Suoraan sisältöön

Järjestä tapahtuma

Nauhat. Kuva: Helsingin kaupunki.

Päivitettyä tietoa koronavirukseen liittyvistä kokoontumsirajoituksista

Kaikki sisä ja ulkotiloissa järjestettävät yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset kielletään Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueella 30.11.-18.12.2020.

Kaikki sisä- ja ulkotiloissa järjestettävät yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset kielletään määräajaksi kuitenkin siten, että korkeintaan 10 henkilön yleisötilaisuuksien ja kokouksien järjestäminen sallitaan edellyttäen, että turvallisuus niissä voidaan varmistaa noudattaen opetus- ja kulttuuriministeriön ja THL:n 21.9.2020 antamaa ohjetta. Korkeintaan 10 hengen tilaisuuksista tulisi järjestää vain ehdottoman välttämättömät, kuten lakisääteiset yhtiökokoukset ja yhdistysten kokoukset, ja näissäkin tulee hyödyntää etäyhteyksiä aina kun se on mahdollista.

Rajaukset ovat voimassa 30.11. – 18.12.2020. Päätöksen asiassa tekee Etelä-Suomen aluehallintovirasto.

Lue lisää TÄÄLTÄ.

Usein kysytyt kysymykset yleisötilaisuuksista (AVI)


New restrictions and recommendations set by the metropolitan area’s coronavirus coordination group.

All public events and meetings held indoors or outdoors will be prohibited for a limited time. However, organising public events and meetings of a maximum of 10 participants will be allowed, provided that safety can be ensured based on the instructions given by the Ministry of Education and Culture and the Finnish Institute for Health and Welfare on 21 September 2020. Only absolutely necessary meetings of a maximum of 10 participants should be held. These include the statutory meetings of housing companies and associations. Even at these meetings, remote connections should be used whenever possible.

The restrictions will be in effect from 30 November to 18 December 2020. Relevant decisions will be made by the Regional State Administrative Agency for Southern Finland.

More information.


Specialarrangemang för allmänna sammankomster i Helsingfors ↓

Special arrangements at public events in Helsinki ↓


Kaikki sisä ja ulkotiloissa järjestettävät yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset kielletään Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueella 30.11.-18.12.2020.

Yleisohje tapahtumien järjestämiseen

Tältä sivulta löytyy kahden tapahtumajärjestäjän ja kaupungin eri viranomaisten ja palvelutottajien kanssa yhteistyössä kesäkuussa laadittu yleisohje siitä, miten järjestetään tapahtuma, missä koronavirustartuntojen ehkäiseminen tehdään mahdollisimman tehokkaasti ja valtion ohjeistukseen pohjautuen.

Kaupunki ei anna ohjeita yleisiin kokoontumisiin. Kokoontumislaissa yleisellä kokouksella tarkoitetaan mielenosoitusta tai muuta kokoontumisvapauden käyttämiseksi järjestettyä tilaisuutta, johon muutkin kuin nimenomaisesti kutsutut voivat osallistua tai jota he voivat seurata.

Ohjeita päivitetään sitä mukaan, kun tulee uusia ohjeita.

On tärkeää varmistaa, että tulevat tapahtumat järjestetään niin turvallisesti kuin tämän hetken tilanteessa se on mahdollista. Tuemme kaupunkina tapahtumajärjestäjiä parhaamme mukaan ohjeilla ja neuvonnalla, jotta osallistujille syntyy tunne,että tapahtumiin on turvallista osallistua. 

Poikkeustilanteeseen liittyvien ohjeiden (THL ja OKM 14.5.) lisäksi tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia myös siitä, että kaikki tarvittavat luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu lain edellyttämässä aikataulussa tai hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

hel.fi/tapahtumallisuus sivustolla on järjestäjän muistilista, johon on koottu tietoa yleisimmin tarvittavista luvista ja muista asioista, joista tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia. Tapahtuman luonteen mukaan voidaan tarvita vielä muitakin lupia ja ilmoituksia kuin listassa mainitut.

Varaamo

Varaamalla tapahtumapaikan Varaamosta tapahtumajärjestäjä hyväksyy tapahtumapaikkojen käyttösäännöt sekä sitoutuu noudattamaan yleisohjetta koronavirustartuntojen ehkäisemisestä tapahtumien yhteydessä.

Tapahtumajärjestäjän tulee selvittää voimassa olevat kokoontumisrajoitukset ja tapahtumajärjestäjä on vastuussa siitä, että tapahtuman osallistujamäärä ei nouse yli sallitun määrän.

Helsingin kaupungilla on oikeus purkaa sopimus yksipuolisesti perustuen kokoontumisrajoitukseen, mikäli suunnitellun tapahtuman järjestäminen kokonaisuudessa arvioiden turvallisesti ei ole mahdollista.

Muita ohjeita:

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sekä Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet

Aluehallintoviraston usein kysytyt kysymykset yleisötilaisuuksien erityisjärjestelyistä

Työterveyslaitoksen ohjeet palvelualoille

Työterveyslaitoksen ohjeet siivoukseen

Suojakäsineiden käyttöohjeet

Suojamaskien käyttöohjeet


Kaikki sisä ja ulkotiloissa järjestettävät yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset kielletään Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueella 30.11.-18.12.2020.

1. Yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan ei saa tulla oireisena

Vastuu terveydentilasta kuuluu tapahtumaosallistujalle. 

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtumajärjestäjä muistuttaa osallistujia asiasta mahdollisimman monen kanavan kautta ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana (nettisivut, sosiaalinen media, mahdollisen lipunoston yhteydessä, tapahtumaan saavuttaessa) ja tarvittaessa lähettää oireisen henkilön kotiin.

Koronavirus COVID-19

2. Riskiryhmään kuuluvien suositellaan välttämään yleisötilaisuuksia

Vastuu riskiryhmään kuuluvalla itsellään

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtumajärjestäjä muistuttaa osallistujia asiasta mahdollisimman monen viestintäkanavan kautta ennen tapahtumaa (nettisivut, sosiaalinen media, mahdollisen lipunoston yhteydessä, tapahtumaan saavuttaessa).

3. Tarpeettomia fyysisiä kontakteja tulee välttää

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana. Lähikontaktien välttämiseksi turvavälien ylläpitämisen mahdollisuus yleisötilaisuuksissa tulee turvata.

→ henkilömäärä tulee rajata siten, että henkilöiden väliin jää vähintään 1–2 m. 

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtuma pyritään rakentamaan siten, että sinne voi osallistua pienempiä henkilöryhmiä, jotka eivät ole lähikontaktissa toisiinsa tapahtumassa. Jotta edellytyksenä oleva THL:n ja OKM:n ohjeen noudattaminen olisi tosiasiassa mahdollista, tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa tehtävä esimerkiksi tilaisuutta koskevia eriyttämisjärjestelyjä, joiden avulla yleisö voidaan jakaa erillisiin yleisölle tarkoitettuihin alueisiin.

Turvavälejä hallitaan tilassa fyysisesti eristämällä, käyttäen looseja, sermejä, pleksejä pöytien välissä yms. Lisäksi koulutetut järjestyksenvalvojat ja muu tapahtumahenkilökunta valvovat turvavälejä tarpeen mukaan. Työntekijöiden koulutukseen ja riittävään määrään tulisi panostaa erityisesti poikkeustilan vuoksi.

Huom! Seuraavien riskitekijöiden poistaminen minimoi koronan leviämistiskiä sisätiloissa: 

  • tiivis ja pitkäkestoinen oleskelu samassa sisätilassa muiden ihmisten kanssa. Suljetuissa sisätiloissa olevissa kokoontumisissa tartuntariski on kumuloituva. Ulkona oleminen ei sisällä vastaavia riskejä.
  • heikko ilmanvaihto.  
  • huutaminen, raskas hengitys ja laulu.

Toimenpiteet ja miten ne toteutetaan: Tapahtumatilan vuokranantaja ja tapahtumanjärjestäjä sopivat tilaisuuden maksimiosallistujamäärästä.

→ Tilanteissa, joissa saattaa syntyä jonoja, tulee ihmisiä muistuttaa ja auttaa turvavälien pitämisessä.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtuma aikataulutetaan niin, että sisääntulossa tai tapahtumasta poistuttaessa ei synny ruuhkia. Sisäänkäyntejä ja poistumisreittejä järjestetään mahdollisimman paljon ja niihin varataan riittävästi tilaa. Ruoka-, juoma-, ja wc-jonotukset järjestetään niin, että niissä noudatetaan turvavälejä.

Turvavälit merkitään näkyvästi esimerkiksi tarroilla tai köysillä. Lisäksi koulutetut järjestyksenvalvojat ja muu tapahtumahenkilökunta valvovat turvavälejä tarpeen mukaan. Työntekijöiden koulutukseen ja riittävään määrään tulisi panostaa erityisesti poikkeustilan vuoksi.

Myynti

Suositellaan, että tapahtuman ruokamyyntituotteet ovat valmiiksi pakattuja ja helposti myytäviä takeaway-tuotteita. Mikäli halutaan myydä pakkaamattomia ruokatuotteita esimerkiksi ruokakärryistä, niiden tulee olla valmiiksi tehtyjä ja yhdelle ihmiselle valmistettuja.

Maksaminen

Vältetään mahdollisuuksien mukaan käteisen rahan käyttöä. Jos tilaisuudessa on paikan päällä maksamista, on suositeltavaa, että vieraat käyttävät maksutapoina kortti- ja lähimaksua tai mobiilimaksamista yms. kontaktittomia maksutapoja. Maksupäätteitä puhdistetaan ja desinfioidaan tehostetusti.

4. Hyvä käsi- ja yskimishygienia estää tartuntoja

→ Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana. Oikein toteutettu yskimis- ja käsihygienia estää tartuntoja.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: sisäänkäyntien ja poistumisreittien yhteyteen lisätään käsidesipisteitä, alueelle järjestetään mahdollisuuksien mukaan käsipesupisteitä, jotka ovat varustettu kertakäyttöisillä paperisilla käsipyyhkeillä.

Käsienpesusta, käsidesin käytöstä ja oikeanlaisesta yskimishygieniasta ohjeistetaan riittävästi ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana.

5. Siivous

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana, kun sairastunut yskii tai aivastaa. On mahdollista, että virus tarttuu myös kosketuksen kautta.

Koronavirukset eivät säily pitkiä aikoja ilmassa tai pinnoilla. Siivouksessa noudatetaan Työterveyslaitoksen siivousohjeita.

→ Siivouksessa käytetään heikosti emäksistä yleispuhdistusainetta ja saniteettitiloissa siivousta voi tehostaa käyttämällä desinfiointiainetta.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Alueella olevat kalusteet, wc-tilat ja muut mahdolliset tilat tulee siivota säännöllisesti ja riittävän usein. Siivouksessa tulee kiinnittää erityishuomiota kosketuspintoihin, kuten ovenkahvoihin, erilaisten tasojen pintoihin, valokatkaisijoihin ja hanoihin.

Tapahtumassa tulee välttää yhteisten tietokoneiden tai päätteiden käyttöä.

6. Jos yleisötilaisuudessa tai yleisessä kokoontumisessa epäillään tartuntaa

Tartuntaketjujen selvitystyö kuuluu kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaaville lääkäreille. Helsingin kaupungin epidemiologisen toiminnan sähköpostiosoite on tartuntataudit@hel.fi.

 Toimenpiteet ja miten toteutetaan:

→ Jos tilaisuuteen osallistuneella epäillään tartuntaa:

  • osallistuja eristetään muista ihmisistä ja ohjataan koronatestiin.
  • Helsingin kaupungin epidemiologinen toiminta vastaa tartunnanjäljityksestä.
  • selvitetään, onko tapahtunut altistumisia esimerkiksi lipunostajien tiedoista tai muuten kerätyistä nimistä ja yhteystiedoista (perustuu vapaaehtoisuuteen ja GDPR:n ).
  • kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaava lääkäri voi asettaa altistuneet tartuntatautilain mukaisesti karanteeniin 14 vuorokaudeksi.

7. Viestintä

→ Tapahtumajärjestäjä: Viestintään tulisi kiinnittää erityishuomiota, jotta tapahtumaan osallistujat tuntisivat olonsa turvalliseksi. Mahdollisimman monissa viestintäkanavissa viestiminen ennen, tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Lisäksi on hyvä laatia tai käyttää olemassa olevia Q&A -listoja yleisemmin kysytyistä kysymyksistä.

→ Kaupunki: Tapahtumajärjestäjä on vastuussa tapahtumaan liittyvästä viestinnästä, mutta kaupunki tukee tapahtumajärjestäjiä mahdollisuuksien mukaan.

Kaupunki tapahtumatilan vuokraajana pitää huolen siitä, että järjestäjä on huomioinut koronaan liittyvät erityisohjeet. Kaupunki pyrkii mahdollisuuksien mukaan ohjeistamaan myös muita tapahtumatilan vuokraajia toimimaan samalla tavalla yhteisvastuullisesti tapahtumajärjestäjän kanssa.

8. Maskin käytöstä

THL suosittaa kasvomaskin käyttöä toisten suojaamiseksi — käsienpesu ja turvavälit ovat tärkeät keinot ehkäistä tartuntoja. 

Huom! Yli 15-vuotiaille maskit päälle aina saavuttaessa sisätilaan.

Lue lisää maskien käytön suosituksista täältä.

Kaupunki suosittaa:

  • tapahtumajärjestäjää laatimaan ohjeiden pohjalta tarkemmat toimenpiteet koronaviruksen leviämisen estämiseksi ja liittämään ne tapahtumailmoitukseen.
  • Varaamon tapahtumapaikoissa: tapahtumajärjestäjä pitää toimenpiteiden suunnitelman itsellään ja esittää sen, mikäli tarvetta esiintyy.

Mikäli sinulla on aiheeseen liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä: marketing@hel.fi

Mikäli sinulla on aiheeseen liittyviä kysymyksiä Varaamon tapahtumapaikkojen suhteen, ota yhteyttä: ulkoilma@hel.fi


Alla publikevenemang och allmänna möten inom- och utomhus förbjuds för en viss tid. Begränsningarna gäller under tiden 30.11–18.12.2020.

Specialarrangemang för allmänna sammankomster i Helsingfors

På den här sidan finns allmänna instruktioner som utarbetats i juni av två evenemangsarrangörer och stadens olika myndigheter och serviceproducenter för hur man ordnar ett evenemang där coronavirussmittor förebyggs så effektivt som möjligt och på ett sätt som följer statens instruktioner.

Staden ger inga instruktioner för allmänna sammankomster. Med allmänna sammankomster avses i lagen om sammankomster demonstrationer eller andra tillställningar som ordnas i syfte att utöva mötesfriheten och i vilka även andra än de som uttryckligen inbjudits kan delta eller följa.

Dessa instruktioner uppdateras i och med att nya instruktioner ges.

Det är viktigt att se till att kommande evenemang ordnas så tryggt som det är möjligt i den nuvarande situationen. Som stad stöder vi evenemangsarrangörer så gott vi kan med instruktioner och rådgivning för att deltagarna ska känna att det är tryggt att delta i evenemanget. 

Förutom instruktioner som relaterar till undantagstillståndet (THL och UKM 14.5) ska evenemangsarrangörer också se till att alla nödvändiga tillstånd, anmälningar och övriga arrangemang har skötts inom den tidtabell som lagen förutsätter eller i god tid före evenemanget.

Varaamo

Genom att reservera en evenemangsplats via Varaamo godkänner arrangören reglerna för användningen av evenemangsplatserna och förbinder sig till att följa de allmänna instruktionerna för att förebygga coronavirussmittor i samband med evenemang.

Evenemangsarrangören ska kontrollera de gällande mötesbegränsningarna och arrangören ansvarar för att evenemangets deltagarantal inte överskrider det tillåtna antalet.

Helsingfors stad har rätt att ensidigt häva avtalet på basis av mötesbegränsningarna om det med beaktande av helheten inte är möjligt att ordna det planerade evenemanget på ett tryggt sätt.

Övriga länkar:

Instruktioner från Institutet för hälsa och välfärd och Undervisnings- och kulturministeriet

Regionförvaltningsverkets vanliga frågor om specialarrangemang under offentliga tillställningar

Arbetshälsoinstitutets anvisningar för servicebranschen

Arbetshälsoinstitutets städanvisningar

Anvisningar för användning av skyddshandskar

Anvisningar för användning av ansiktsmask


Alla publikevenemang och allmänna möten inom- och utomhus förbjuds för en viss tid. Begränsningarna gäller under tiden 30.11–18.12.2020.

1. Man får inte gå till publikevenemang, allmänna sammankomster eller offentliga utrymmen om man har symtom

Evenemangets deltagare ansvarar för sitt hälsotillstånd. 

Åtgärder och hur de genomförs: Evenemangsarrangören påminner deltagarna om saken genom så många kanaler som möjligt före och under evenemanget (webbplatsen, sociala medier, i samband med eventuellt biljettköp, vid ankomsten till evenemanget) och skickar vid behov hem personer med symtom.

Coronaviruset COVID-19

2. Det rekommenderas att personer som ingår i riskgrupperna undviker allmänna sammankomster

Ansvaret ligger hos dem som tillhör riskgrupperna

Åtgärder och hur de genomförs: Evenemangsarrangören påminner deltagarna om saken genom så många kommunikationskanaler som möjligt före evenemanget (webbplats, sociala medier, i samband med eventuellt biljettköp, vid ankomsten till evenemanget).

3. Onödig fysisk kontakt ska undvikas

Coronaviruset smittar i första hand som droppsmitta. För att undvika nära kontakter ska möjligheten att hålla säkerhetsavstånd tryggas under allmänna sammankomster.

→ Antalet personer ska begränsas så att utrymmet mellan personerna är minst 1–2 m. 

Åtgärder och hur de genomförs: Man ska sträva efter att ordna evenemanget så att mindre grupper kan delta utan att komma i närkontakt med varandra under evenemanget. För att det i verkligheten ska vara möjligt att följa THL:s och UKM:s instruktioner som förutsätts bör evenemangsarrangören vid behov till exempel genomföra specialarrangemang som gäller evenemanget för att kunna dela in publiken i olika områden avsedda för publiken.

Säkerhetsavstånden hanteras genom att fysiskt skilja människor åt i utrymmena med hjälp av bås, skärmar och plexiglas mellan borden o.s.v.  Dessutom ska utbildade ordningsmän och den övriga personalen på evenemanget övervaka säkerhetsavstånden enligt behov. Det bör särskilt satsas på att utbilda personalen och på ett tillräckligt personalantal på grund av undantagstillståndet.

Obs! Att avlägsna följande riskfaktorer minimerar risken för att coronaviruset sprids inomhus:

  • Tät och långvarig vistelse i samma inomhusutrymme med andra människor. Vid sammankomster i slutna utrymmen inomhus är smittorisken kumulerande. Att vistas utomhus innehåller inte motsvarande risker.
  • Svag ventilation. 
  • Skrikande, tung andning och sång.

Åtgärder och hur de genomförs: Evenemangsutrymmets hyresvärd och evenemangsarrangören kommer överens om tillställningens maximala deltagarantal.

→ I situationer där det kan uppstå köer ska man påminna människor om att hålla säkerhetsavstånd och hjälpa dem med detta.

Åtgärder och hur de genomförs: Evenemangets tidtabell ska vara sådan att det inte uppstår rusning vid ankomsten och avfärden, det ska ordnas så många in- och utgångar som möjligt, och tillräckligt med utrymme ska reserveras runt dessa. Köer för mat, dryck och toaletter ska ordnas så att människorna håller säkerhetsavstånd.

Säkerhetsavstånden ska markeras på ett synligt sätt (t.ex. med klistermärken eller rep) och dessutom ska utbildade ordningsmän och den övriga personalen på evenemanget övervaka säkerhetsavstånden enligt behov. Det bör särskilt satsas på att utbilda personalen och på ett tillräckligt personalantal på grund av undantagstillståndet.

Försäljning

Det rekommenderas att matprodukter som säljs under evenemanget är förhandsförpackade takeaway-produkter som är lätta att sälja. Om man vill sälja oförpackade matprodukter t.ex. från en matvagn ska de ha tillverkats på förhand och vara portionerade för en person.

Betalning

Så lång det är möjligt ska man undvika att använda kontanter. Om betalning på plats ingår i evenemanget rekommenderas det att besökarna använder sig av kort- och kontaktlös betalning, mobilbetalning och andra kontaktlösa betalningssätt.  Rengöringen och desinficeringen av betalterminalerna effektiveras.

4. God hand- och hosthygien förhindrar smittor

→ Coronaviruset smittar i första hand som droppsmitta. Korrekt hand- och hosthygien förhindrar smittor.

Åtgärder och hur de genomförs: Handspritstationer placeras nära in- och utgångarna, i mån av möjlighet ordnas det med handtvättstationer på området som förses med pappershanddukar.

Det informeras tillräckligt om handtvätt, användning av handsprit och korrekt hosthygien före och under evenemanget.

5. Städning

Coronaviruset smittar främst genom droppsmitta när en smittad person hostar eller nyser. Det är möjligt att viruset också kan smitta genom beröring.

Coronaviruset överlever inte långa perioder i luften eller på ytor. I städningen ska man följa Arbetshälsoinstitutets städningsanvisningar.

→ Vid städning ska man använda ett milt alkaliskt universalrengöringsmedel. I sanitetsutrymmen kan städningen effektiviseras genom användning av desinfektionsmedel.

Åtgärder och hur de genomförs: Möbler, toaletter och övriga eventuella utrymmen på området ska städas regelbundet och tillräckligt ofta. I städningen ska man fästa särskild uppmärksamhet vid kontaktytor, till exempel dörrhandtag, olika bordsytor, strömbrytare och kranar.

Under evenemanget ska man undvika att använda gemensamma datorer eller terminaler.

6.  Om det misstänks en smitta under ett publikevenemang eller en allmän sammankomst

Läkarna som ansvarar för smittsamma sjukdomar i kommunen eller sjukvårdsdistriktet utreder smittkedjorna. E-postadressen till Epidemiologiska verksamheten i Helsingfors stad är tartuntataudit@hel.fi.

 Åtgärder och hur de genomförs:

→ Om någon som deltagit i evenemanget misstänks ha smittats:

  • Deltagaren avskiljs från andra människor och styrs till coronatest.
  • Epidemiologiska verksamheten i Helsingfors stad ansvarar för smittspårningen.
  • Det utreds om exponering skett t.ex. genom uppgifter om dem som köpt biljetter eller namn och kontaktuppgifter som annars samlats in (bygger på frivillighet och GDPR).
  • Enligt lagen om smittsamma sjukdomar kan läkaren som ansvarar för smittsamma sjukdomar i kommunen eller sjukvårdsdistriktet sätta dem som exponerats i karantän i 14 dygn.

7. Kommunikation

→ Evenemangsarrangören: Man bör fästa särskild uppmärksamhet vid kommunikationen för att evenemangets deltagare ska känna sig trygga. Kommunikation i så många olika kommunikationskanaler som möjligt före, under och efter evenemanget.

Dessutom lönar det sig att utarbeta eller använda existerande Q&A-listor med de vanligaste frågorna.

→ Staden: Evenemangsarrangören ansvarar för kommunikationen som relaterar till evenemanget, men staden stöder evenemangsarrangören i mån av möjlighet.

När staden hyr ut evenemangsutrymmen ser den till att arrangören beaktar de särskilda instruktionerna som relaterar till coronaviruset. Staden strävar efter att i mån av möjlighet också ge instruktioner till andra instanser som hyr ut evenemangsutrymmen att handla på samma sätt i solidaritet med evenemangsarrangören.

8. Användning av ansiktsmask

THL rekommenderar att man använder ansiktsmask för att beskydda andra – handtvätt och säkerhetsavstånd är viktiga sätt att förebygga smittor. 

Obs! Personer över 15 år ska alltid ta på sig mask när de går inomhus.

Läs mer om rekommendationerna för användning av ansiktsmask här.

Staden rekommenderar:

  • På basis av instruktionerna ska evenemangsarrangörer utarbeta närmare åtgärder för att hindra coronaviruset från att spridas och bifoga dem med evenemangets annons.
  • På Varaamos evenemangsplatser: evenemangsarrangören behåller åtgärdsplanen och visar upp den vid behov.

Om du har några frågor om saken kan du kontakta: marketing@hel.fi

Om du har några frågor om saken som gäller Varaamos evenemangsplatser kan du kontakta: ulkoilma@hel.fi


All public events and meetings held indoors or outdoors will be prohibited for a limited time. The restrictions will be in effect from 30 November to 18 December 2020.

Special arrangements at public events in Helsinki

This page contains a general guideline jointly drawn up in June by two event organisers, various city officials and service providers. The guideline is based on the State’s guidelines and governs event organisation with the aim of preventing coronavirus infections as effectively as possible.

The city does not provide instructions for public meetings. In the Assembly Act, the term “public meeting” refers to a demonstration or other assembly which is arranged for the exercise of the freedom of assembly and is open for participation or observation also to persons who have not been expressly invited to it.

The instructions will be updated as soon as new instructions are drawn up.

It is important to ensure that coming events are organised as safely as possible in the current situation. As a city, we support event organisers as best we can, providing instructions and advice so that participants can feel that their participation in the events is safe. 

In addition to adhering to the emergency condition instructions (National Institute for Health and Welfare & Ministry of Education and Culture 14.5.), the organiser must also ensure that all necessary permits, notifications and other arrangements have been settled according to the schedule set out in the law, or well in advance before the event.

Varaamo

By reserving an event location from Varaamo, the event organiser approves the event location’s rules of use and commits itself to comply with the general guideline on the prevention of coronavirus infections in connection with events.

The event organiser must be aware of the valid meeting restrictions and is responsible for keeping the number of participants within the allowed limit.

The City of Helsinki is entitled to unilaterally terminate agreements based on the meeting restriction, if a comprehensive assessment indicates that the planned event cannot be organised safely.

Other info:

Guidelines on prevention of coronavirus infections

Regional State Administrative Agencies' guidelines

Guidelines for workplaces to prevent coronavirus infection by the Finnish Institute of Occupational Health


All public events and meetings held indoors or outdoors will be prohibited for a limited time. The restrictions will be in effect from 30 November to 18 December 2020.

1. Persons with COVID-19 symptoms must not attend public events and meetings or enter public spaces

The responsibility for the state of health is with the event participant. 

Measures and how they are to be implemented: The event organiser must remind the participants through as many channels as possible before and during the event (website, social media, possible ticket purchase, arrival at the event) and, if necessary, send the person with symptoms home.

Coronavirus COVID-19

2. People belonging to risk groups are recommended to avoid public events

The responsibility is with the persons themselves

Measures and how they are to be implemented: The event organiser must remind the participants through as many communications channels as possible before the event (website, social media, possible ticket purchase, arrival at the event).

3. Unnecessary physical contacts should be avoided

The coronavirus primarily spreads through droplets. To avoid close contacts, the possibility to maintain safe distances must be ensured at public events.

→ the number of persons must be restricted so that the distance between persons is at least 1–2 m. 

Measures and how they are to be implemented: The aim is to organise events so that they can be attended by smaller groups of persons who do not engage in close contact with each other. To make adherence to the required guideline by the National Institute for Health and Welfare and the Ministry of Education and Culture actually possible, the event organiser must, if necessary, perform e.g. event-specific separation arrangements with which the public can be divided into separate areas.

Safe distances must be maintained in the event space by physical separation with lodges, screens, plexiglass dividers between desks and so on. In addition, trained security guards and other event staff must monitor the safe distances as needed. Particular attention should be paid to employee training and sufficiency due to the emergency conditions.

Note! The removal of the following risk factors minimises the spread risk of the coronavirus indoors:

  • intense and long-lasting presence in the same indoor space with other people. Gatherings held in closed indoor spaces involve a cumulated risk of infection. Similar risks do not apply outdoors.
  • poor ventilation. 
  • shouting, heavy breathing and singing.

Measures and how they are to be implemented: The lessor of the event space and the event organiser must agree on the maximum number of event participants.

→ In situations in which queues might form, people must be reminded of and assisted in maintaining safe distances.

Measures and how they are to be implemented: Events must be scheduled so that congestion can be avoided in connection with entrance and exit. There must be as many entrances and exit routes as possible, and sufficient space must be reserved for them. Food, drink and toilet queues must be arranged so that safe distances can be maintained in them.

Safe distances must be visibly marked (e.g. with stickers or ropes). In addition, trained security guards and other event staff must monitor the safe distances as needed. Particular attention should be paid to employee training and sufficiency due to the emergency conditions.

Sales

It is recommended to only sell pre-packed and easy-to-handle takeaway food products at the event. If unpacked food products are sold from e.g. food carts, they must be ready-made and prepared for one person.

Payment

Use of cash should be avoided as far as possible. If the event involves on-site payment, it is recommended to use card payment, contactless payment, mobile payment and similar contactless methods. Enhanced cleaning and disinfection of the payment terminals should be ensured.

4. Good hand and cough hygiene prevents infections

→ The coronavirus primarily spreads through droplets. Properly implemented cough and hand hygiene prevents infections.

Measures and how they are to be implemented: hand sanitiser points are to be provided in connection with the entrances and exit routes, and hand washing points equipped with single-use paper towels are to be provided in the area as far as possible.

Sufficient instructions must be provided on hand washing, hand sanitiser use and appropriate cough hygiene before and during the event.

5. Cleaning

The coronavirus primarily spreads by droplets when an infected person coughs or sneezes. It is possible that the virus is also transmitted through touching.

Coronaviruses do not survive long periods of time airborne or on surfaces. Cleaning must be performed according to the cleaning instructions of the Finnish Institute of Occupational Health.

→ Cleaning must be performed with a mildly alkaline all-purpose detergent, and the cleaning of sanitary facilities can be enhanced using a disinfectant.

Measures and how they are to be implemented: Furniture, toilet facilities and other possible facilities in the area must be cleaned regularly and sufficiently often. Particular attention must be paid to surfaces which are often touched, such as door handles, the surfaces of various desks, light switches and taps.

The use of shared computers and terminals must be avoided at the event.

6.  If an infection is suspected in a public event or meeting

The investigation of infection chains is the responsibility of the infectious disease physicians of the hospital district. The e-mail address of the City of Helsinki Epidemiologic Operations Unit is tartuntataudit@hel.fi.

 Measures and how they are to be implemented:

→ If an event participant is suspected to have been infected:

  • the participant is isolated from other people and instructed to seek out coronavirus testing 
  • The City of Helsinki Epidemiologic Operations Unit is responsible for performing an infection tracking.
  • they investigate whether there have been exposures e.g. using ticket purchaser information or other name and contact detail lists (collected on a voluntary basis and in accordance with the GDPR).
  • the infectious diseases physician of the municipality or of the hospital district can order the exposed persons to quarantine for 14 days pursuant to the Act on Infectious Diseases.

7. Communications

→ Event organiser: Particular attention must be paid to communications in order to make participants feel safe at the event. Communication must take place through as many channels as possible before, during and after the event.

In addition, it is good practice to draw up or use existing Q&A lists of frequently asked questions.

→ The City: The event organiser is responsible for communications related to the event, but the City supports the event organisers as far as possible.

As the lessor of the event space, the City ensures that the organiser has considered the coronavirus-related special instructions. As far as possible, the City also aims to instruct other lessees to act in the same way in solidarity with the event organiser.

8. On face mask usage

The National Institute for Health and Welfare recommends the use of face masks for the protection of others — hand washing and safe distances are the most important measures for preventing infections. 

Note! Persons aged above 15 years of age must always wear masks when entering indoor facilities.

More on face mask usage.

The City recommends:

  • the event organiser to draw up more detailed measures based on the instructions for preventing the spread of the coronavirus and attach them to the event notification.
  • in Varaamo event locations: the event organiser must keep the action plan with themselves and present it according to need.

If you have questions related to the matter, please contact: marketing@hel.fi

If you have questions related to the matter regarding the event locations of Varaamo, please contact: ulkoilma@hel.fi



27.11.2020 16:29