Varattujen aineistojen noutaminen Helsingin kaupunginkirjaston kirjastoista selkiytyy. Jatkossa varaukset löytyvät asiakkaan valitsemasta noutokirjastosta hyllynumeron perusteella. Kuva: Risto Rimppi.

Helsingin kaupunginkirjasto ottaa käyttöön tekoälypohjaisen kellutus- ja logistiikkajärjestelmän

Helsingin kaupunginkirjasto ottaa käyttöön tekoälypohjaisen kirjaston aineiston kellutus- ja logistiikkajärjestelmän keskiviikkona 15.5.2019. Uudistuksen myötä Helsingin kaupunginkirjasto siirtyy yhteen yhtenäiseen kokoelmaan. Jatkossa kirjat jäävät siihen kirjastoon, johon asiakas ne palauttaa, ellei niille ole tarvetta muissa kirjastoissa. Järjestelmä oppii vähitellen asiakkaiden lainojen ja palautusten avulla, minkä kirjaston profiiliin palautuva kirja parhaiten sopii, ja ohjaa sen oikeaan paikkaan. Aikaa kunkin kirjaston profiilin muokkautumiseen menee noin 1,5–2 vuotta. 

Kellutus- ja logistiikkajärjestelmä tuo lisää automaatiota palautuvien ja varattujen kirjojen käsittelyyn. Logistisen työn vähentyessä kirjastoissa vapautuu enemmän aikaa kirjastojen tärkeään ydintehtävään eli asiakaspalveluun. Lisäksi asiakkaat vaikuttavat oman lähikirjastonsa valikoimaan lainauskäyttäytymisellään. Kellutus mahdollistaa myös aineiston tasaisemman tarjonnan asiakkaille. Helsingin kaupunginkirjaston lainattavassa materiaalissa on RFID-tarroitus, joka mahdollistaa niteiden massalukemisen. Tämä vähentää logistista käsityötä sekä nopeuttaa ja helpottaa lainausdatan keräämistä.

Helsingissä on siirrytty keskitettyyn aineistojen valintaan jo aiemmin. Tämä tarkoittaa sitä, että koko Helsingin kaupunginkirjaston aineisto valitaan verkostomaisesti toimivissa valintaryhmissä. Asiakkaat voivat vaikuttaa valintoihin muun muassa tekemällä hankintatoiveita. Välillä hankintalistoja avataan myös kommentoitavaksi asiakkaille.

”Kirjastoille uudenlaisen teknologian ja tekoälyn tuominen mukaan kirjastojen logistiseen prosessiin tekee Helsingin kaupunginkirjastosta kokoluokassaan maailman toimivimman kirjaston. Tämä projekti on myös osoittanut, että kirjastoalalla voidaan tehdä vaativaa kansainvälistä kehitystyötä usean yhteistyökumppanin kanssa”, kertoo kirjastoverkon yhteisten palveluiden päällikkö Virva Nousiainen-Hiiri.

Muutoksia varausten noutoon ja varausilmoituksiin

Asiakkaille uusi kellutus- ja logistiikkajärjestelmä näkyy ennen kaikkea siten, että varattujen aineistojen noutaminen Helsingin kaupunginkirjaston kirjastoista selkiytyy. Jatkossa varaukset löytyvät asiakkaan valitsemasta noutokirjastosta hyllynumeron perusteella ja nykyisestä viimeisen noutopäivän mukaisesta varausten noutamisen mallista luovutaan. Hyllynumeron asiakas näkee sähköpostiinsa tulleesta varausilmoituksesta. Hyllynumeron saa selville myös kysymällä henkilökunnalta ja jatkossa myös tarkastamalla sen itse kirjaston lainausautomaatista.

Kellutuksen myötä luovutaan yksittäisten varattujen kirjojen ja muiden aineistojen käsittelystä kirjastoissa. Yhteen hyllyyn luetaan kerralla kokonainen laatikollinen aineistoa ja niteet siirretään laatikosta suoraan hyllyyn. Tästä johtuen aineistoa ei enää erikseen aakkosteta hyllyyn. Niteiden määrä per hylly on kuitenkin maltillinen, joten oma varaus löytyy hyllystä helposti. Asiakkaat voivat edelleen palauttaa aineistoa mihin tahansa Helmet-alueen eli Espoon, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kirjastoon ja noutaa varauksensa haluamastaan lähikirjastosta.

”On mielenkiintoista nähdä, minkälaisiksi Helsingin kirjastojen kokoelmat muuttuvat kellutuksen myötä. Muodostuuko jonnekin esimerkiksi vankka lastenkokoelma? Arvelen että uusi varaustennouto voi alkuun hämmentää, mutta ei hätää, sillä henkilökuntamme on paikalla neuvomassa. Neuvonta ja läsnäolo tulevat jatkossakin lisääntymään kuormanpurun ja muun logistisen työn vähentyessä”, sanoo aluekirjastopalvelujen johtaja Saara Ihamäki.

Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä vaihdetaan myös sähköpostipalvelin. Ne asiakkaat, jotka ovat valinneet varaustensa noutokirjastoksi Helsingissä sijaitsevan kirjaston, saavat automaattiset varausilmoitukset uudesta sähköpostiosoitteesta. Uudet varausilmoitukset tulevat osoitteesta no_reply@lib.hel.fi. Muutosvaiheessa asiakkaat saattavat saada hetken aikaa sähköpostiviestin sekä vanhasta että uudesta järjestelmästä, mutta tuplailmoitus tulee poistumaan pian käyttöönoton jälkeen.

Helmet-kirjastoissa on käytössä myös maksullinen tekstiviestipalvelu, joka on yhteydessä sähköpostipalvelimeen. Koska Helsingissä vaihdetaan sähköpostipalvelin, loppuu varausilmoitusten tekstiviestipalvelu niiltä asiakkailta, jota ovat valinneet varaustensa noutokirjastoksi Helsingissä sijaitsevan kirjaston. Myöhemmin syksyllä 2019 Helsinkiin on kuitenkin tulossa uusi täysin maksuton tekstiviestipalvelu, joka on silloin mahdollista ottaa käyttöön.

Mittava investointi maksaa itsensä takaisin

Kellutus- ja logistiikkajärjestelmä IMMS:in (Intelligent Material Management System) Helsingin kaupunginkirjastolle toimittaa Lyngsoe Systems A/S. Helmet-kirjastoissa käytössä olevaan kirjastojärjestelmä Sierraan toteutettavan rajapinnan toimittaa Innovative Interfaces Global Limited. Projektin kustannukset ovat noin 900 000 €. Summa sisältää ohjelmiston lisäksi käyttöönottoprojektin sekä ylläpidon neljälle vuodelle.

"Nyt käyttöönotettava kellutus- ja logistiikkajärjestelmä on mittava investointi. Se tulee maksamaan itsensä takaisin muutamassa vuodessa, kun työaikaa vapautuu kaikissa kirjastoissa asiakkaiden kanssa tehtävään työhön. Tavoitteenamme oli alun perin saada järjestelmä käyttöön jo ennen Helsingin keskustakirjasto Oodin avautumista, koska olimme sitoutuneet avaamaan Oodin ilman lisärekrytointeja. Olen todella iloinen, että saamme järjestelmän nyt käyttöön, koska se helpottaa työpainetta kaikissa kirjastoissamme", sanoo Helsingin kirjastopalvelujen johtaja Katri Vänttinen.

JAA