Suoraan sisältöön

Toimiva monitilatoimisto onnistuu yhteisillä suunnitelmilla ja pelisäännöillä

Oleellista on pohtia, tuoko monitilatoimisto lisäarvoa työntekoon vai tekeekö se työnteosta monimutkaisempaa.

Monitilatoimistot ovat mahdollisuus uudenlaisiin työskentelytapoihin. Työnteko muiden kanssa samassa tilassa ja uusien tilojen hyödyntäminen vaativat kuitenkin totuttelua. Työntekijällä on voinut olla koko uransa ajan oma työhuone.  Yhdessä suunnittelu ja yhteiset pelisäännöt takaavat parhaan mahdollisen monitilatoimiston, jossa ihmiset viihtyvät ja heillä on työrauha. Johtamisella on tärkeää rooli uuden ympäristön suunnittelussa, Työterveys Helsingin työterveyspsykologi Katriina Pulli ja työterveyshoitaja Tarja Peräkylä korostavat.


− Johtajien ja esimiesten on tärkeää ymmärtää, että muutto monitilatoimistoon on ihmisille henkisesti iso asia sen lisäksi, että työnteon ympäristö muuttuu. Paras mahdollinen tulos syntyy, kun työntekijät pääsevät vaikuttamaan ja osallistumaan uusien tilojen suunnitteluun, Pulli sanoo.


Oleellista on pohtia, tuoko monitilatoimisto lisäarvoa työntekoon vai tekeekö se työnteosta monimutkaisempaa. Toiminnan pitää ohjata tilojen suunnittelua eikä tilojen toimintaa. Peräkylän ja Pullin mukaan monitoimitilat sopivat parhaiten asiantuntijatyöhön, jossa tarvitaan ketterää ajatusten vaihtoa kuten tiimityössä.


− Jos syynä on kuitenkin neliöiden tehokkuus, siitä pitää kertoa avoimesti ja rehellisesti henkilöstölle ja tehdä muutos mahdollisimman hyvin yhdessä, Pulli sanoo.


Työrauha on taattava

Monitilatoimisto voi sisältää esimerkiksi usean ihmisen työpisteitä samassa tilassa, hiljaisia huoneita, seisomapöytiä, kokoushuoneita, sohvarykelmiä ja keittiön. Viehättävät sohvat eivät kuitenkaan luo työhyvinvointia. Ihmisellä täytyy olla rauha tehdä työtä, joten yksityiskohdat pitää ottaa huomioon: Tarvitaanko sermejä työpisteiden väliin? Kuka tekee keskittymistä vaativaa asiantuntijatyötä? Toimivatko vaihtuvat työpisteet, vai tarvitsevatko ihmiset pysyvän paikan?


− Työpisteiden sijainnilla on iso merkitys. Ei ole samantekevää, kenen työpiste on käytävän vieressä ja kenen hiljaisimmassa päädyssä. Ihmisten tehtävät ovat erilaisia, ja jokainen herkistyy hälylle eri tavoin, Peräkylä sanoo.


− Monitilatoimistossa on tärkeää olla erikseen vapaaseen seurusteluun tarkoitettu huone, jossa voi puhua ja nauraa huolettomasti ääneen, Pulli täydentää.
 

Huolellisen suunnittelun lisäksi yhteiset pelisäännöt ovat kaiken a ja o. On tärkeää pohtia, miten yhteisissä tiloissa käyttäydytään, milloin hiljaisia huoneita käytetään ja missä voi puhua puhelimessa.


− Sopikaa yhdessä, miten viestitätte toisillenne, kun teette keskittymistä vaativaa työtä, Peräkylä lisää.


Työterveys tukee


Työyhteisö saa tukea työterveyshuollosta monitoimitilojen suunnitteluun. Kalusteiden hankkimiseen asti ei kannata jäädä odottamaan. Työfysioterapeutin lisäksi työterveyspsykologin asiantuntemus on arvokasta. He tuovat esille näkökulmia, joilla varmistetaan ihmisten työrauha ja työhyvinvointi.
 

− Kannattaa ottaa heti yhteyttä, kun idea monitilatoimistosta syntyy. Jos on mahdollista, niin jo aikaisemmin, Pulli naurahtaa.

 

Tutustu myös Työterveyslaitoksen oppaaseen Monitilatoimisto, ohjeita käyttöön ja suunnitteluun.

 

Teksti: Emilia Rodriguez

JAA