Suoraan sisältöön

Monitilatyöskentely. Uusi tapa tehdä työmme – yhdessä

Lars Rosengren
Lars Rosengren

Järjestimme 2.11.17 ja 30.11.17 monitilatyöskentely-aiheiset koulutusiltapäivät Vuosaaren ja Kalasataman ammattilaisille. Molempiin pisteisiin on tulossa monitilaratkaisut uudenlaisen työskentelytavan tueksi. Aiheen ympäri käyty keskustelu innosti minua kirjoittamaan blogini tällä kertaa monitilatyöskentelystä.

Koulutusiltapäivissä saimme tietoa monitilatyöskentelystä, mitä siitä on tutkittu, minkälaisia kokemuksia muualla ja mitä monitilatyöskentelyyn siirtymiseen yhteydessä on syytä huomioida. Aiheet käsiteltiin luennoitsijoiden toimesta yleisellä tasolla.

Saimme jälkeenpäin palautetta, että koulutustilaisuus ei vastannut kuulijoitten odotuksia. Oli toivottu yksityiskohtaisempaa tietoa siitä, miten tämä monitilatyöskentely toteutuu juuri minun kohdallani, minun kerroksessani, minun taustatyöskentelytilassani.

Tämä on täysin ymmärrettävää.

Yksityiskohtaisemmista paikallisista ratkaisuista ei ole kuitenkaan mahdollista sopia isossa luentotilaisuudessa. Tarvitaan paikallisia palavereita, missä tilaratkaisun käyttöön liittyvät kohdat sovitaan niiden kanssa, jotka jatkossa tiloissa työskentelevät. Näitä palavereita on tulossa sekä Vuosaaressa, että Kalasatamassa. Meidän on yhdessä sovittava missä hiljaisen työn alueet, missä saa puhua vapaammin, miten konsultoidaan taustatyöskentelytilassa jne., jne...

On odotettavissa, että ratkaisut Vuosaaressa ja Kalasatamassa poikkeavat jonkin verran toisistaan, koska tilaratkaisutkin ovat erilaisia.  Nyt on tärkeä päästä yhdessä sopimaan ensimmäinen versio tilankäytön "pelisäännöistä" jo ennen muuttoa uusiin tiloihin. Sopimukset päivitetään sitten matkan varrella, kun työskentelystä uusissa tiloissa saadaan kokemusta.

Entä sitten monitilatyöskentelyyn liittyvä ydinkysymys

‒ Miksi olemme menossa monitilatyöskentelyyn, miksi muutamme nykyistä tapaa tehdä työtä, miksi revimme auki vanhat rakenteet ja muokkaamme nykyisiä tilaratkaisuja tai rakennamme uudenlaisia tilaratkaisuja??

 Hahmotan itse, että uudella tilaratkaisulla:

  • luomme paremmat puitteet tiimityöskentelylle
  • madallamme konsultaatio ja yhteistyökynnystä talon eri osaajien välillä, jolloin samalla luomme paremmat edellytykset sote-palvelujen integraatiolle asiakkaittemme hyväksi
  • pystymme tehokkaammin hyödyntämään yhteisiä tiloja aukiolon aikana.

Yritän avata tätä aihetta hieman enemmän.

Haluamme tuottaa palvelumme siten, että asiakkaamme palvelutarve on lähtökohtana ja huomioimme hänet kokonaisuutena. Haluamme myös, että tuottamamme palvelukokonaisuus on asiakkaamme näkökulmasta sujuva. Suuri osa asiakkaistamme tarvitsevat vain muutamia palveluja, toiset sitten selvästi enemmän. Molemmissa asiakasryhmissä tarvitaan kuitenkin tarpeen mukaan eri osaajien mukaanottoa palvelukokonaisuuden tuottamiseksi. Tämä tietysti korostuu jälkimmäisessä asiakasryhmässä.

Miten teemme tämän sitten käytännössä? Miten rakennamme käytännössä palvelukokonaisuuden jos esim. terveysasemapalveluissa oleva asiakas tarvitsee myös mielenterveyspalvelujen osaajaa tai aikuissosiaalityön osaajaa? Tai jos aikuissosiaalityön asiakas tarvitsee mielenterveyspalveluja tai/ja terveysasemapalveluja? Ja vielä niin, että palvelukokonaisuus on asiakkaan näkökulmasta sujuva. Miten?

Hmm… onhan meillä jo nyt Merex ja puhelinlistat intrassa, ainahan voi jollekin soittaa…tai annan asiakkaalle puhelinnumeron… "Been there, aint working good enough".

Tarvitsemme siis jotain muuta, jolla turvaamme, että edellä mainitulla tavoitetilalla on mahdollisuus toteutua käytännössä.

Näen itse, että monialaisilla tiimeillä/verkostoilla luomme pohjarakenteen sote-integraation toteuttamiselle. Tiimeissä yhteistyö muuttuu yhteiseksi työksi ja monialaisissa verkostoissa on helppoa konsultoida tutuksi tulleita ammattilaisia. Tiimiytyminen ja verkostoituminen ei tapahdu sillä, että istumme jokainen omissa kopperoissamme ja toivomme parasta.

Olemme toimialan uudessa johtamismallissa menossa kohti itseohjautuvia tiimejä. Tämä ei tule toteutumaan, elleivät tiimiläiset kommunikoi aktiivisesti keskenään. Tälle kommunikaatiolle on luotava tilaa.

Miten edistämme sitten käytännössä tämän tiimiytymisen ja verkostoitumisen?

Mielestäni monitilatyöskentely on tässä avuksi. Tilaratkaisu mahdollistaa uudenlaisella tavalla tiimi- ja verkostotyöskentelyn ja kontaktit ammattilaisten välillä, kun muu kuin välitön kasvokkain tapahtuva asiakastyö tehdään yhteisissä taustatyöskentelytiloissa. Tarvitaan tietysti tiimiytymiseen muutakin kuin uudet tilat, mutta vanhanaikaninen tilaratkaisu toimii mielestäni tiimiytymisen jarruna.

Tiimiytymisen ja verkostoitumisen myötä lisääntyy myös koko työyhteisömme osaamistaso. Tiedämme paremmin mitä osaamista meillä löytyy ja ketä kannattaa nivoa mukaan asiakkaan palvelukokonaisuuden tuottamiseksi. Yhdessä työtä tehdessä myös oma osaamisemme laajenee. Ja tästä kaikesta hyötyy meidän asiakkaamme.

Voiko tilaratkaisulla olla positiivisia vaikutuksia nelimaaliin?

Kyllä!

On mielestäni odotettavissa, että asiakastyytyväisyys paranee, kun asiakas saa palvelutarpeensa mukaisesti asiansa kokonaisvaltaisemmin hoidettua yhdessä pisteessä. Jos saamme kerralla ratkaistu useampi asia, vähentää tämä asiakkaan tarvetta asioida uudestaan ja uudestaan. Tällöin voimme vapautuvan resurssin kohdentaa uusille asiakkaille, jolloin saatavuus paranee. Tässä tilaratkaisu toimii mahdollistavana tekijänä.

Kevyempien palvelumuotojen hyödyntämisen ei ole ainoa tapa lisätä tuottavuutta. Tuottavuus paranee myös, jos saamme asiakkaittemme palvelukokonaisuudet paremmin koordinoiduksi ja onnistumme poistamaan turhat kiemurat palveluketjuistamme. Tämän toteuttamisessa on avainasemassa kopin otto asiakkaasta sekä tiimi- ja verkostotyöskentely, jota voimme tilaratkaisulla edistää. Lisäksi tuottavuutta lisää myös uusien monikäyttöisten tilojen tehokkaampi käyttö koko aukiolon aikana tilojen käyttöä porrastamalla.

Tilaratkaisun vaikutus vaikuttavuuteen? Ehkä ei suoraan, mutta välillisesti, jos pystymme uusissa tiloissa hoitamaan asiakkaamme kokonaisvaltaisemmin ja siten, että uskallamme etsiä ja reagoida asiakkaittemme terveys- ja hyvinvointiriskeihin, kun tiedämme että toisen ammattilaisen apu ja osaaminen on tarpeen tullen lähellä

Entä sitten vaikutus henkilöstökokemukseen?

Miten toimin, kun minulla ei ole omaa työhuonetta? Riittävätkö työpisteet taustatyöskentelytilassa? Löytyykö hiljainen työpiste, kun tarvitsen? Entä sitten muut työpisteet?

Nämä ovat yleisiä ja ymmärrettäviä huolia, mitä keskusteluissa nousee esille. Näiden suhteen tarvitsemme sitä sopimista, mistä mainitsin jo aiemmin.

Kun tilat ovat käytössä yhteisesti sovitulla tavalla alkavat myös uuden työskentelymallin hyödyt näkyä. Tiimin/verkoston antama tuki koettiin THK-piloteissa hyvin myönteiseksi. Tarvittava osaaminen ja apu on lähellä ja meillä on mahdollisuus auttaa asiakasta kokonaisvaltaisemmin. Oman osaamisemme voimme laajasti hyödyntää sekä omassa asiakastyössämme että muiden konsulttina ja yhteystyökumppanina toimiessamme.

Mutta!

Midän on huolehdittava yhteisestä sopimisesta monitilan käytöstä. Jos tämä jää osittaiseksi, voivat muut positiiviset vaikutukset jäädä saavuttamatta.

Nyt on meistä kiinni, siirrymmekö aidosti uudenlaiseen työskentelytapaan ja otamme kaiken irti uudenlaisesta tilaratkaisusta vai jumiudummeko vanhaan työskentelytapaan. Helppoa tämä ei tule olemaan, koska muutos edellyttää meiltä sekä ajattelutavan että työkulttuurin muutosta. Alussa varmasti korostuu uuden työskentelymallin haasteet, kun totuttelemme työskentelyyn ilman omaa vastaanottohuonetta, ja vasta tiimiytymisen ja verkostoitumisen myötä tulevat selvemmin esille hyödyt. Kuitenkin kaikille lohdutukseksi koulutuksessa vilautettu tutkimustieto siitä, että pitkässä juoksussa ammattilaiset, jotka tekivät monitilatyöskentelyä siten, ettei ollut omia työpisteitä olivat ne tyytyväisimmät. Joten toivoa on! 

Olen pahoillani, että blogikirjoituksestani tuli aivan liian pitkä ja välillä sekavakin. Oli vaan niin paljon ajatuksia päässä.

Kiitos lukijalle, joka jaksoi loppuun saakka.  

terveisin

Lars Rosengren
THK-projektipäällikkö