Suoraan sisältöön

Väite: Multitaskaaja on tehokas työntekijä

Ihminen voi keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan

Multitaskingilla tarkoitetaan tilannetta, jossa ihminen työskentelee useiden asioiden parissa vaihdellen tehtävästä toiseen. Multitasking yhdistetään usein tehokkuuteen, kun monet projektit limittyvät arjessa. Psykologian tohtorin ja Työterveyslaitoksen erikoistutkijan Virpi Kalakosken mukaan työteho kuitenkin heikkenee, kun yritetään tehdä montaa asiaa yhtä aikaa, eivätkä päällekkäiset projektit läheskään aina tue toisiaan.

– Ihminen voi keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan, Kalakoski muistuttaa.

– Jatkuvasti tehtävästä toiseen siirtyessään ihmiset usein kokevat itsensä dynaamisiksi ja tehokkaiksi, mutta todellisuudessa työteho usein laskee.

Kalakosken mukaan tällaiseen moniajoon liittyy usein työtehtävien keskeytymisiä ja häiriöitä, joita on työympäristöjen muuttuessa alettu vaivihkaa sallia aiempaa enemmän. Sähköpostit ja ennakoimattomat työtehtävät vaativat välitöntä huomiota, eikä pitkäjänteiselle työskentelylle jää välttämättä aikaa. Hallitsematon tehtävästä toiseen siirtyminen vaatii veronsa ja työ saattaa kärsiä: tekeminen vie kokonaisuudessaan enemmän aikaa, vaiheita voi unohtua tai keskeytyneeseen tehtävään ei muisteta palata.


Häiriöt kuriin yhteisillä sopimuksilla

Multitaskingin vaikutuksia ja kognitiivista ergonomiaa on tutkittu toimistotyössä pienimuotoisilla kokeiluilla, mutta turvallisuudesta tarkoilla aloilla, kuten terveydenhuollossa ja esimerkiksi lennonjohdossa, tutkimusta on enemmän. Näillä aloilla keskeytyksiä on päädytty vähentämään ja tehtävän vaiheita ajoittamaan siten, että päällekkäiset tehtävät ja virheiden riski vähenevät.

– Toimistossakin työntekijä voi rajata omaa aikaansa ja varata tietylle työtehtävälle kalenterista aikaa samaan tapaan kuin palaverille, Kalakoski ehdottaa.

– Sähköpostin hälytykset voi ottaa välillä pois päältä ja puhelut ohjata keskukseen.

Esimiehillä on työyhteisöissä tärkeä rooli, kun keskeytyksiä ja häiriöitä halutaan vähentää. Tehokkaimpia ovat yhdessä sovitut käytännöt: koko tiimi voi sitoutua olemaan keskeyttämättä toisia ennen kello kymmentä tai pitää kollegoille vastaanottoa vain ennen lounasta.

– Esimiehellä on tärkeä rooli kysymysten herättäjänä. Hänellä on mahdollisuudet selvittää, mistä keskeytykset toimistolla johtuvat ja mikä työntekijöitä häiritsee. Näihin asioihin voidaan sitten kiinnittää yhdessä huomiota, Kalakoski toteaa.

 

Teksti: Salla Salokanto
 

JAA