Kaupunginvaltuuston kokous. Kuva Pertti Nisonen.

Ahjo avaa päätöksenteon ja mahdollistaa sähköisen arkistoinnin

Helsingissä kaikki kaupungin toimielinten sekä virastojen ja liikelaitosten päätösasiakirajat on kesästä 2011 alkaen käsitelty Ahjo-tietojärjestelmällä. Kaupungin viranhaltijoiden tekemät päätökset on julkaistu verkossa vuoden 2013 marraskuusta lähtien.

Ahjoa käyttää noin 5000 kaupungin viranhaltijaa ja työntekijää sekä noin 600 luottamushenkilöä. Keskeisenä erona muissa kunnissa käytössä oleviin asianhallintajärjestelmiin on asioiden valmistelun ja päätöksenteon tapahtuminen suoraan järjestelmässä.

Edelläkävijänä sähköisessä allekirjoituksessa

Toimielinten päätösten sähköinen allekirjoitus toteutettiin vuonna 2014 ja seuraavaksi otetaan käyttöön viranhaltijapäätösten sähköinen allekirjoitus. Ahjon sähköinen arkistointi on saanut Kansallisarkistolta pysyväisarkistoinnin luvan. Kun myös viranhaltijoiden sähköinen allekirjoitus toteutuu, voidaan luopua pöytäkirjojen paperiarkistosta ja siirtyä kokonaan sähköiseen arkistointiin.

Ahjo on mahdollistanut päätöstiedon avaamisen

Ahjo on mahdollistanut myös päätösasiakirjojen avaamisen avoimena tietona. OpenAhjo-rajapinta on kaikkien käytössä ja kaupunki hakee sitä kautta betana julkaistun Päätökset-palvelun sisällöt.

Ahjo on kokonaisuus, joka sisältää neljä eri tietojärjestelmää:

  • asiankäsittely (diaari),
  • päätösasiakirjojen eli esityslistojen ja pöytäkirjojen tuotanto ja sähköisten asiakirjojen hallinta (dokumentinhallinta),
  • sähköinen kokousmenettely sekä
  • valtuuston salijärjestelmä.

Asian vireille tulo kirjataan kirjaamossa, muutoin tiedot kirjautuvat järjestelmään automaattisesti asiakirjatuotanto- ja kokoussovelluksista. Asiakirjat liikkuvat kirjaamosta sähköisesti eri virastojen ja liikelaitoksien valmistelijoille. Ahjon myötä Helsinki siirtyi yhden, keskitetyn kirjaamon aikakauteen. 

Luottamushenkilöt pääsevät kokoussovelluksessa lukemaan esityslistoja sekä tekemään omia merkintöjä ja muutosehdotuksia, jotka näkyvät reaaliaikaisesti muille osallistujille. Kokoussovellusta käytetään myös toimielimen kokouksessa kokouksen hallinnointiin.

Helsingin kaupunki on saavuttanut neljän vuoden aikana merkittäviä säästöjä ja hyötyjä järjestelmän käyttöönotosta ja uudesta toimintakulttuurista. 

Lisää aiheesta:

Kuntaliiton vieraskynä (Eila Ratasvuori 1.10.)
Päätöksenteko
Viranhaltijapäätökset
Päätökset-palvelu
OpenAhjo-rajapinta
Kaupungin kirjaamo

JAA