Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

12/2018

1 (1)

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

 

 

 

 

Asia/12

 

19.06.2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 142

Kaupunginkirjaston automaatiohankinta

HEL 2018-004764 T 02 08 01 00

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti hankkia kaupunginkirjaston automaatiohankintaan kuuluvat keskustakirjasto Oodiin sijoitettavat kuusi (6) lainausautomaattia ja lajittelevan palautusautomaatin sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavan keskuslajittelijan ylläpito- ja huoltopalveluineen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä Mikro-Väylä Oy:ltä.

Automaatiohankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sisältäen kuusi (6) lainausautomaattia, lajittelevan palautusautomaatin sekä keskuslajittelijan ylläpito- ja huoltopalveluineen on koko sopimuskauden ajalta arviolta 442 000 euroa. Hankinta sisältää laitteistot suunnittelu- ja asennuspalveluineen sekä takuuajan (12 kk) jälkeiset huolto- ja ylläpitopalvelut 48 kk ajaksi.

Sitova sopimussuhde sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti lisäksi valtuuttaa toimialan hallintojohtajan allekirjoittamaan automaatiohankintaan liittyvän sopimuksen.

Käsittely

Asian aikana kuultavana oli projektipäällikkö Romeo Pulli. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Joonas Pekkanen, ICT-kehityspäällikkö, puhelin: 310 25031

joonas.pekkanen(a)hel.fi

Liitteet

1

Avauspöytäkirja_185243

2

Tarjouspyyntö_185243

3

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Kilpailutukseen osallistuneet

Esitysteksti
Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankinnan kohde, tausta ja tarkoitus

Automaatiohankinta sisältää kuusi (6) lainausautomaattia sekä lajittelevan palautusautomaatin, jotka sijoitetaan keskustakirjasto Oodiin. Lainaus- ja palautusautomaatit vähentävät aineiston käsittelyyn liittyvää henkilöstöresurssien tarvetta ja niiden tuottama henkilöstösäästö on huomioitu suunniteltaessa Oodin henkilöstömitoitusta.

Hankintaan sisältyy lisäksi uusi keskuslajittelija, joka sijoitetaan Pasilan pääkirjaston tiloihin. Lajittelija korvaa taloudellisen käyttöikänsä päähän tulleen, vuonna 2001 hankitun nykyisen laitteiston. Uuden keskuslajittelijan ominaisuuksien määrittelyssä on huomioitu kellutus- ja logistiikkajärjestelmä IMMS:n aiheuttamat keskuslajittelijaan kohdistuvat lisävaatimukset. Nykyistä suuremmalla ja laatikkolukemisen mahdollistavalla lajittelijalla pyritään osaltaan vähentämään logistiikkatyön tarvetta kirjastoissa.

Laitteistot hankitaan tavarahankintana ja niihin liitetään ylläpito- ja huoltosopimus.

Hankintamenettely

Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala avasi kaupunginkirjaston EU-kynnysarvon ylittävän automaatiohankinnan kilpailutuksen avoimena menettelynä julkaisemalla 3.5.2018 tarjouspyynnön HILMA:ssa. Tarjousta pyydettiin kuudesta (6) lainausautomaatista ja lajittelevasta palautusautomaatista sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavasta keskuslajittelijasta, joka tarjouspyynnössä oli määritelty lisähankintamahdollisuudeksi.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 4.6.2018 klo 12:00. Määräaikaan mennessä saapui yhteensä neljä (4) tarjousta: Axiell Finland Oy, Bibliotheca, Lyngsoe Systems A/S ja Mikro-Väylä Oy. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Tarjousten vertailu

Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkaistiin parhaimmilla hinta-laatuperusteilla siten, että laatutekijät muodostivat enintään 60 pistettä ja hintatekijät enintään 40 pistettä. Laatutekijöinä arvioitiin laitteistojen teknisiä ominaisuuksia kuten laitteen nopeutta, tarkkuutta ja laitteistosta saatujen tilastojen monipuolisuutta. Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 3.

Tarjousten vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman ja tarjousvertailun hinta-laatuperusteilla parhaimman tarjouksen teki Mikro-Väylä Oy.

Hankinnan arvo

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 442 000 euroa.

Automaatiohankinnan kokonaiskustannus muodostuu keskustakirjasto Oodiin sijoitettavista kuudesta (6) lainausautomaatista ja lajittelevasta palautusautomaatista sekä Pasilan pääkirjastoon sijoitettavasta uudesta keskuslajittelijasta.

Esitetään, että tarjouspyynnön optio keskuslajittelijasta hyödynnetään tässä yhteydessä, ja että keskuslajittelija hankitaan osana tätä kaupunginkirjaston automaatiohankintaa.

Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Hankintasopimus syntyy erikseen allekirjoitettavalla hankintasopimuksella. Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut).

Esitetään, että hankintasopimuksen allekirjoittaa hankintayksikön puolesta toimialan hallintojohtaja.

Esittelijä

hallintojohtaja

Kirsti Laine-Hendolin

Lisätiedot

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 20573

niina.lammi(a)hel.fi

Joonas Pekkanen, ICT-kehityspäällikkö, puhelin: 310 25031

joonas.pekkanen(a)hel.fi

Liitteet

1

Avauspöytäkirja_185243

2

Tarjouspyyntö_185243

3

Salassa pidettävä (JulkL 24 § 1 mom 20 k.)

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Kilpailutukseen osallistuneet

Esitysteksti
Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

.

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 25401

Paavo Nurmen kuja 1 C

+358 9 310 8771

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 25

Faksi

 

Alv.nro

kulttuurijavapaa-aika@hel.fi

 

+358 9 310 87770

 

FI02012566