Hallintoassistentti, Yleishallinnon tuki (2 tehtävää)

Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan yleishallinnon tuen tiimi 5 hakee kahta hallintoassistenttia toistaiseksi voimassa oleviin työsuhteisiin 8.9.2025 alkaen tai sopimuksen mukaan.

Yleishallinnon tuki tuottaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen toimialan hallinnolliset johdon assistenttipalvelut ylimmälle johdolle ja yleisassistenttipalvelut sekä henkilöstö-, talous- ja tietohallintoon liittyvät assistenttipalvelut. Yleishallinnon tuessa tehtävä työ on hallinnollista asiakaspalvelutyötä, jossa palvelua annetaan kaikille toimialan palvelukokonaisuuksille. Yleishallinnon tuki yksikkönä on työntekijämäärältään suuri, jossa onnistut osana kollegiaalista työyhteisöä. Palvelu tuotetaan sisäisenä ostopalveluna. Hallinnollisena esihenkilönä toimii tiimin tiimipäällikkö.

Yleishallinnon tuen tiimissä 5 työskentelee tällä hetkellä yhteensä 21 hallintoassistenttia. Nyt avoimena olevat hallintoassistentin tehtävät sijoittuvat pientiimiin, jossa työskentelee yhdeksän hallintoassistenttia. Pientiimi antaa hallintoassistenttipalvelua perhe- ja sosiaalipalveluihin kuuluvalle nuorten palvelut ja aikuissosiaalityö-palvelun johtajalle ja päälliköille, sekä heidän alaisuuteen kuuluville esihenkilöille.

Työtehtävät sisältävät monipuolisia ja laaja-alaisia hallinnollisia yksikön työntekijöiden työtä tukevia työtehtäviä, kuten henkilöstö-, talous- ja yleishallinnollisia tehtäviä, mm. tilausten valmistelua ja ostolaskujen käsittelyä, viranhoitomääräyksien ja työsopimusten valmistelussa avustamista, HR-tukihenkilön tehtäviä, koulutusten hallinnointia, kokoussihteerinä toimimista, sähköisten järjestelmien oikeuksien ja tunnusten ylläpitoa sekä niiden päivittämistä, kaupungin SharePoint-sivuston päivittämistä ja tilastointi- ja raportointityötä.

Avoimena olevan toisen hallintoassistentin tehtävänä on antaa assistenttipalvelua sisäiselle asiakkaallemme työllistämistä edistävät palvelut-yksikölle, ensisijaisesti yksikön päällikölle.

Toisen hallintoassistentin tehtäviin kuuluu osittainen assistenttipalvelun antaminen aikuisten sosiaalityö -yksikölle, ensisijaisesti yksikön päällikölle. Tässä tehtävässä korostuu Helsingin kaupungin asianhallintajärjestelmän Ahjon käyttö. Lisäksi tehtävänä on toimia perhe- ja sosiaalipalveluiden henkilöstötoimikunnan sihteerinä ja toimialan ulkokuntalaskuja tarkastavan hallintoassistentin työparina.

Työtehtävien hoitamisessa käytetään pääasiallisesti Microsoft Office-ohjelmien lisäksi useita eri Helsingin kaupungilla käytössä olevia ohjelmistoja, kuten mm. Ahjo, P2P, Bosti, Valtti, Sarastia, Helbit, Onni ja Timecon.

Työ on päivätyö, liukuvalla työajalla. Aamuliukuma alkaa klo 7:00 ja loppuu klo 9:00, ja iltapäiväliukuma alkaa klo 14:30. Liukuva työaika mahdollistaa työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisen.

Työpiste sijaitsee Kallion virastotalossa, osoitteessa Toinen linja 4 A, 00530 Helsinki. Työ on toisinaan liikkuvaa eri toimipisteiden välillä.

Hakuajan päätyttyä, kutsumme osan hakijoista videohaastatteluun, jonka jälkeen osa videohaastatteluun osallistuneista kutsutaan varsinaiseen työhaastatteluun.

Tarjoamme sinulle mielenkiintoisen ja vaihtelevan työn lisäksi laajat koulutus- ja kehittymismahdollisuudet. Kaupungin työntekijänä voit hakea vuokra-asuntoa Auroranlinnalta, jonka asunnot ovat markkinatasoa edullisempia ja työntekijöidemme asuntohakemukset etusijalla.

Koska elämä ei ole pelkkää työtä, meillä huolehditaan myös työn ja vapaa-ajan tasapainosta. Saat käyttöösi Epassi Flex -kokonaisuuden sisältäen liikunta-, kulttuuri-, työmatka- ja hyvinvointiedut. Etua voi saada korkeintaan 550 euroa kalenterivuodelta. Käytettävissä oleva saldo määräytyy työsuhteesi pituuden perusteella. Lisäksi käytettävissäsi on lounasetu. Saat käyttöösi henkilöstöetuna myös kaupunkipyörän ja voit halutessasi vierailla kaupungin työntekijöiden omalla virkistysaarella.

Kelpoisuusehto:

Soveltuva korkeakoulututkinto (esim. tradenomi) tai vastaava aikaisempi opistotasoinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen tutkinto, esim. merkonomi tai muu soveltuva koulutus.

Kielitaitovaatimuksena on suomen kielen hyvä suullinen ja tyydyttävä kirjallinen taito.

Lisäksi edellytämme:

- itsenäistä ja oma-aloitteista työotetta
- hyvää paineensieto- ja organisointikykyä
- hyvää asiakaspalveluasennetta
- useiden asiakokonaisuuksien samanaikaista hallintaa
- kykyä toimia sujuvasti moninaisissa vuorovaikutustilanteissa
- hyvää tietoteknistä osaamista

Luemme eduksi:

Kokemuksen henkilöstö-, talous-, ja yleishallinnon toimistotehtävistä, Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan organisaation tuntemuksen ja kokemuksen Helsingin kaupungin asianhallintajärjestelmä Ahjon käytöstä.