Helsingin kaupunki etsii tarjouskilpailulla kulttuuri- ja taidetapahtumia ja -esityksiä, joiden tavoitteena on tavoittaa ja koskettaa erityisesti ikääntynyttä väestöä ympäri Helsinkiä. Tapahtumien ja esitysten tulee toteutua syksyllä 2018 (elokuu-marraskuu). Erityisesti toivotaan, että tapahtumat ja esitykset painottuvat ARMAS-festivaalien (1. – 14.10.2018) aikaan (armasfestivaali.fi).

Tarjouksen jättäjän tulee olla rekisteröitynyt yhteisö, esimerkiksi taiteen ammattilaisyhteisö tai taidelaitos. Tapahtumien ja esityksien toteuttamisessa tulee olla yhteistyökumppanina yksi tai useampi toimija. Yhteistyökumppani voi olla esimerkiksi vanhusten kotihoito, palvelutalo, kirjasto, järjestö tai asukasyhdistys.  Tarjouksessa tulee ilmoittaa millä Helsingin suurpiirin alueella tai alueilla tapahtumat ja esitykset toteutetaan

Tähän projektiin on varattu 35 000 € (Alv 0 %). Tavoitteena on, että vuonna 2018 käytettävissä olevalla summalla saadaan helsinkiläisille ikääntyneille useampia esityksiä tai tapahtumia. Tapahtumien ja esitysten tulee olla osallistujille maksuttomia.

Tarjouksen jättäminen

Tarjous jätetään sähköisellä Questback-lomakkeella.

Tarjoukseen tulee sisällyttää ainakin:
• Kuvaus tapahtumasta tai esityksestä, tavoite, tapahtumapaikka/-paikat ja kohderyhmä
• Kuvaus toteuttavasta työryhmästä, ansioluettelot (liite)
• Tapahtumien tai esitysten suunniteltu toteuttamisaikataulu ja -paikka
• Yhteistyökumppanit
• Arvonlisäveroton kokonaishinta

Lomakkeen sisältö: mallilomake pdf:nä

Tarjous tulee jättää maanantaihin 4.6.2018 kello 12.00 mennessä, ja sen tulee olla voimassa vuoden 2018 ajan. Puutteellisia tarjouksia ei hyväksytä.

Yksittäisen tapahtuman tai tilaisuuden hinta voi olla enintään 8 000 euroa + alv. (Kaikki läpiviennistä aiheutuvat kustannukset tulee sisällyttää annettuun hintaan. Kustannuksiin tulee sisällyttää raportointi ja tiedotus. Summa maksetaan korkeintaan kahdessa erässä siten, että viimeinen erä maksetaan raportoinnin jälkeen. Ensimmäisen erän osuus saa olla korkeintaan 70 % tilatun kokonaisuuden hinnasta. Laskuissa tulee esittää arvonlisäveroton ja arvolisäverollinen hinta sekä arvonlisäveron osuus ja arvonlisäveroprosentti.

Raportissa tulee lyhyesti kuvata ainakin tapahtuma- tai esityskokonaisuus yleisesti, toteutumispaikat, ajankohdat ja osallistujamäärät. Raportin yhteydessä tulee lisäksi toimittaa valokuvia. Kaupungilla on oikeus käyttää valokuvia viestinnässään veloituksetta.

Jos kaupunki katsoo tarpeelliseksi, niin ennen tapahtumien tai esitysten toteuttamista järjestetään tilaisuus esitysten ja tapahtumien järjestäjien ja kaupungin kesken.

Tarjouksen jättäjä vastaa itsenäisesti toteutuksesta. Kaupunki voi tarvittaessa avustaa tiedotuksessa erikseen sovittavalla tavalla.  

Tarjouskilpailussa noudatetaan JysePalvelut2014 -toimintaohjetta.

Hakijoiden tulee pyydettäessä toimittaa todistukset yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttymisestä (esim. todistus verojen maksamisesta, selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai työehdoista, todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta).

Tarjousten arviointi

Tarjousten arvioinnissa kiinnitetään huomiota erityisesti seuraaviin perusteisiin:

Taiteellisen laadun ja vaikuttavuuden osalta arvioidaan
• taiteellinen näkemys ja ammattitaito hankkeessa

Kohderyhmän osalta arvioidaan
• toteuttajan ymmärrys kohderyhmän tarpeista ja toiveista
• miten haluttu kohderyhmä aiotaan tavoittaa

Yhteistyön osalta arvioidaan
• arvioinnissa suositaan useiden toimijoiden yhteistyöhankkeita

Talouden ja toteutuksen osalta arvioidaan
• toimintasuunnitelman ja hinnan (arvonlisäveroton) realistisuus
• missä määrin toimintasuunnitelma vastaa tarjouksessa esitettyihin tavoitteisiin
• onko tapahtumaan tai esitykseen varattu toimintasuunnitelmaan nähden riittävät tuotannolliset resurssit

Lisäksi valittavat tapahtumat ja esitykset pyritään valitsemaan niin, että ne sisällöllisesti, alueellisesti ja aikataulullisesti täydentävät toisiaan.

Esitysten ja tapahtumien valinta

Esitykset ja tapahtumat valitaan kesäkuun 2018 aikana ja valinnasta tiedotetaan kaikille tarjouksen tekijöille. Kaupunki pidättää itsellään oikeuden neuvotella tarjouksen sisällöistä sekä kohdentaa hankinta vain osaan tarjouksesta. Kaupunki pidättää itsellään oikeuden olla perustellusta syystä hyväksymättä yhtäkään annetuista tarjouksista.

Tarjoukset arvioi ja hyväksyy kaupungin edustajista muodostettu ryhmä. Toiminta rahoitetaan ikääntyneiden kulttuuripalveluiden kehittämiseen osoitetusta lisärahoituksesta. Tarjouskilpailu järjestetään vuonna 2018 ensimmäistä kertaa.

Tiedustelut tarjouskilpailusta

ma 14.5.2018 klo 12.00 – 15.00

ma 21.5.2018 klo 10.00 – 12.00

ke 30.5.2018 klo 12.00 – 16.00

Kehittämisasiantuntija Jenni Räsänen, jenni.rasanen (at) hel.fi puh. (09) 310 37842