För kunderna syns det nya AI-baserade systemet framför allt i det att avhämtningen av material som reserverats vid Helsingfors stadsbibliotek blir tydligare.

Helsingfors stadsbibliotek tar i bruk ett system för flytande samlingar och logistik baserat på AI

Helsingfors stadsbibliotek tar 15.5.2019 i bruk ett system för flytande samlingar och logistik baserat på artificiell intelligens. I och med förnyelsen överflyttas nästan allt material i Helsingfors stadsbibliotek till en enhetlig samling. I fortsättningen blir böckerna kvar i det bibliotek där de returnerats, om de inte behövs i något annat bibliotek. Utgående från låntagarnas aktivitet, dvs. var de lånar och returnerar material, lär sig systemet efterhand till vilket biblioteks profil en bok passar bäst. Så kan systemet styra den till rätt plats. Det tar omkring 1,5–2 år innan bibliotekens profiler är klara.

Det nya systemet för flytande samlingar och logistik medför mera automation i behandlingen av återlämnade och reserverade böcker. Då det logistiska arbetet minskar kan mera tid frigöras för bibliotekens viktiga kärnuppgift, kundservicen. Dessutom påverkar låntagarna utbudet i sitt närbibliotek genom sitt lånebeteende. Att samlingarna görs flytande möjliggör också ett jämnare materialutbud. Helsingfors stadsbiblioteks material är försett med RFID-etiketter som möjliggör massavläsning. Detta minskar det manuella logistiska arbetet och påskyndar och underlättar insamlingen av lånedata.

Helsingfors stadsbibliotek övergick redan för en tid sedan till centraliserat materialurval. Detta innebär att allt material i Helsingfors stadsbibliotek väljs av urvalsgrupper som arbetar i nätverk. Låntagarna kan påverka valen bland annat genom inköpsförslag. Ibland öppnas inköpslistorna så att låntagarna kan kommentera dem.

”När den nya typen av teknik och artificiell intelligens införs i bibliotekens logistiska processer blir Helsingfors stadsbibliotek världens bäst fungerande bibliotek i sin storleksklass. Projektet har också visat att krävande internationellt utvecklingsarbete kan utföras tillsammans med flera samarbetsparter”, säger Virva Nousiainen-Hiiri, direktör för biblioteksnätverkets gemensamma tjänster.

Ändringar i aviseringen om och avhämtningen av reservationer
Låntagarna märker det nya systemet för flytande samlingar och logistik framför allt för att det blir enklare att avhämta reserverat material i Helsingfors stadsbibliotek. I fortsättningen förses det reserverade materialet med ett hyllnummer i det avhämtningsbibliotek som kunden valt. Den nuvarande modellen där reservationerna är uppställda enligt sista avhämtningsdag slopas. Hyllnumret finns i reservationssaviseringen som låntagaren får per e-post. Det går också bra att fråga personalen om hyllnumret. Senare framgår den också i bibliotekens låneautomater.

Samtidigt som de flytande samlingarna införs slutar biblioteken behandla reservationerna enskilt. Varje gång avläses en hel låda med reserverat material, varefter materialet ställs upp på en hylla direkt ur lådan. Materialet alfabetiseras därför inte längre på reservationshyllan. Men det är ändå lätt att hitta sin egen reservation, eftersom antalet volymer per hylla är begränsat. Låntagarna kan också i fortsättningen återlämna materialet till vilket som helst bibliotek inom Helmet, det vill säga till stadsbiblioteken i Esbo, Helsingfors, Grankulla och Vanda. Reservationerna kan hämtas i valfritt närbibliotek.
”Det blir spännande att se hur samlingarna i Helsingforsbiblioteken förändras när de blir flytande. Uppstår det till exempel en gedigen barnsamling någonstans? Jag kan tänka mig att det nya systemet för avhämtning av reservationer till en början skapar förvirring, men det finns ingen anledning till oro – vår personal finns på plats för att hjälpa till. ”Då arbetet med uppackning och andra logistiska uppgifter minskar kan vi alltmera satsa på informationstjänst och närvaro”, säger Saara Ihamäki, direktör för de regionala bibliotekstjänsterna.

I samband med att systemet tas i bruk byts också e-postservern ut. De låntagare som valt ett bibliotek i Helsingfors som avhämtningsställe får automatiskt reserveringsaviseringen från en ny e-postadress, no_reply@lib.hel.fi. Under övergångsskedet kan låntagarna få e-postmeddelanden från både det gamla och det nya systemet, men de dubbla meddelandena ska upphöra strax efter att systemet tagits i bruk.

Helmet-biblioteken har också en avgiftsbelagd SMS-tjänst som är kopplad till e-postservern. Eftersom e-postservern byts ut upphör SMS-tjänsten för de låntagare som valt ett bibliotek i Helsingfors som avhämtningsställe. Under hösten 2019 kommer en ny, helt avgiftsfri SMS-tjänst att tas i bruk i Helsingfors.

En omfattande investering som betalar sig tillbaka
Systemet för flytande samlingar och logistik, IMMS (Intelligent Material Management System) levereras av Lyngsoe Systems A/S till Helsingfors stadsbibliotek. Bibliotekssystemet Sierra, som används vid Helmet-biblioteken, levereras av Innovative Interfaces Global Limited. Projektkostnaderna uppgår till ca 900 000 euro. Beloppet innefattar såväl programvaran som implementeringsprojektet och underhåll under fyra års tid.

”Det system för flytande samlingar och logistik som nu tas i bruk är en omfattande investering. Det kommer att betala sig tillbaka inom några år, eftersom det vid alla bibliotek frigörs arbetstid som kan användas till arbete med låntagarna. Vårt mål var ursprungligen att få systemet i drift innan Helsingfors centrumbibliotek Ode invigdes, eftersom vi hade förbundit oss till att öppna Ode utan nyrekrytering. Det gläder mig att vi nu kan ta systemet i bruk eftersom det lättar på arbetstrycket vid alla våra bibliotek”, säger Katri Vänttinen, direktör för bibliotekstjänsterna i Helsingfors.

error