Kotihoidon työajanseuranta- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

347 §

KOTIHOIDON TYÖAJANSEURANTA- JA
TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄN HANKINTA

Terke 2010-181

Esityslistan asia TJA/13

TJA Terveyslautakunta päätti hyväksyä kotihoidon
työajanseuranta- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan
tarjouspyynnön pohjalta tehdyn erilaisten tarjolla olevien ratkaisujen
kartoituksen ja vertailujen pohjalta.

Terveyslautakunta päätti hankkia kotihoidon työajanseuranta- ja
toiminnanohjausjärjestelmäksi Logican Pegasos Mukana -nimisen
järjestelmän ja tehdä siihen liittyvät ylläpito- ja käyttöpalvelusopimukset
tarjouksen mukaisilla hinnoilla siten, että käyttöönottoprojektin hinta
pilotti- ja optiovaiheessa on yhteensä 97 250 euroa sekä palvelumaksu
pilotti- ja optiovaiheen käyttäjämäärillä on yhteensä 344 280 euroa.
Lisäksi työajanseuranta- ja toiminnanohjausjärjestelmästä aiheutuu
Titanian alku- ja loppuleimausten käyttöönoton ja ylläpidon osalta
neljältä vuodelta 38 000 euroa ja puhelinten datapaketin osalta 288 000
euroa. Uusien puhelinten hankinta riippuu tarvittavien ominaisuuksien
vaatimuksista ja sijoittunee 1000 puhelimen osalta 100 000- 250 000
euron välille.

Samalla terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallintopäällikön
päättämään mahdollisesti tarvittavista lisähankinnoista enintään
120 000 eurolla.

Lisäksi terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallintopäällikön
allekirjoittamaan tämän päätöksen perustella tehtävät sopimukset.

Lopuksi terveyslautakunta päätti todeta, että osapuolia sitova sopimus
ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet
ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Pöytäkirjanote liitteenään esityslistateksti ja vertailutaulukko
oikaisuvaatimusohjein ja hankintapäätöksiä koskevin
hakemusosoituksin tarjoajille, pöytäkirjanote liitteenään esityslistateksti
ja vertailutaulukko hankintakeskukselle (Ulf Wirén) sekä pöytäkirjanote
kotihoidon johtajalle, tietohallintopäällikölle ja hankintapäällikölle

Käsittely Puheenjohtaja Malinen poistui esteellisenä kokouksesta

tämän asian käsittelyn ajaksi ja lautakunta päätti valita jäsen Sami
Heistaron kokouksen puheenjohtajaksi tämän asian käsittelyn ajaksi.

Lisäksi lautakunta päätti valita tämän asian osalta toiseksi pöytäkirjan
tarkastajaksi Sami Heistaron sijasta jäsen Riitta Snällin.

Päätösehdotus Terveyslautakunta päättänee hyväksyä
kotihoidon työajanseuranta- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan
tarjouspyynnön pohjalta tehdyn erilaisten tarjolla olevien ratkaisujen
kartoituksen ja vertailujen pohjalta.

Terveyslautakunta päättänee hankkia kotihoidon työajanseuranta- ja
toiminnanohjausjärjestelmäksi Logican Pegasos Mukana -nimisen
järjestelmän ja tehdä siihen liittyvät ylläpito- ja käyttöpalvelusopimukset
tarjouksen mukaisilla hinnoilla siten, että käyttöönottoprojektin hinta
pilotti- ja optiovaiheessa on yhteensä 97 250 euroa sekä palvelumaksu
pilotti- ja optiovaiheen käyttäjämäärillä on yhteensä 344 280 euroa.
Lisäksi työajanseuranta- ja toiminnanohjausjärjestelmästä aiheutuu
Titanian alku- ja loppuleimausten käyttöönoton ja ylläpidon osalta
neljältä vuodelta 38 000 euroa ja puhelinten datapaketin osalta 288 000
euroa. Uusien puhelinten hankinta riippuu tarvittavien ominaisuuksien
vaatimuksista ja sijoittunee 1000 puhelimen osalta 100 000- 250 000
euron välille.

Samalla terveyslautakunta päättänee oikeuttaa tietohallintopäällikön
päättämään mahdollisesti tarvittavista lisähankinnoista enintään
120 000 eurolla.

Lisäksi terveyslautakunta päättänee oikeuttaa tietohallintopäällikön
allekirjoittamaan tämän päätöksen perustella tehtävät sopimukset.

Lopuksi terveyslautakunta päättänee todeta, että osapuolia sitova
sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun
osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Esittelijä Kotihoidon perustehtävä on järjestää vanhusten,
toipilaiden, pitkäaikaissairaiden ja yli 18 -vuotiaiden vammaisten hoito
ja palvelut niin, että eläminen kotona on turvallisesti mahdollista myös
toimintakyvyn heikentyessä. Kotihoito vastaa asiakkaidensa
tarvitseman kotihoidon sekä kotihoidon tukipalvelujen järjestämisestä.
Helsingin kotihoito on Suomen suurin kotihoitoyksikkö, joka tuottaa
sekä kotisairaanhoidon että kotihoidon palveluja omana tuotantona.
Kotihoidon tukipalvelut tuotetaan pääasiassa ostopalveluna yksityisiltä

palveluntuottajilta.

Kotihoidon työajanseuranta- ja toiminnanohjausjärjestelmä -hankkeen
tarkoituksena on saada aikaan työajan seurantajärjestelmä
kotihoitotiimille ja järjestelmän tulee seurata kotihoitokäynnin kestoa
asiakkaan luona. Lisäksi järjestelmän tulee mahdollistaa
kotihoitokäynnin tilastointi esim. kännykän avulla suoraan
asiakastietojärjestelmään.

Hankittavan järjestelmän tulee ratkaista seuraavat ongelmat:

Ongelma	Ratkaisu
1. Kotihoitotiimin työntekijät seuraavat työaikaansa manuaalisesti.	1. Työajanseuranta- ja toiminnanohjausjärjestelmällä seurataan automaattisesti työaikaa.
2. MD- Titania Työajan hallinta- ja seurantajärjestelmään tehdään muutokset ja poikkeukset käsin ja siihen menee kotihoidonohjaajan aikaa.	2. MD- Titaniaan saadaan työvuoron alku- ja loppuajat leimaustiedoista.
3. Asiakkaan luona vietettävää aikaa eli kotihoitokäynnin kestoa ei tiedetä tarkalleen vaan se perustuu arvioon.	3. Asiakkaan luona vietettävä aika eli kotihoitokäynnin kesto tiedetään täsmällisesti.
4. Resurssien kohdistaminen kesken työpäivän on hankalaa nykyisillä välineillä.	4. Ohjaaja voi kohdistaa työntekijöiden käynnit joustavasti äkillisissä muutostilanteissa.
5. Kotihoidon kokonaistuottavuutta on vaikea seurata ja kehittää, koska välitöntä työaikaa ja kotihoitokäynnin sisältöä ei pystytä seuraamaan systemaattisesti.	5. Välittömän työajan kesto ja kotihoitokäynnin sisältö on tiedossa. Kotihoidon kokonaistuottavuutta voidaan lisätä, koska toimintaa voidaan suunnitella ja kohdistaa tarkemmin.
6. Kotihoitokäynnin tilastointi vie aikaa, koska sitä varten täytyy käydä toimistolla. Tilastoinnin virheet voivat lisääntyä.	6. Kotihoitokäynnin tilastointi tehdään kotihoitokäynnin aikana uutta tekniikkaa käyttäen ja merkintä tilastoituu suoraan kotihoidon Pegasos -asiakastietojärjestelmään. Tilastotietojen laatu paranee ja yhtenäistyy.

7. Kotihoidon sijaisten tekemien käyntien tilastointimerkinnät jäävät tiimin vakituisten työntekijöiden tai kotihoidon aluesihteerien tehtäväksi.	7. Sijaiset voivat itse tehdä tilastointimerkintänsä suoraan järjestelmään ilman, että heille on annettava laajoja oikeuksia kotihoidon Pegasos - asiakastietojärjestelmään.
8. Kotihoitokäynnin sisällön kirjaaminen vie aikaa, koska sitä varten täytyy käydä toimistolla ja jonottaa vuoroaan tietokoneelle.	8. Kotihoitokäynnin sisällön kirjaaminen tapahtuu kotihoitokäynnin aikana uutta tekniikkaa käyttäen systemaattisen kirjaamisen koodien avulla. Käynti kirjataan toimistolla vain kotihoitokäynnillä tapahtuneista poikkeamista kirjattaessa ja noin kerran viikossa kirjataan yhteenvetoa asiakkaan voinnista.
9. Kiistatilanteissa ei ole mahdollista antaa näyttöä asiakkaalle siitä, että kotihoitokäynti olisi kestänyt suunnitelmassa sovitun ajan.	9. Asiakkaalle saadaan järjestelmästä dokumentti kotihoitokäyntien kestosta.
10. Muutokset asiakkaan kotihoitopalvelun laskussa vaativat toimistotyötä, palvelu- ja hoitosuunnitelmaa joudutaan muuttamaan ja tekemään esim. laskutuksen estoja Pegasos - asiakastietojärjestelmään.	10. Muutokset asiakkaan kotihoitopalvelun laskussa vaativat vähemmän toimistotyötä ja osa muutoksista välittyy automaattisesti asiakkaan laskutustietoihin.

Järjestelmähankinnan ennakoitu kokonaisarvo hankintakautena on
sekä hankinta- että käyttökustannukset ja puhelinten hankinta mukaan
lukien noin 1,1 miljoonaa euroa. Huomattava osa kotihoidon
matkapuhelimista on tosin vanhoja ja jouduttaisiin joka tapauksessa
uusimaan lähiaikoina, mutta nämäkin saatetaan joutua korvaamaan
kalliimmalla puhelinmallilla kuin kaupungin käyttämä peruspuhelinmalli
on.

Esitys hankinnaksi tarjouspyynnön vertailujen pohjalta

Markkinoilla on mittava määrä kulunvalvonta- ja työajanseurantalaitteita
ja ohjelmistoja. Helsingin kotihoidon tarpeita vastaava tarjouspyyntö on
valmisteltu yhteistyössä hankintakeskuksen kanssa ja
hallintokeskuksen oikeuspalvelujen edustaja on esittänyt siitä

kommenttinsa.

./. Hankekuvaus ja tarjouspyyntö liitteineen on esityslistan
liitteinä 1–6.

Hankittavalle järjestelmälle asetettavat vaatimukset Helsingin
kotihoidossa on kuvattu esityslistan tämän asian liitteissä 1 ja 2 sekä
sopimusehdot liitteessä 3. Hankinta tehdään esityksen mukaan ensin
yhdessä kotihoitoyksikössä ja optiona on sen laajentaminen kaikkiin
yksiköihin. Näin varmistetaan se, että järjestelmän käytöstä voidaan
luopua ilman suuria kustannuksia, mikäli se ei vaikuta vastaavan
tarkoitustaan.

Tarjoajan edellytyksiä koskevat vaatimukset koskevat tavanomaisten
rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevien vaatimusten lisäksi
palvelun suorittamisesta vastaavan henkilökunnan kokemukseen,
riittävään ammattitaitoiseen henkilökuntaan sekä tarjoajan
kokemukseen.

Valintaperusteena on esityksen mukaisesti kokonaistaloudellinen
edullisuus, missä hinnan lisäksi käytettävät laadulliset vertailuperusteet
liittyvät integraatioiden toteutuksen aikatauluun, lisäominaisuuksiin ja
helppokäyttöisyyteen.

./. Saatujen tarjousten hinnan ja laatutekijöiden
vertailutaulukko on liitteenä 7. Vertailu on tehty hankintakeskuksen,
kotihoidon ja tietohallinnon asiantuntijoiden yhteistyönä.

Hankintamenettely

Hankinnasta on julkaistu ilmoitus 31.8.2010 sähköisessä tietokannassa
www.hankintailmoitukset.fi ja tarjouspyyntö os. www.hel.fi/hank.

Tarjousten jättöaika päättyi 15.10.2010 kello 14.00.

Hankintakeskus julkaisi tarjouspyynnön H044-10-1 31.8.2010
sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi ja
osallistumispyynnön omalla www-sivullaan.

Avauspöytäkirjan mukaan tarjouksia jätettiin14, kaikki määräajan
puitteissa.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten valintaperusteena on
kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta
vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja palvelun
laatutekijöiden perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous
valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Hinnan painoarvo on 70 %. Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 70
vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti:
Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta
(X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna
70 pisteellä. Laskukaava: X/Y x 70 pistettä.

Vertailuhintana käytetään käyttöönoton kokonaishintaa hintaliitteen
mukaisesti pilottivaiheen ja optiovaiheen sekä 8 kuukauden
pilottivaiheen käyttöpalvelun hintaa laskettuna 350 ja kolmen vuoden
ylläpidon ja käyttöpalvelun hintaa laskettuna 1700 käyttäjällä.

Tarjoajien em. tavalla lasketut kokonaishinnat ilmenevät
vertailutaulukosta (liite 7).

Palvelun laatutekijöiden painoarvo on tarjouspyynnön mukaisesti 30 %.
Palvelun laatua vertaillaan Pegasos -integraation, kolmen optiovaiheen
lisäominaisuuden ja helppokäyttöisyyden perusteella.

Pegasos –intergraation toteutuessa jo pilottivaiheen aikana, saa
tarjoaja 12 pistettä. Mikäli integraatio on toteutettavissa optiovaiheen
aikana, tarjoaja saa 6 pistettä. Lisäominaisuuksien toteutuminen
koskien sähköistä ovenavausta, hätäviestin lähettämistä ja hätäviestin
paikantamista jo pilottivaiheessa, voi saada enintään 8 pistettä.
Sitoutuminen näiden ominaisuuksien valmistumiseen optiovaiheen
aikana tuottaa enintään 4 pistettä. Helppokäyttöisyys arvioidaan sen
mukaan, kuinka monta toimintoa loppukäyttäjän on tehtävä
kirjatessaan asiakaskäynnin saapumis- ja lähtemisajan.
Helppokäyttöisyydestä voi saada 10, 5 tai 0 pistettä. Näin saadut
pisteet lasketaan yhteen ja niistä lasketaan vertailupisteet seuraavalla
tavalla:

Eniten pisteitä saanut tarjous saa 30 vertailupistettä. Muiden tarjousten
vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä =
asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten
laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 30
pisteellä. Laskukaava: Y/X x 30 pistettä.

Mega Elektroniikka Oy:n tarjous täyttää 30 laatutekijöiden
pisteytyksestä. Mega Elektroniikka sitoutuu sovelluksen käyttöönottoon
neljän kuukauden kuluttua sopimuksesta ja varaa pilottivaiheen
sopimuskaudeksi vuoden, jonka aikana Pegasos –integraatio on
käytettävissä. Sopimuksen laajentamiseen kaikkiin kotihoidon
yksiköihin tarjoaja varaa 6 kuukautta option käytön tiedoksisaannista ja
optiovaiheen integraatiot ovat valmiit vuoden kuluessa optiokauden
käyttöönottoprojektin päättymisestä. Tarjoajan laatutekijöiden pisteistä
12 koskee Pegasos -integraatiota.

Geometrix Oy:n tarjous täyttää 24 laatutekijöiden pisteytyksestä.
Tarjoaja varaa kehitysvaiheeseen maksimissaan 4 kuukautta,
pilottivaiheeseen minimissään 8 kuukautta ja käytön laajentamiseen
maksimissaan 12 kuukautta sekä optiovaiheen integraatioiden
kehitystyöhön maksimissaan 12 kuukautta. Tarjoajan laatutekijöiden
pisteistä 6 pistettä tulee Pegasos -integraatiosta.

Logica Suomi Oy:n tarjous täyttää 30 laatutekijöiden pisteytyksestä.
Optiovaiheen liityntärajapinnat Titaniaan ja Pegasokseen ovat valmiita,
eivätkä vaadi ajan varaamista rajapintojen kehitystyöhön. Logica Suomi
Oy sitoutuu aloittamaan toimituksen kahden viikon kuluttua sopimuksen
allekirjoittamisesta, aloittamaan koekäytön tuotantoympäristössä 12
viikon kuluessa ja pilottikäytön aloittamiseen 14 viikon kuluessa.
Koekäytön ja pilottivaiheen aikana saatujen kokemusten pohjalta
toimitus on myös laajennettavissa heti koko kotihoitoon. Pegasos –
integraation valmius on 12 pistettä laatutekijöiden pisteytyksestä.

Järjestelmien helppokäyttöisyyttä on vertailtu tarjoajien kuvausten
perusteella. Kaikkien vertailussa vielä olevien kolmen tarjoajan
kuvaukset täyttävät helppokäyttöisyyden kriteerit, eivätkä vaadi
monimutkaisia opetteluja tai erilaisten toimintojen hallintaa. Myös
optiovaiheen lisäominaisuudet oven avauksesta ja hätäviesteistä
ilmoitetaan kaikilla olevan saatavilla. Näin kaikkien pistemäärät
helppokäyttöisyydestä ovat maksimit 8 ja 10.

Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvissä
vaatimuksissa edellytettiin riittävän koulutuksen lisäksi vähintään
kahden tietojärjestelmän toimitusprojektin toteuttamista ja vähintään
yhden liikkuvan työn työajanseurantajärjestelmän toimitusta viimeisen
kolmen vuoden aikana. Liikkuvan työn järjestelmien osalta Mega
Elektroniikka Oy kuvaa vuonna 2009 aloittamaansa LEHMS – Kattava
kotihoidon mobiiliohjaus- ja hallintajärjestelmää Australiassa.
Geometrix esittelee referenssinä Helsingin kaupungin

rakentamispalveluille 2010 toteutetun mobiilin toiminnanohjaus- ja
kuvapankkisovelluksen, joka on pilottityyppisesti käytössä 50 henkilöllä.
Logica kuvaa mm. tarjoamansa Pegasos Mukana –järjestelmän
käyttöönoton aloittamista Loimaan ja erään toisen suuren suomalaisen
kaupungin kotihoito-organisaatiolle.

Vertailutaulukosta ilmenee, että kokonaistaloudellisen edullisuuden ja
laatutekijöiden pisteytyksen jälkeen on Logica Oy:n tarjous saanut
eniten vertailupisteitä.

Muut näkökohdat

Hankintasäännön mukaisesti alkuperäisen hankintapäätöksen tehnyt
toimielin tai viranhaltija päättää hankintaan liittyvistä lisä- ja
muutostilauksista, ellei tämä ole oikeuttanut muuta toimielintä tai
viranhaltijaa yleisvaltuutuksella tai hankintapäätöksessä
määräämissään rajoissa päättämään asiasta. Suurehkossa
järjestelmähankinnassa on mahdollista, että joudutaan tekemään joitain
ennalta arvaamattomia lisähankintoja. Jotta mahdollisesti hyvinkin
pieniä hankintoja ei jouduttaisi tuomaan terveyslautakunnan
käsiteltäväksi, toimitusjohtaja pitää perusteltuna, että
tietohallintopäällikkö valtuutetaan päättämään enintään 120 000 euron
lisähankinnoista.

Hallintosäännön mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät
sopimukset allekirjoittaa asian esittelijä ja varmentaa valmistelija, ellei
toimielin toisin päätä. Toimitusjohtaja pitää perusteltuna, että tämän
päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa
tietohallintopäällikkö.

Lopuksi toimitusjohtaja toteaa, että hankintalain mukaisesti hankinnan
arvo tulee laskea neljältä vuodelta. Näin laskettuna hankinnan arvo on
noin 1,1 miljoonaa euroa. Järjestelmän hankinnasta aiheutuvat
kustannukset saadaan katetuiksi järjestelmän myötä aikaansaatavalla
toiminnan tehostamisella viimeistään vuoden 2012 loppuun mennessä.

Lisätiedot:
Väisänen Pirjo, kotihoitopäällikkö, puhelin 310 46095
Wiren Ulf, hankintapäällikkö, puhelin 310 31501