§ 160

Lisenssihankinta mahdollistamaan Asioinnin tietojärjestelmän ja olemassa olevien järjestelmien yhteentoimivuus vuosien 2022–2026 ajalle

HEL 2022-007023 T 02 08 01 01

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hankkia Frends API-sovellusyhdyskäytävän käyttöön oikeuttavia lisenssejä suorahankintana HiQ Finland Oy:ltä (y-tunnus: 0648086-9). Kyseessä on jatkohankinta aiemmin kilpailutetuille lisensseille. Lisensseillä hankittavan ratkaisun avulla mahdollistetaan tietojärjestelmien kuten Asioinnin tietojärjestelmä, Tunnukset, Primus, Effica ja Sarastia välinen tietojenvaihto.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo (alv 0 %) neljälle vuodelle laskettuna on 250 000 euroa.

Hankinta on tarkoitus toteuttaa vuosien 2022–2026 aikana.

Lisäksi lautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan hyväksymään hankintapäätökseen perustuvat tilaukset.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Reetta Kivelä, hankintalakimies, puhelin: 09 310 35442

reetta.kivela(a)hel.fi

Teemu Toivakka, ICT-hankepäällikkö, puhelin: 040 7027 611

teemu.toivakka(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Taustaa

Ohjelmointirajapinta (engl. Application programming interface, API) on määritelmä, jonka mukaan eri ohjelmat voivat tehdä pyyntöjä ja vaihtaa tietoja eli keskustella keskenään. Digipalvelujen kehittäminen ja tiedon tehokkaampi hyödyntäminen perustuvat kaupungilla API-ohjelmointirajapintojen käyttöön. Myös laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) velvoittaa kaupunkia jakamaan tietoja rajapintojen kautta.

Frends API-sovellusyhdyskäytävää hyödynnetään Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tietojärjestelmien väliseen integrointiin. Sovellusyhdyskäytävää hyödyntäen on rakennettu lukuisia integraatioita. API-sovellusyhdyskäytävää hyödyntävät Asioinnin tietojärjestelmä, Tunnukset-järjestelmä, tekoälypohjainen oppimisanalytiikka ja oppimisympäristöt mahdollistaen näiden sekä olemassa olevien Primus, Effica ja Sarastia järjestelmien välisen tiedonvaihdon. API-sovellusyhdyskäytävä on kriittinen osa näiden toimintaa. Näiden avulla tuotetaan mm. hakeutumisen, analytiikan ja käyttäjätunnusten hallintaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tarpeisiin.

Lisenssit kohdistuvat eri pilvi- ja konesaliympäristöissä oleviin Frends-agentteihin, jotka mahdollistavat sovellusten välisen tiedonvaihdon. Hankittavien lisenssien kuukausikohtainen määrä voi vaihdella tarpeen mukaan.

Hankinta on jatkoa aiemmalle hankintapäätökselle (HEL 2019-006175, Kasvatus- ja koulutuslautakunta, 18.6.2019 § 196), jonka myötä hankittiin API-sovellusyhdyskäytävän käyttöön oikeuttavat lisenssit sekä sovellusyhdyskäytävän kehitys- ja ylläpitopalvelut. Kyseistä hankintapäätöstä koskeva lisenssisopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo oli 850 000 euroa. Hankinnan toteuma oli 1 100 000 euroa. Hankinnan arvioidun arvon ylitys johtui kehitystyön arvioitua suuremmasta osuudesta. Ympäristöä on kehitetty aktiivisesti kahden vuoden ajan. Tällä hankinnalla jatketaan Frends API- ja integraatioratkaisun käyttöä.

API-sovellusyhdyskäytävän kehitys- ja ylläpitopalvelut kilpailutettiin uudestaan, ja asiaan liittyen tehtiin hankintapäätös (HEL 2021-006058, Kasvatus- ja koulutuslautakunta, 15.6.2021 § 233). Kyseisessä kilpailutuksessa ei kilpailutettu API-sovellusyhdyskäytävän käyttöön oikeuttavia lisenssejä.

Hankintamenettely

Frends API-sovellusyhdyskäytävä-tuotteen käyttöön oikeuttavat lisenssit hankitaan suorahankintana.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Hankintalain esitöissä (HE 108/2016 vp, s. 134) viitataan hankintadirektiivin johdanto-osan 50 perustelukappaleeseen, jonka mukaan kilpailun puutteen johtuessa teknisistä syistä, ne olisi määriteltävä tarkasti ja perusteltava tapauskohtaisesti. Hankintayksikön olisi esimerkiksi osoitettava, että muun toimittajan on teknisesti lähes mahdotonta saavuttaa vaadittu suoritustaso tai, että on tarpeen käyttää erityistä tietotaitoa, välineitä tai keinoja, joita ainoastaan yhdellä toimittajalla on käytettävissään. Tekniset syyt voivat aiheutua myös erityisistä yhteentoimivuusvaatimuksista, joiden on täytyttävä, jotta varmistettaisiin rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen yhteentoimivuus. Yksinoikeuden suojaamisen vuoksi suorahankinta olisi mahdollinen esimerkiksi silloin, kun hankintaa ei voida kilpailuttaa ainoan mahdollisen toimittajan suojattujen immateriaalioikeuksien vuoksi.

Nyt kyseessä olevassa tapauksessa HiQ Finland Oy on valitun Frends API-sovellusyhdyskäytävän immateriaalioikeuksien omistajana ainut toimittaja, joka voi toteuttaa hankinnan. Aiemmin Frends API-sovellusyhdyskäytävän päälle rakennetut ratkaisut eivät ole yhteensopivia muiden alustojen kanssa. Muiden kuin valitun Frends API-sovellusyhdyskäytävän käyttöön oikeuttavien lisenssien hankinta saisi aikaan tarpeen uudelleen toteutukselle ja alkuperäisen teknisen ratkaisun vaihtamisen myötä merkittäville lisäinvestoinneille. Tarvittavien lisäinvestointien määrä ylittäisi tuolloin todennäköisesti moninkertaisesti esitetyn hankinnan arvon.

Edellä esitetyin perusteluin teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Suorahankinnan valinnalle on näin ollen edellytykset.

Suorahankinnasta ilmoittaminen

Hankintalain 131 §:n 1 momentin mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä suorahankinnassa hankintayksikkö voi hankintapäätöksen jälkeen toimittaa julkaistavaksi suorahankintaa koskevan ilmoituksen ennen hankintasopimuksen tekemistä. Tällöin hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Nyt kyseessä oleva suorahankinta ylittää arvioidulta arvonlisäverottomalta arvoltaan EU-kynnysarvon. Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen jälkeen julkaistavaksi suorahankintaa koskevan ilmoituksen.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2021-013274, Kasvatus- ja koulutuslautakunta, 14.12.2021 § 394).

Hankinta on alkuperäisen hankintapäätöksen mukaan ollut arvioidulta arvonlisäverottomalta arvoltaan 850 000 euroa. Hankinnan toteuma oli 1 100 000 euroa. Nyt kyseessä oleva, arvioidulta arvonlisäverottomalta arvoltaan 250 000 euron suuruinen, suorahankinta liittyy edellä mainittuun kokonaisuuteen. Kokonaiskustannukseksi muodostuu 1 350 000 euroa. Kasvatus- ja koulutuslautakunnan katsotaan näin ollen olevan päätöksentekoon toimivaltainen taho.

Keskeisimmät sovelletut säännökset:

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §
Hankintalaki (1397/2016): 40 §, 123 §, 126 §, 127 § ja 131 §

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Reetta Kivelä, hankintalakimies, puhelin: 09 310 35442

reetta.kivela(a)hel.fi

Teemu Toivakka, ICT-hankepäällikkö, puhelin: 040 7027 611

teemu.toivakka(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

.