne, joille muutos on mahdollisuus, siihen että nyt tehdään jotain uutta ja tämä kuulostaa tosi hienolta.
Tilojen toimivuutta seurataan jatkuvasti myös muutoksen jälkeen ja henkilöstön kokemuksia on kerätty muun muassa kyselyillä ja keskusteluiden kautta. Mäenmaa sanoo, että monitilatoimistoista puhuttaessa tärkeintä on elävä prosessi.
−Kuuntelemme oikeasti ihmisiä ja teemme tarvittavia muutoksia. Olemme tuunanneet konseptia muuton jälkeen pariinkin kertaan. Tila ei ole koskaan täysin valmis eli pitää elää ajassa, ja miettiä niitä tarpeita mitä herää. Kaikkiin toiveisiin ei myöskään voida vastata tilojen rajallisuuden vuoksi.
Tilaa kohtaamisille
Mäenmaa näkee monitilatoimistoissa paljon hyvää. Tällä hetkellä toimistoissa työskentelee vain kourallinen työntekijöistä ja useat tekevät töitä etänä. Normaalissa tilanteessa monitilatoimistot tarjoavat tärkeän tilan kohtaamisille ja erilaisille työn tekemisen tarpeille. Työsuojelupäällikölle tällä on merkitystä.
−Alkuun työskentelin tarkoituksella eri kerroksissa, jotta kuulisin keskustelua eri suunnista ja eri ihmisiltä. Myös monien uusien työkaverien kohtaamiseen se loi hyvän ja luontevan mahdollisuuden. Nykyään olen toimistolla ollessani ollut useammin samassa paikassa, osin johtuen työn ajoittaisesta hektisyydestä. Vaihtelen kuitenkin edelleenkin tilaa ja paikkaa tarkoituksellisesti. Näen, että monitilatoimistot ovat hyvä malli, parempi kuin vanha, ja evoluution tuloksena joku keksii vielä paremman mallin. Tärkeintä olisi, että monitilatoimisto mahdollistaisi aidosti tilat erilaiseen työskentelyyn, Mäenmaa summaa.
Uusia rakenteita ja rutiineja
Työterveyshuollon ammattilaiset ovat usein mukana uusien työtilojen suunnittelussa ja neuvovat, mitä on hyvä ottaa huomioon monitilatoimistoon siirtyessä ja siellä työskennellessä.
Työterveyspsykologi Katriina Pullin mielestä tärkeintä on ymmärtää, että kyseessä on prosessi, jossa täytyy luoda uusia rakenteita ja rutiineja sekä päästää vanhoista irti.
−Näiden automatisoitumiseen menee aikaa. Kaikki ei mene putkeen kerralla ja yllätyksiä tulee varmasti. Työrauhan turvaamiseen ja tilojen käyttöön liittyviä sopimuksia kannattaa ehdottomasti tehdä sillä porukalla, joka tiloja jakaa keskenään. Sopimukset vaativat myös jatkuvaa arviointia ja hiomista, Pulli sanoo.
Hän kannustaa ottamaan ihmisten huolet vakavasti ja suhtautua niihin ratkaisukeskeisesti. Yhteisten tilojen kehittämisen lisäksi hän ehdottaa pohtimaan, mikä vaikuttaa omaan palautumiseen ja keskittymiseen työpaikalla.
−Keskeytysten ja työn pirstaloitumisen vähentäminen on kognitiivisessa ergonomiassa keskeistä. Tehokkaimmin huomion kaappaa ja työn keskeyttää toisen ihmisen erotettava puhe, myös radiosta tai lauletusta musiikista tuleva puhe mutta instrumentaalimusiikin kuuntelu omilla kuulokkeilla saattaa parantaa keskittymistä. Jokaisen kannattaa miettiä siis kohdallaan, mitä itse voi tehdä työrauhansa eteen ja onko omissa toimintatavoissa jotain sellaista, jolla itse ylläpitää työn keskeytyksiä, Pulli jatkaa.
Ota erilaiset työtilat haltuun
Monitilatoimistoon siirryttäessä kannattaa todella tutustua työtiloihin. On avointa, jaettua tilaa sekä vaihtoehtoisia tiloja erilaisia työtehtäviä varten, kuten palaverihuoneita, kohtaamispaikkoja ja hiljaisia tiloja. Monitilatoimistossa kannattaa valita työtilan sen mukaan, millainen tehtävä on käsillä.
−Työtilassa on tärkeää saada itselle hyvä työskentelyasento - huolimatta siitä työskenteleekö samalla paikalla tunnin vai koko päivän. Ergonomian kannalta monitilatoimistossa on monia mahdollisuuksia työasentojen vaihteluun. Työpisteen säätäminen itselleen ei vie kauaa ja se kyllä kannattaa. Säädä sähkösäätöinen työpöytä itselle sopivalle korkeudelle työskenteletpä seisten tai istuen. Tutustu työtuolin säätöihin saadaksesi itsellesi hyvä istuma-asento. Tärkeää on myös säätää näyttö hyvälle korkeudelle. Muista tauottaminen ja asentojen vaihtelu työpäivän aikana, työfysioterapeutti Eija Räikkönen vinkkaa.
Kuva: Unsplash / kuvituskuva