Asiointipalvelut, kuvituskuva. Pixabay.com

Uusi asioinnin järjestelmä Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen palveluita varten

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on aloittanut mittavan hankkeen, jossa toteutetaan uusi asioinnin järjestelmä koko toimialan palveluiden käyttöön. Hanke on alkanut varhaiskasvatuksen asiointipalveluiden kehittämisellä. Tavoitteena on toteuttaa käyttäjälähtöiset sähköiset asiointipalvelut kaupunkilaisia varten.  

Helsingin kaupungin visio on olla maailman toimivin kaupunki. Kaupunki panostaa esteettömiin sähköisiin palveluihin sekä digitalisaation, tekoälyn ja robotisaation hyödyntämiseen. Uuden asioinnin tietojärjestelmän rakentaminen toteuttaa Helsingin kaupungin strategiaa sekä opetuksen digitalisaatio-ohjelmaa.

–  Uusi asioinnin järjestelmä parantaa asiointipalvelun käytettävyyttä. Järjestelmä on joustava uusien palveluiden tarjoamiseen ja se edistää vuorovaikutteista kanssakäymistä ja helpottaa henkilöstömme päivittäistä työskentelyä, toimialajohtaja Liisa Pohjolainen kertoo. 

Uusi asioinnin järjestelmä tulee korvaamaan nykyisin käytössä olevat tietojärjestelmät Effican ja MultiPrimuksen. Asiointijärjestelmän kautta oppijat sekä heidän vanhempansa ovat yhteydessä päiväkoteihin, kouluihin ja oppilaitoksiin. Uuden järjestelmän avulla asiointi ja yhteydenpito on jatkossa selkeämpää ja yhdenmukaisempaa. Tavoitteena on käyttää samaa asioinnin tietojärjestelmää koko oppimisen elinkaaren ajan, eli noudatetaan yhden luukun periaatetta varhaiskasvatuksesta toisen asteen opintoihin saakka. Asiointi tulee olemaan ajasta ja paikasta riippumatonta, vuorovaikutteista kanssakäymistä.

Tuleva asioinnin tietojärjestelmä toimii myös toiminnan kehittämisen apuvälineenä, kun henkilöstöltä vapautuu enemmän aikaa työhön asiakkaiden kanssa automatisoinnin johdosta. Palvelujen tarjonta selkeytyy ja vuorovaikutuksen mahdollisuus paranee sekä palvelujen sisällä, että niiden välillä.  

– Asioinnin tietojärjestelmän kehittämishanke on kunnianhimoinen ja se tulee kestämään useamman vuoden ajan. Uudet ominaisuudet kehitetään ja otetaan käyttöön vaiheittain. Tällä hetkellä hankkeessa on käynnissä ensimmäisten varhaiskasvatuksen palveluiden toteuttaminen. Suunnittelussa ja kehitystyössä on tällä hetkellä mukana varhaiskasvatuksen henkilöstöä ja helsinkiläisiä vanhempia, Liisa Pohjolainen toteaa.

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tehtävänä on mahdollistaa kaikenikäisten helsinkiläisten – lasten, nuorten ja aikuisten – elinikäinen oppiminen. Toimiala huolehtii Helsingissä 27 100 lapsen varhaiskasvatuksesta ja esiopetuksesta, 42 500 lapsen perusopetuksesta sekä 22 200  opiskelijan koulutuksesta lukioissa ja ammatillisessa opetuksessa. Lisäksi toimialan vastuulla ovat suomen- ja ruotsinkieliset työväenopistot, joissa opiskelee vuosittain 102 600 kurssilaista. Toimialalla työskentelee yhteensä 13 535 työntekijää.

JAA