Suoraan sisältöön

Vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin

Miksi Helsingin kaupunki siirtyy SuoraTyö-palvelun käyttöön? Ulkoistaako kaupunki toimintojaan käyttöönotossa?

Kaupungin palkanlaskentaohjelma vaihtuu, eikä uusi järjestelmä enää tue työnantajamallin palkanlaskentaa. Tämän vuoksi SuoraTyö on valikoitunut korvaavaksi järjestelmäksi, sillä sen kautta hoituvat palkkahallinnon tehtävät sekä mahdollistetaan entistä parempi työnantajan ja työntekijän työsuhteeseen liittyvä vuorovaikutus.

SuoraTyön käyttöönotto ei tarkoita minkään toimintojen siirtämistä muualle. Taloushallintopalvelun palkkasihteerit käyttävät jatkossa SuoraTyö-ohjelmaa, aivan kuin he aiemmin ovat käyttäneet edellistä palkkaohjelmaa. Työtä ei siis siirretä muualle, vaan palkanlaskenta hoidetaan kaupungin työntekijöiden toimesta kuten aiemminkin.  

Onko minun pakko ottaa SuoraTyö käyttöön?

Palvelun osalta on Helsingin kaupungissa linjattu, että kaikki työnantajamallin asiakkaat siirretään palvelun piiriin avustajien palkanmaksun mahdollistamiseksi. Kaikille, joilla on mahdollista, suositellaan itsesyöttötapaa, muussa tapauksessa voidaan tuntikirjanpito toimittaa Taloushallintopalveluun, jossa palkkasihteerit syöttää tunnit asiakkaan puolesta palveluun.

Miksi minun pitää toimittaa valtakirja Helsingin kaupungille ja mikä sen tarkoitus on?

Kansallisen tulorekisterin voimaantulon yhteydessä kaikilta työnantajamallin työnantajilta tarvitaan valtakirja palkkatietojen tulorekisteriin ilmoittamista varten. Lisäksi SuoraTyön käyttöönoton yhteydessä valtakirjalla pyydetään suostumus lisätä tiedot SuoraTyö-järjestelmään sekä siirtää pakolliset työnantajan vakuutukset Työeläkeyhtiö Ilmariseen sekä OP-Pohjolaan.

Miksi SuoraTyön käyttöönoton yhteydessä pitää siirtää pakolliset vakuutukset Ilmariselle ja OP-Pohjolaan?

Palvelun avulla pyritään automatisoimaan mahdollisimman paljon palkanlaskentaan liittyviä toimintoja. Vakuutusyhtiöistä Ilmarinen ja OP-Pohjola toimivat yhteistyössä SuoraTyön kanssa, jolloin vakuutustilitykset on saatu näiden toimijoiden välillä automatisoitua.

Työnantajamallin sijaismaksajapalvelu on kaupungin tuottamaa ja näin ollen kaupungilla on oikeus päättää minkä vakuutusyhtiön kautta työnantajan pakolliset vakuutukset hoidetaan. Työnantajamallissa toimiessaan työnantaja ei siis itse voi valita muita vakuutusyhtiöitä.

Olen ilmoittanut kuukauden tunnit kerralla ja palkka maksettu aina seuraavan kuun viimeinen päivä. Tuleeko palkanmaksupäivään muutosta? 

Jos tunnit on ilmoitettu ja hyväksytty seuraavan kuun 3. päivään mennessä, palkanmaksupäivä on seuraavan kuun 15. päivä. Jos kuitenkin haluat, että palkka maksetaan edelleen vasta seuraavan kuun lopussa, ota yhteys palkanlaskentaan.    

Kuinka arkipyhätunnit merkitään SuoraTyöhön?

Jos työntekijä on ollut töissä arkipyhänä, merkitään tunnit normaaleina työtunteina. Ohjelma maksaa arkipyhäkorvauksen ilmoitettujen tuntien perusteella. Jos työntekijä ei ole tehnyt töitä arkipyhänä, päivä jätetään tyhjäksi.

Miten lomat merkitään SuoraTyöhön?  

Lomien merkintään on opastettu SuoraTyön ohjeessa sivulla 16: SuoraTyö.fi-palvelun käyttöönotto ja työtuntien kirjaaminen (pdf). Mikäli lomien merkitsemisessä on ongelmia, pyydämme ottamaan yhteyttä Talpan palkkasihteeriin.

Käytän itse Suoratyö.fi –palvelua. Mitkä asiakirjat minun on silti toimitettava Taloushallintopalveluun kirjallisessa muodossa? 

Edelleen on toimitettava paperimuotoisina seuraavat työsuhdetta ja avustajaa koskevat tositteet:

-työsopimus,
-lääkärintodistus yli 3 päivän sairaspoissaolosta,
-verokortti,
-työehtosopimuksen mukainen palkkaluokkailmoitus,
-valtakirja ay-jäsenmaksun tai työttömyyskassamaksun perimiseen ja
-työsuhteen päättämisilmoitus.

Pääseekö työnantaja näkemään työntekijän palkkatietoja?

Sähköisessä palvelussa työnantaja näkee työntekijän palkkalaskelmat samanlaisina kuin työntekijäkin ne näkee.    

Matkalle lähtiessä työnantajalle myönnetään joskus lisätunteja. Miten nämä lisätunnit merkataan tehdyiksi SuoraTyö –palvelussa?

Lisätuntipäätös tulee myös näkyville SuoraTyö –palveluun, joka valitaan tunteja syötettäessä. Tämän jälkeen tunnit syötetään normaaliin tapaan.      

Työnantajalla on ulkomaalainen työntekijä, joka ei voi käyttää palvelua. Miten kyseisen avustajan palkka maksetaan?

Työnantaja voi syöttää avustajan työtunnit SuoraTyö –palveluun ja vahvistaa palkkajakson työntekijän puolesta.    

Vakituinen avustaja on sairaana ja työnantaja palkkaa sairasloman ajaksi sijaisen. Miten työntekijän sijaisuus merkitään palveluun?

Suoratyössä ei tarvitse eritellä sitä, toimiiko avustaja sijaisena vai päätoimisena. Sairastunut avustaja merkitsee omaan tunti-ilmoituskalenteriinsa sairaslomansa ja sijainen merkitsee omaan kalenteriinsa tehdyt työvuorot.      

Laskeeko järjestelmä kuinka suuren tuntimäärän työntekijä ja työnantaja ovat yhteensä kalenteriin merkinneet?

Kyllä laskee.    

Avautuuko palvelu normaalinäkymällä myös puhelimella tai iPadilla?

Palvelusta ei toistaiseksi ole erillistä mobiilisovellusta, mutta sitä voi käyttää mobiililaitteen verkkoselaimella. Selaimista Google Chrome ja Mozilla Firefox ovat parhaita palvelun käyttöä varten. Microsoft Explorer on lopettanut päivittämisen, joten sillä palvelu ei välttämättä tule toimimaan, mutta Microsoft Edgellä palvelu toimii. On hyvä tarkistaa, että oma selain on päivitetty uusimpaan versioon, jotta palvelun käyttö toimisi parhaalla mahdollisella tavalla.      

Näkyvätkö työnantajan tekemät muutokset tunti-ilmoituksiin myös työntekijälle?

Kyllä näkyvät, mutta työntekijä ei saa tehdyistä muutoksista erillistä ilmoitusta.

Pääseekö työntekijä käyttämään SuoraTyö -palvelua (syöttämään tunteja ja tarkastelemaan työsuhteita), mikäli työnantaja ei itse kykene palvelua käyttämään?

Työnantajan velvollisuus on hyväksyä työntekijän tunnit. Näin ollen, mikäli työnantaja ei kykene palvelua käyttämään, ei työntekijäkään sitä voi käyttää. Tässä tapauksessa tuntilistat toimitetaan lomakkeella aiempaan tapaan Taloushallintopalveluun palkkasihteerille.    

Olen ruotsinkielinen. Voinko käyttää palvelua omalla äidinkielelläni?

Palvelu on toteutettu tällä hetkellä vain suomenkieliseksi, mutta ruotsinkielinen versio on kehityksessä. Helsingin kaupunki on kuitenkin kääntänyt palvelun ohjeet myös ruotsiksi, joten mikäli ruotsinkielinen asiakas haluaa, voi hän käyttää palvelua ohjeiden avulla suomeksi. Mikäli palvelua ei halua käyttää suomen kielellä, voi ruotsinkielinen asiakas toimittaa tuntikirjanpidon yhä Taloushallintopalveluun, kuten aiemminkin. Tällöin Taloushallintopalvelun palkkasihteeri syöttää tunnit palveluun asiakkaan puolesta.

Huomioiko SuoraTyö-palvelu avustajana toimivan perheenjäsenen työtunteihin ja työaikoihin liittyvät säännöt?

Kyllä huomioi. Työnantajan ja avustajan työsopimuksessa on määritelty, että avustajana toimii perheenjäsen ja palvelu osaa tämän perusteella ottaa sen huomioon palkanlaskennassa.

Mikäli avustajana toimiva perheenjäsen ei ole oikeutettu vuosilomaan, vapaapäiviä ei syötetä järjestelmään.      

Voiko työntekijä hyväksyä työnantajan puolesta tunti-ilmoituksia?

Avustaja ei voi tehdä toimintoja palvelussa työnantajansa puolesta.      

Miten kirjautuminen Suoratyöhön tapahtuu? 

Mikäli olet ilmoittanut sähköpostiosoitteen infokirjeessä ilmoitetulla tavalla, tulet saamaan kirjautumiseen tarkoitetun sähköpostin. Kirjautuminen kuuluu tehdä ainoastaan sähköpostissa olevan linkin kautta. Kirjautumissähköposti on henkilökohtainen eikä sitä saa jakaa muille.

Täytyykö työntekijän itse ilmoittaa ja hyväksyä tunnit?

Työnantaja voi ilmoittaa ja hyväksyä tunnit työntekijän puolesta, jos he keskenään niin sopivat.

Olen saanut verottajalta kirjeen henkilökohtaisen avun sairausvakuutusmaksuista. Pitääkö minun itse maksaa henkilökohtaisesta avusta johtuvia sairausvakuutusmaksuja ja näkyvätkö maksut minun omissa verotustiedoissani?

Tulorekisterin käyttöönoton myötä sairausvakuutusmaksuihin liittyvät toimintatavat ovat muuttuneet. Uudessa järjestelmässä Suoratyö.fi-palvelusta lähetetään Tulorekisteriin työnantajan puolesta henkilökohtaisen avustajan palkan maksamista koskeva ilmoitus. Työnantaja voi havaita OmaVero-palvelun kautta tähän liittyvän sairausvakuutusmaksuvelvoitteen. Verottaja puolestaan joutuu lähettämään sairausvakuutusmaksuista tiedon työnantajalle. Ainakin toistaiseksi nämä ilmoitukset ovat tulleet työnantajille kirjeitse.

Henkilökohtaisen avustajan työnantajan ei tarvitse tehdä asiassa mitään. SuoraTyö.fi -sijaismaksajapalvelu maksaa henkilökohtaisen avun sairausvakuutusmaksut työnantajan puolesta kutakin palkanmaksua seuraavan kuukauden 12. päivänä. Henkilökohtaisen avustajan työnantajalle ei jää mitään tähän liittyviä maksuvelvoitteita eikä työnantajan tarvitse tehdä muitakaan toimenpiteitä.

Minulla on kysyttävää SuoraTyö-palvelusta. Mihin voin ottaa yhteyttä?

Kaikki kysymykset SuoraTyö-palveluun liittyen tulee esittää Helsingin kaupungille. Työnantajuuteen liittyvissä kysymyksissä voit kääntyä sosiaaliohjaajien puoleen (Mari Parttimaa, puh. 09 310 45939 sekä Jenni Tiittanen, puh. 09 3102 2279 tai laittaa sähköpostia osoitteeseen suoratyo@hel.fi

Edellä mainitussa sähköpostiosoitteessa toimii myös SuoraTyö-palvelun tekninen tuki.

Palkanlaskennan asioissa voit soittaa palkanlaskennan palvelunumeroon 09 3102 5239 tai laittaa sähköpostia osoitteeseen talpa.suoratyo@hel.fi.    

Milloin tuntien pitää olla syötettyinä palvelussa huomioiden palkanmaksuaikataulut?

Tunnit syötetään palveluun seuraavasti:

  • 1.–15. päivän tunnit saman kuukauden 18. päivään mennessä
  • 16.–31. päivän tunnit seuraavan kuukauden 3. päivään mennessä

Huomioithan, että tuntien pitää olla järjestelmässä myös hyväksytty työnantajan toimesta määräaikaan mennessä.
Jos et käytä palvelua itse syöttäen, vaan toimitat tunnit edelleen palkanlaskentaan, aikataulu on oheisen taulukon mukainen: Henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan aikataulu (pdf)



20.07.2020 14:33