Kaupunginhallitus	
Kaupunginkanslian kirjaamo	
PL 1	
00099 HELSINGIN KAUPUNKI 	

Kaupunginmuseon johtokunta 8.3.2005 § 20
	
HELSINGIN KAUPUNGINMUSEON KOKOELMA- JA KONSERVOINTIKESKUKSEN TARVESELVITYKSEN HYVÄKSYMINEN JA TARVEPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN		
Kaupunginhallituksen 20.12.2004 hyväksymän tilahankkeiden käsittelyohjeen 2004 tavoitteena on luoda puitteet hankeohjaukselle ja saada taloussuunnitelmaan sisältyvät investoinnit systemaattisen päätöksenteon kohteeksi hankkeiden taloudellisen merkittävyyden perusteella. Jotta hallintokunta voi esittää hankkeen sisällyttämistä taloussuunnitelman rakentamisohjelmaan, tulee ensiksi laatia tarveselvitys. Tarveselvityksessä perustellaan hankkeen tarpeellisuus ja sen tulee tuottaa hankkeen alustavat perustiedot: miksi hanke tarvitaan, mikä on sen laajuus ja tilaohjelma, tilojen erityiset vaatimukset, alustavat kustannukset, alustava vuokralaskelma ja aikataulutavoite. Tarveselvityksen tekemisestä vastaa käyttäjähallintokunta, joka sen myös hyväksyy, jolloin syntyy tarvepäätös. Hyväksytty tarveselvitys toimitetaan tilakeskukselle hankesuunnittelua ja rakentamisohjelman laatimista varten.

Tarveselvityksen keskeisenä sisältönä on kuvata hankkeen toiminnalliset lähtökohdat eli nykyiset varasto- ja työtilat, hankkeen tarpeellisuus ja kiireellisyys, sijoitettavat toiminnot, tilojen erityisvaatimukset sekä tilanjako kokoelmien säilytystilojen, työtilojen ja huoltotilojen osalta. Selvitykseen sisältyy liiteosina myös hankkeen alustava kustannuslaskelma ja vuokralaskelma. 

Kaupunginmuseon varastohanke-työryhmä aloitti työskentelynsä 9.9.2004. Työryhmä kokoontui yhteensä viisi kertaa. Työryhmän tehtävänä oli laatia uuden keskusvaraston tilatarvekartoitus. Tilakeskusta on käytetty hankekonsulttina tarveselvityksen yhteydessä. Tarveselvitys ja siihen liittyvät hanke-ehdotukset on esitelty myös talous- ja suunnittelukeskukselle.

Museon perustehtävä

Kaupunginmuseon toiminta-ajatuksessa on ilmaistu perustehtävä, jonka mukaisesti ”Helsingin kaupunginmuseo tallentaa ja vaalii Helsingin kaupungin alueen henkistä ja aineellista perintöä ---.” Kaupunginmuseon Helsingistä ja helsinkiläisten elämästä kertovat kokoelmat ovat toiminnan ydin ja perusta. Tämä perustehtävä kaupunginmuseolla on ollut jo sadan vuoden ajan, siitä lähtien kun kaupunki perusti muinaismuistolautakunnan 1906. Museon yleisölle suunnattu näyttely- ja julkaisutoiminta rakentuu monipuolisten ja hoidettujen kokoelmien varaan. Esine-, kuva-, arkisto- ja taidekokoelmat käsittävät tänään yli miljoona objektia. Kyseessä on maamme oloissa merkittävä kulttuurihistoriallinen museokokoelma, jota kartutetaan vuosittain harkitusti ja suunnitelmallisesti. Ilman jatkuvasti kartutettavia kokoelmia jälkipolville säilyvä kuva omasta ajastamme jäisi vajaaksi. Kaupunkilaisten arvokkaan yhteisen muistin ja kansallisomaisuuden säilyminen tulee turvata. Säilymisen ensimmäisenä edellytyksenä ovat asianmukaiset eli museologisten vaatimusten mukaiset säilytystilat, joissa asiantunteva ja osaava henkilöstö kykenee työskentelemään.

Nykyiset vuokratilat ja niiden soveltuvuus tarkoitukseen

Kaupunginmuseon arkisto- ja kuvakokoelmat on sijoitettu Sofiankadulle kuva-arkiston toimitilojen yhteyteen sekä kellarin arkistomakasiiniin. Tilat eivät nykyisellään vastaa arkisto- ja valokuvamateriaalin säilytykselle asetettavia vaatimuksia.

Kaupunginmuseon esine- ja taidekokoelma on varastoitu kolmeen, eri puolilla Helsinkiä sijaitsevaan varastoon, ns. päävarastoon (1990 m2), julkisten kokoelmien varastoon (5 500 m2) ja taide- ja tekstiilivarastoon (1000 m2). Lisäksi museolla on useita pienempiä varastotiloja lähinnä kokoelmiin sisätyville ajoneuvoille. Kaikissa kolmessa varastossa on lisäksi konservaattoreiden ja tutkijoiden työtilat. Kaupunginmuseon varastotiloja ei ole rakennettu tai suunniteltu museovarastoiksi eivätkä ne täytä museoesineiden säilytykselle asetettavia vaatimuksia. Julkisten kokoelmien varaston yhteydessä on myös museomestareiden verstas.

Kaikki museon käytössä olevat varastotilat on vuokrattu kaupungin eri virastoilta tai laitoksilta. Aikanaan vuokratiloiksi saatujen varastojen olosuhteet ovat osoittautuneet sellaisiksi, että osaa kokoelmista uhkaa vaurioituminen ja joitakin esineitä jopa vähittäinen tuhoutuminen. Nykyiset varastorakennukset ovat huonosti käyttöönsä soveltuvia, tiloiltaan matalia ja varastoinnin kannalta tehottomia ja kalliita. Niissä ei ole olosuhdekontrollointia ja ne kärsivät toistuvista vesivahingoista tai päästävät harvan rakenteensa vuoksi kaupunki-ilman epäpuhtauksia sisälle. Epätasaisten lankkulattioiden vuoksi päävarastossa ei voida käyttää lavanostinta ja kaikki isot esineet (huonekalut, matka-arkut, soittimet) nostetaan hyllyihin käsin, mikä on myös huomattava työturvallisuusriski. Ns. julkisten kokoelmien varaston katoissa kulkee huomattava määrä koko kiinteistön vesi-, viemäri- ja yms. putkia, joissa on jatkuvasti runsaitakin vuotoja. Kolmas, kalliosuojavarasto on väestönsuoja, joka on tarvittaessa tyhjennettävä 24 tunnin kuluessa, eikä se näin ollen voi olla kulttuuriomaisuuden pysyvä säilytyspaikka.

Hankkeen tarpeellisuus ja kiireellisyys

Kaupungin tarkastuslautakunnan  4. jaosto piti kokouksensa kaupunginmuseossa ja tässä yhteydessä keskusteltiin museon työ- ja varastotiloista. Lautakunnan vuoden 2003 arviointikertomuksessa (28.4.2004) todetaan, että varastoinnin ja konservoinnin osa-alueilla tulee tutkia yhteistyön mahdollisuuksia kaupungin muiden virastojen, esim. taidemuseon kanssa. Arviointikertomuksessa todetaan myös, että hyvien, yhdessä paikassa sijaitsevien varastotilojen hankinta tulee kaupunginmuseossa nousemaan pitkällä aikavälillä esille, koska tilat ja olosuhteet eivät vastaa kokoelmien säilyttämiselle yleisesti asetettuja vaatimuksia.

Kaupunginmuseon johtokunta toteaa tarkastuslautakunnalle osoittamassaan lausunnossaan 25.5.2004: ”Kaupunginmuseon hallinnassa ja vastuulla on yli miljoonan esineen ja kuvalliseen dokumenttiin nouseva kokoelma yhteistä kulttuuriperintöä, yhteistä omaisuutta. Kokoelmien säilyttämisen ja säilymisen ongelma on noussut vahvasti esille museon kokoelmastrategiatyössä sekä siihen liittyneessä varastologistiikan prosessikuvauksessa, joka tehtiin v. 2003.” 

Osaa kaupunginmuseon ns. HKL:n kokoelman raitiovaunuista on säilytetty Liikennelaitoksen tiloissa. HKL edustajien taholta on keväällä 2004 todettu, että heidän tilojensa käyttäminen tähän tarkoitukseen vaikeutuu vuotta 2010 lähestyttäessä ja että olisi suotavaa löytää niille pysyvä säilytystila.

Ns. julkisten kokoelmien varaston tilat irtisanotaan vuokranantajalta syksyllä 2004 saadun suullisen tiedonannon mukaan 1.8.2006 lähtien. Irtisanottavien tilojen pinta-ala on n. 5 500 m²  ja niissä säilytetään n. 150 000 esinettä. Syynä irtisanomiseen on alueen uusi asemakaava, joka mahdollistaa uudisrakentamisen aloittamisen. Uudisrakentaminen edellyttää joidenkin olemassa olevien rakennusten purkamista ja niissä olevien vuokranantajan omien toimintojen siirtämistä mm. museon vuokraamaan tilaan. 

Tilahankkeen kiireellisyyttä ja tärkeyttä korostaa se, että julkisten kokoelmien varastossa olevat kokoelmat joudutaan irtisanomisen vuoksi sijoittamaan väliaikaisiin tiloihin. Varaston tyhjentäminen ja muuttaminen uusiin väliaikaistiloihin 1.8.2006 mennessä on laajuudeltaan huomattavan suuri projekti. Museo ei ole voinut v. 2005-2006 vahvistetuissa talous- ja toimintasuunnitelmissaan varautua muuttoon. Museolla ei tällä hetkellä ole taloudellisia eikä henkilöresursseja väliaikaismuuttoon.

Myös museomestarien työtilat ovat irtisanomisuhan alaisena. Irtisanominen merkitsee näyttely- ja varastorakenteiden valmistamisen keskeytymistä. Ennen korvaavien ja asianmukaisten tilojen saamista ko.työt joudutaan teettämään ostopalveluna. 

Museon taide- ja tekstiilivarasto sijoittuu kallioperään louhittuun väestösuojaan. Varaston molemmin puolin ovat alkamassa laajamittaiset louhinta- ja rakennustyöt. Rakentamista ennakoivat kunnallistekniset työt alkanevat alueella v. 2006. Rakennustyöt valmistuvat alustavan aikataulun mukaan v. 2009. 

Räjäytys- ja rakennustöiden aiheuttaman tärinän yms. vuoksi taide- ja tekstiilivarastossa olevat kokoelmat saattavat joutua olosuhteisiin, jotka  vaurioittavat ja tuhoavat niitä. Räjäytystöiden aiheuttama riski on huomattava, koska kysymyksessä ovat kaupunginmuseon kokoelmien herkimmät osat, taideteokset ja tekstiilit. Koska varasto on myös kokoelmahenkilöstön työpaikka ja kokoelmien esineitä kuljetetaan varastoon ja varastosta työmaata palvelevan huoltotunnelin kautta, ei ole työturvallisuussyistä mahdollista, että varasto jäisi paikalleen työmaan ajaksi.

Kokoelma- ja konservointikeskukseen sijoitettavat toiminnot

Tilojen suunnittelun lähtökohtana on Helsingin kaupungin kulttuuriomaisuuden säilyminen ja säilyttäminen museologisten vaatimusten mukaisissa olosuhteissa. Suunnittelussa on huomioitava, että rakennus on pysyvä säilytyspaikka Helsingin kaupunginmuseon kokoelmille. Myös kokoelmien kartunta on huomioitava suunnittelussa. Rakennuksen tulee täyttää korkeatasoisesti kaikki museovarastoja koskevat turvallisuusvaatimukset. Rakennus on myös työtila ja sen on täytettävä työtiloista ja –turvallisuudesta annetut määräykset.

Kokoelma- ja konservointikeskus on säilytyspaikka Helsingin kaupunginmuseon toiminnan perustana olevalle, monipuolisesti Helsingin historiaa esittelevälle kokoelmalle. Helsingin kaupunginmuseon kokoelmat jakautuvat arkisto-, esine-, taide- ja valokuvakokoelmiin. 

Arkistokokoelmassa on n. 140 000 objektia, joiden materiaali on paperi. Arkistokokoelmaan kuuluu runsaasti rakennuspiirustuksia, henkilöhistoriallista aineistoa, kaavoja ja karttoja, merkittävää teatteri- ja musiikkihistoriallista aineistoa sekä huomattava julistekokoelma. 

Esinekokoelma käsittää n. 300 000 esinettä. Esineistö vaihtelee sekä tyypiltään, materiaaliltaan että kooltaan. Esinekokoelmaan  kuuluu mm. ajoneuvoja, huonekaluja, koti-irtaimistoa, käsityöläisten työkaluja, tekstiilejä ja teollisuuskoneita sekä rakennusosia kuten arkkitehtuuripienoismalleja, kaakeliuuneja ja portteja. Esinekokoelmaan kuuluvat omina kokonaisuuksinaan Elannon, Koulumuseoyhdistyksen, Nikkilän sairaalan museon sekä HKL:n kokoelmat. Kaupunginmuseon hallinnassa on lisäksi n. 90 000 esineen arkeologinen kokoelma, joka muinaismuistolain nojalla kuuluu Museovirastolle. 

Taidekokoelmassa on n. 5000 eri tekniikoin toteutettua teosta eli se vastaa suuruudeltaan suurehkon suomalaisen taidemuseon kokoelmaa. Se muodostuu pääosin Helsinki-aiheisesta taiteesta ja on sekä tasokas että kansallisesti merkittävä. Kokoelmassa on lisäksi vanhaa ulkomaista arvotaidetta. 

Valokuvakokoelma käsittää yli 800 000 kuvaa, joista negatiiveja ja dioja on n. 500 000. Kokoelmassa on luetteloimatonta aineistoa suuria määriä, mm. kolmen valokuvaamon negatiivikokoelmat ja paikallislehden kuva-arkisto, yhteensä n. 100 000 negatiivia ja 50 000 valokuvaa ja diaa. Valokuvakokoelmien rariteettiarkisto käsittää originaalivedoksia 1860-luvulta 1900-luvun alkuun n. 6000 kpl. Valokuva-albumeja on n. 200 kpl. Uusi kiinteistö on sijoituspaikka luetteloimattomalle materiaalille sekä rariteettiarkistolle. 

Rakennukseen sijoitetaan kokoelmien säilytystilojen lisäksi nykyaikaiset toimintaedellytykset täyttävä konservointilaitos, jossa voidaan korkeatasoisesti huoltaa ja konservoida materiaaleiltaan, kunnoltaan ja kooltaan monimuotoista kokoelmaa. Konservointitilat Sofiankadulta ja eri varastopisteistä siirtyvät keskukseen.

Toimitiloihin sijoittuvat myös esinetutkijoiden työ- ja toimistotilat sekä kuvalaitos, johon kuuluvat valokuvastudio ja digitaalinen kuvankäsittely.

Lisäksi kiinteistöön sijoittuu museomestareiden verstas, joka jakautuu puutyötilaan ja maalaamoon. Museomestareiden verstas vastaa mm. näyttelyrakenteiden sekä kokoelmien säilytyksessä tarvittavien rakenteiden ja kalusteiden valmistamisesta. 

Lisäksi kokoelma- ja konservointikeskuksen tavoitteena on edistää museotoiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä kokoelmien tunnetuksi tekemistä ja saavutettavuutta suurelle yleisölle. Nykytilanteessa varastoissa ei voida ottaa vastaan ja palvella tutkijoita ja esinekulttuurin harrastajia. Kiinteistöön sijoitetaan riittävät tutkija- ja asiakaspalvelutilat sekä yleisösali opastettuja ryhmäkäyntejä varten.

Hankkeen laajuus, kustannukset ja aikataulu

Tarveselvityksen mukainen tilatarve on 20 375 m2. Luku sisältää myös varauman 30 vuoden kokoelmien kartuntaan. HKR - Rakennuttaja on lisännyt tähän lukuun kiinteistötekniset tilat, jolloin hankkeen laajuus on 28 500 brm2.

HKR - Rakennuttajalta on ostopalveluna tilattu tarvekartoituksen pohjalta hankkeen alustava kustannuslaskelma 28 500 brm2:n mukaisesti. Sen mukaan hankkeen kokonaiskustannukset (ei alv) nousevat 48 700 000 euroon, bruttoneliökustannusten ollessa 1 709 €/brm2.

Alustava vuokralaskelma rakennukselle on saatu Tilakeskukselta. Kokoelma- ja konservointikeskuksen (24 225 htm2) ylläpidon sisältävä 
vuokra on 5,0 M€ / vuosi (17,15 €/m2/kk).

Poikkeukselliseksi kohteen tekee sen koko ja korkeat ylläpitokustannukset (7,24 €/m2/kk), joissa suurimpina tekijöinä ovat erityisolosuhdevaatimusten edellyttämät ilmanlämmitys, -jäähdytys, -kostutus ja -kuivatusjärjestelmät. Hankkeen tilatarpeet on laadittu optimaalisen tilanteen mukaisena. Hankesuunnittelun yhteydessä tilaohjelma ja olosuhdevaatimukset tulevat tarkentumaan ja kustannukset alenemaan.

Tavoitteena on saada kaupunginmuseolle pysyvä kokoelma- ja konservointikeskus noin vuoteen 2011 mennessä, joten hanke tulisi saada mukaan seuraavaan 2006-2010 investointiohjelmaan.

Vuokratilahankkeet, kustannukset ja aikataulu

Hankkeen tarpeellisuus ja kiireellisyys -otsikon alla kuvatun akuutin muuttotilanteen vuoksi kaupunginmuseossa on valmisteltu kahta vuokratilahanketta ja kaksivaiheista muuttoa. Suunnitelman mukaisesti ensiksi muutettaisiin 1.8.2005 alkaen taide- ja tekstiilivarasto, päävarasto sekä murto-osa julkisten kokoelmien varastoa jo tiedossa olevaan, alla kuvattuun varastoon, josta parhaillaan neuvotellaan. Seuraavassa vaiheessa etsitään toinen varasto, johon muutetaan 1.8.2006 mennessä loput julkisten kokoelmien varastosta ja verstas.

Tilakeskuksen edustaja on toiminut asiassa konsulttina. Tilakeskus on ilmoittanut, ettei sillä ole tarjota kokoelmavarastotilaa ja ohjannut museon etsimään tarvittavia tiloja kaupungin ulkopuolisilta vuokrantarjoajilta.

Vuokratilahanke 1:
Kaupunginmuseolle on tarjottu vuokrattavaksi Malmilta yksityinen noin 3 400 m2 suuruinen arkistotasoinen varastorakennus, josta on jo käyty neuvotteluja. Rakennus nostaisi museon varastoinnin tasoa ja kokoelmien säilyvyyttä olennaisesti. Vuokrasopimusaika on kuusi vuotta, jonka jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi, ellei sitä jommankumman osapuolen toimesta irtisanota. Irtisanomisaika on kaksitoista kuukautta.

Kohteen vuokrahinta on 22 705 €/kk (ilman alv:tä) eli neliöhinta noin 6,6 €/m2/kk.

Kiinteistön ylläpito- ja hoitokulut ovat tilakeskuksen arvion mukaan noin 1,54 €/m2/kk eli yhteensä noin 5 333 €/kk ilman alv:tä.

Vuokratilahanke 2:
Parhaillaan etsitään toista, kooltaan noin 4 000 m2:n suuruista varastotilaa, jonka vuokra olisi enintään 7,50 €/m2/kk, eli kuukausivuokra olisi noin 30 000 €. Esimerkkikustannukset kiinteistön hoidosta ja ylläpidosta olisivat samaa tasoa kuin Malmin kiinteistössäkin eli 1,54 €/m2/kk, yhteensä noin 6 100 €.

Vuokratilahankkeiden toteutuessa museolle syntyy lisäkustannuksia sekä käyttömenojen että irtaimen omaisuuden perushankinnan osalta. Vuokrakustannukset nousevat 2005 noin 115 000, 2006 noin 26 000 € ja seuraavina vuosina noin 31 000 €. Lisäksi kustannuksia syntyy muuttoprojektien henkilöstökuluista, palvelujen ostoista, aineiden tarvikkeiden ja tavaroiden ostoista sekä hyllytyskuluista. Vuoden 2005 osalta hankkeen kustannusten johdosta tehdään erikseen ylitysesitys. Seuraavien vuosien osalta kustannukset otetaan huomioon ja esitetään toiminta- ja taloussuunnitelmassa.

Vapautuvat tilat
Vuokratilahankkeiden toteutuessa museolta vapautuvat päävarasto, julkisten kokoelmien varasto sekä taide- ja tekstiilivarasto.

Kumppanuudet
Kaupunginmuseo on neuvotellut mahdollisesta yhteishankkeesta taidemuseon kanssa, jolla on kiinnostusta ja tarve löytää pysyvä säilytystila taidekokoelmalle. Hankkeen edetessä selvitetään tarkemmin mahdollisen yhteishankkeen perusteet ja hyödyt. Lisäksi selvitetään kaupunginarkiston tämänhetkiset suunnitelmat ja tavoitteet.

Jatkotyöhön liittyen selvitetään valtionavustusten saantimahdollisuudet ja mahdolliset muut valtion kumppanuudet ja intressit hankkeeseen.

Johtokunnan tarvepäätös

	Johtokunta päätti hyväksyä laaditun kokoelma- ja konservointikeskuksen tarveselvityksen ja tehdä asiassa tarvepäätöksen. 

Johtokunta päätti esittää tilakeskukselle kaupunginmuseon kokoelma- ja konservointikeskuksen otettavaksi hankesuunnitteluun ja kaupungin investointiohjelmaan ja taloussuunnitelman rakentamisohjelmaan.

Kaupunginmuseon tarveselvityksessä kuvatuille kokoelmille tarvitaan välittömästi tilapäiset, museologiset vaatimukset täyttävät varastotilat, kunnes niille voidaan osoittaa uusi, pysyvä tila tarveselvityksen mukaisesti. Johtokunta valtuutti kaupunginmuseon toimimaan tällaisen ratkaisun edistämiseksi.

Kaupungin tilahankkeiden käsittelyohjeiden mukaisesti arvoltaan 1 milj. € ylittävästä vuokratilahankkeesta päättää kaupunginhallitus. Johtokunta päättänee tehdä tarvepäätöksen edellä kuvatuista vuokratilahankkeista ja esittää ne kaupunginhallitukselle edelleen päätettäväksi. 

Kaupunginmuseon johtokunnan puolesta

Irina Krohn			Outi Peisa
puheenjohtaja		pöytäkirjanpitäjä