Salla Lehtipuu (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Tapahtumaseminaari kiteytti: kaupunkiin sujuvampia järjestelyjä ja vastuullisempia tapahtumia

Kuvassa: Livekuvittaja Salla Lehtipuu piirsi seminaarin viestit helpommin muistettavaksi kiteytykseksi.

Helsingistä on tulossa entistä toimivampi ja vastuullisempi tapahtumakaupunki. Tämä selvisi kaupungin järjestämässä tapahtumaseminaarissa keskiviikkona. Iltapäivän aikana tapahtumajärjestäjät saivat uutta tietoa järjestelyjen toimivuudesta ja sujuvoittamisesta sekä kuulivat toistensa kokemuksista.

Tapahtumaseminaari järjestettiin Valkoisessa Salissa. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Tapahtumaseminaariin oli ilmoittautunut noin 200 osallistujaa.

Mikä on Helsingissä järjestettävä iso hevimusiikin tapahtuma, jota kaikki rakastavat? Tuska Open Air Metal Festival. Miten niin rakastavat? No muun muassa siksi että tapahtuma kerää kehuja sekä osallistujilta että naapuruston asukkailta.

Moona Tikka valotti tapahtumaseminaarissa Tuskan suosion salaisuutta korostamalla avointa viestintää. Kun alueelle tulee 40 000 hevaria, tiiviin yhteydenpidon tulee alkaa hyvissä ajoin ennen festivaalia.

Tuskan alue suunniteltiin viime kesäksi uudelleen, kun muun muassa pääportti siirrettiin kauppakeskus REDIn kulmaan. REDIstä tuli samalla rannekkeiden hakupaikka.

Järjestäjät olivat päättäneet, että asukkaat otetaan mukaan jo tapahtuma-alueen suunnitteluun.

– Yhdensuuntainen kommunikointi pelkällä postiluukusta pudotettavalla tiedotteella ei olisi ollut mitenkään mahdollista.

Järjestäjät pitävät pitkin vuotta yhteyttä Kalasataman asukasyhdistykseen ja osallistuvat sen kokouksiin. He halusivat antaa tapahtumalle kasvot ja kertoa samalla, miksi tiettyjä asioita tehdään ja minkä vuoksi tarvitaan joitakin rajoituksia.

Asukkaat pääsivät myös kierrokselle festarialueelle ennen tapahtuman alkua.

Moona Tikka. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Tuska Open Air Metal Festival -tapahtumassa korostetaan sosiaalista kestävyyttä. Moona Tikka kertoi, että se tarkoittaa järjestäjille esimerkiksi kiinteää vuoropuhelua tapahtuma-alueen naapuruston kanssa.

Tuskalaiset pitivät yhteyttä myös REDIn yrityksiin ja kertoivat festivaaliyleisön profiilista.

– Yritykset järjestivät Tuskan aikaan hauskoja tarjouksia, muun muassa hiusten värjäystä mustiksi 66 eurolla.

Järjestäjien mielestä avoin viestintä on tärkeä osa sosiaalista vastuuta.

– Sosiaalisen vastuun toteuttamisessa tarvitaan ajattelutavan muutosta, mutta muutoin massiivisia taikatemppuja ei tarvita. Tulee olla aidosti kiinnostunut tapahtuma-alueen ihmisten huolenaiheista ja keskustella heidän kanssaan.

– Myöskään ihmeellisiä resursseja ei tarvita. Meillä työaikaa yhteydenpitoon meni tuskin enempää kuin 15 tuntia, Moona Tikka summasi.

Tiekartta antaa suuntaviivat

Kaupungin viestintäjohtaja Liisa Kivelä esitteli tilaisuudessa tapahtumien tiekartan, tapahtumien edistämisen suuntaviivat Helsingissä.

Hän huomautti, etteivät tapahtumat ole kaupungissa suinkaan mikään uusi juttu. Silakkamarkkinoita vietettiin jo 1743. Juhlaviikot ovat olleet ohjelmassa vuodesta 1968 ja Taiteiden yökin vuodesta 1989.

Liisa Kivelä. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Liisa Kivelä kertoi, että tapahtumien järjestämisen sujuvoittamiseksi on määritelty yleisten suuntalinjojen lisäksi konkreettisia toimenpiteitä.

Tapahtumat on nostettu näkyvästi esille kaupunkistrategiassa, ja uudessa tiekartassa on määritelty tapahtumien kehittämisen painopistealueet.

Tiekarttaa varten kuultiin eri ihmisten näkemyksiä tapahtumien edistämisestä haastatteluin, verkkokyselyin ja työpajoin. Kuulluiksi tuli yhteensä noin 200 tapahtumajärjestäjää, kaupungin työntekijää ja muita viranomaisia.

Tapahtumien tavoitteet määritellään kolmessa osa-alueessa. Tapahtumien tulee tukea ja toteuttaa kansainvälistä, elävää ja kiehtovaa tapahtumien kaupunkia. Tapahtumien kehittämisen on perustuttava vastuullisuuteen. Lisäksi tapahtumallisuuden on oltava toimivaa.

Kaupungin markkinointiyksikön päällikkö Sanna Forsström totesi, että kaupunki on tehnyt tapahtumien sujuvuuden eteen aktiivisesti töitä jo pitkään.

Kaupunki haluaa nostaa esille yhä paremmin esimerkiksi pieniä ja avoimia kaupunginosatapahtumia. Tarkoitus olisi, että tapahtumat leviäisivät keskustan tuntumaa laajemmalle ja muulloinkin kuin kesäaikaan.

Sanna Forsström. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Sanna Forsström totesi kaupungin työn tapahtumien eteen olevan pitkäjänteistä.

Konkreettista työtä järjestäjien auttamiseksi

Projektipäällikkö Päivi Munther huomautti, että ihan yhdellä puhelinsoitolla kaikkia tapahtumajärjestelyjä ei hoideta vastaisuudessakaan, mutta monia organisaatiomutkia oiotaan yhä lisää.

Yksi hyvä käytännön esimerkki ovat vastikään julkaistut uudet verkkosivut hel.fi/tapahtumallisuus. Sivuille kootaan muun muassa tarpeellista tietoa tapahtumien järjestämiseen.

Päivi Munther. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Päivi Munther kertoi, että kaupunkiorganisaation eri toimialat tekevät aiempaa tiiviimpää yhteistyötä, jotta esimerkiksi lupa-asiat hoituvat sujuvammin.

Kaupungin ympäristösuunnittelija Mia Malin muistutti, että vähähiilisyys ja yleensäkin ympäristöasiat kiinnostavat tosi paljon tapahtumissa kävijöitä – ja myös tapahtumajärjestäjiä.

Kaupunkiorganisaatiolla on tiukka Hiilineutraali Helsinki 2035 -toimenpideohjelma, ja huomiota kiinnitetään myös tapahtumien ympäristövaikutuksiin. Omiin tapahtumiinsa kaupunki pystyy vaikuttamaan suoraan, ja tapahtumajärjestäjiä se kannustaa vastuullisuuteen eri tavoin.

Kaupunki antaa aluevuokra-alennusta tapahtumille, jotka käyttävät Ekokompassi-ympäristöjärjestelmää.

Mia Malin. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Mia Malin kertoi, millä tavoin kaupunki kannustaa tapahtumajärjestäjiä ympäristövastuuseen.

Juoksutapahtumaan 15 000 osallistujaa

Entinen huippujuoksija Harri Hänninen vastaa ensi kesästä alkaen Helsinki City Running Day -suurtapahtuman järjestelyistä. Suurtapahtumaan kuuluu monta eri tapahtumaa, sillä maratonin voi juosta myös neljän hengen viestijuoksuna, puolikkaana tai vaikka vain viiden kilometrin lenkin. Lapsille on oma liikuntatapahtumansa ja kaikkein energisimmille juoksijoille puolikkaan ja koko maratonin yhdistelmä.

Tapahtuma on kerännyt noin 15 000 osallistujaa, joista noin 1 500 on ulkomaalaisia. Keskeisessä roolissa tapahtuman onnistumisen kannalta on 1 500 hengen talkooväki.

Tapahtuman kehittäminen jatkuu muun muassa reittimuutoksilla.

– Tarkoitus on, että reitti on mahdollisimman miellyttävä juosta ja että kaupungin merenranta nousee hyvin esille, Hänninen kertoi.

Harri Hänninen. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Harri Hänninen vastaa ensi kesän Helsinki City Running Day -suurtapahtuman järjestelyistä. Hänellä tietää entisenä huippujuoksijana, millaisia ovat hyvät juoksureitit.

Suurtapahtuma on haitannut jonkun verran kaupungin liikennettä, mutta tilanne on korjaantumassa. ja tilannetta pyritään korjaamaan. Esimerkiksi raitiovaunureittejä ei enää muuteta tapahtuman ajaksi viime vuosien laajuudessa.

– Yhdessä HSL:n Esa Sauvolan kanssa olemme vitsailleet, kuinka Helsinki City Running Day on kaupungissa kaikkein hankalin tapahtuma. Jatkossa, kun julkisen liikenteen muutokset vähenevät, olemme vasta kolmanneksi hankalin, Hänninen heittää hymyssä suin.

Hän haluaa antaa isosti positiivista palautetta viranomaisille: Helsingin kaupungille, HSL:lle ja poliisille. Yhteistyö on sujunut hyvin, ja hän on saanut konkreettista apua sekä tarpeellista sparrausta.

Tapahtumaseminaarin paneelikeskustelu. (Kuva: Ilkka Ranta-aho)

Tapahtumaseminaarin paneelikeskustelussa vinkattiin muun muassa kysymään viestintäneuvoja kaupungin asemakaavoituksen vuorovaikutussuunnittelijoilta. Seminaarin juonsi Aleksi Pahkala.


Lisätietoa

Helsingin tapahtumien tiekartta

Tapahtumallisuus Helsingissä

Teksti: Kirsi Riipinen
Kuvat: Ilkka Ranta-aho


JAA