Suoraan sisältöön

Järjestä tapahtuma

Nauhat. Kuva: Helsingin kaupunki.

Poikkeustilanteen (covid-19) tapahtumajärjestämisen ohjeet 1.6. lähtien

Huomio!

Hallitus tarkensi linjaustaan ulkotilaisuuksien yleisömäärästä 1.7. alkaen

Hallitus on tarkentanut linjaustaan suurten ulkotilaisuuksien järjestämisestä 1. heinäkuuta alkaen. Alueellisesti rajatuissa ulkotiloissa yleisötilaisuuksien enimmäishenkilömäärä on edelleen 500 henkilöä 31.7.2020 saakka. Sallittu yleisömäärä voidaan kuitenkin ylittää tietyin poikkeuksin.

Sosiaali- ja terveysministeriö antaa ohjauskirjeen aluehallintoviranomaisille edellä tarkoitettujen täsmennysten toimeenpanemiseksi tartuntatautilain nojalla. Lue lisää täältä   

Tältä sivulta löytyy kahden tapahtumajärjestäjän ja kaupungin eri viranomaisten ja palvelutottajien kanssa yhteistyössä kesäkuussa laadittu yleisohje siitä miten järjestetään tapahtuma, missä koronavirustartuntojen ehkäiseminen tehdään mahdollisimman tehokkaasti ja valtion ohjeistukseen pohjautuen.

Kaupunki ei anna ohjeita yleisiin kokoontumisiin. Kokoontumislaissa yleisellä kokouksella tarkoitetaan mielenosoitusta tai muuta kokoontumisvapauden käyttämiseksi järjestettyä tilaisuutta, johon muutkin kuin nimenomaisesti kutsutut voivat osallistua tai jota he voivat seurata.

Ohjeita päivitetään sitä mukaan, kun valtiolta tulee lisäohjeita.

On tärkeää varmistaa, että tulevat tapahtumat järjestetään niin turvallisesti kuin tämän hetken tilanteessa se on mahdollista. Tuemme kaupunkina tapahtumajärjestäjiä parhaamme mukaan, jotta osallistujille syntyy tunne, että tapahtumiin on turvallista osallistua. 

Poikkeustilanteeseen liittyvien ohjeiden (THL ja OKM 14.5.) lisäksi tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia myös siitä, että kaikki tarvittavat luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu lain edellyttämässä aikataulussa tai hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

www.hel.fi/tapahtumallisuus sivustolla on järjestäjän muistilista, johon on koottu tietoa yleisimmin tarvittavista luvista ja muista asioista, joista tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia. Tapahtuman luonteen mukaan voidaan tarvita vielä muitakin lupia ja ilmoituksia kuin listassa mainitut.

Poikkeuksena Varaamo

Varaamalla tapahtumapaikan Varaamosta tapahtumajärjestäjä hyväksyy ulkotapahtumapaikkojen käyttösäännöt sekä sitoutuu noudattamaan yleisohjetta koronavirustartuntojen ehkäisemisestä tapahtumien yhteydessä.

Tapahtumajärjestäjän tulee selvittää voimassa olevat kokoontumisrajoitukset ja tapahtumajärjestäjä on vastuussa siitä, että tapahtuman osallistujamäärä ei nouse yli sallitun määrän.

Helsingin kaupungilla on oikeus purkaa sopimus yksipuolisesti perustuen kokoontumisrajoitukseen, mikäli suunnitellun tapahtuman järjestäminen kokonaisuudessa arvioiden turvallisesti ei ole mahdollista.

Ohje (THL ja OKM 14.5.) koronavirustartuntojen ehkäisemisestä yleisötilaisuuksien ja yleisten kokoontumisten yhteydessä sekä julkisten tilojen käytössä 1.6. alkaen

• Yleisötilaisuuksien ja yleisten kokousten henkilömäärärajoitus muuttuu 1.6.2020 lukien 50 henkilöön

• Yleisötilaisuuden käsitteen piiriin ei kuulu normaali palvelu- ja muu tiloissa yleisesti ja jatkuvaluonteisesti harjoitettava toiminta. Yleisötilaisuuksien ja yleisten kokousten henkilömäärärajoitusta koskevaa viranomaisohjetta kuitenkin sovelletaan myös 1.6.2020 avattavien julkisten tilojen käytössä.

• Erityisjärjestelyin voidaan järjestää 50–500 henkilön yleisötilaisuuksia sisätiloissa ja alueellisesti rajatuissa ulkotiloissa, jos turvallisuus voidaan varmistaa asiakasmäärien rajaamisen, turvaetäisyyksien ja hygieniaohjeistuksen avulla.

• Suurissa tapahtumapaikoissa voi olla samanaikaisesti useita pienempiä henkilöryhmiä, jotka eivät ole lähikontaktissa keskenään.

• Yli 500 hengen yleisötilaisuuksien ja yleisten kokousten järjestäminen on hallituksen linjauksella kielletty 31.7.2020 asti

• Yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan, jossa on muita henkilöitä samanaikaisesti paikalla, ei saa tulla, jos on mitään sairastumiseen viittaavia oireita.

• Henkilömäärä tulee rajata siten, että henkilöiden väliin jää vähintään 1–2 m

• Tilanteissa, joissa saattaa syntyä jonoja tulee ihmisiä muistuttaa ja auttaa turvavälien pitämisessä.


Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sekä Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet TÄÄLLÄ

Aluehallintoviraston usein kysytyt kysymykset yleisötilaisuuksien erityisjärjestelyistä TÄÄLLÄ

Aluehallintoviraston päätös kokoontumisrajoituksista TÄÄLLÄ

Työterveyslaitoksen ohjeet palvelualoille TÄÄLLÄ

Työterveyslaitoksen ohjeet siivoukseen TÄÄLLÄ

Suojakäsineiden käyttöohjeet TÄÄLLÄ

Suojamaskien käyttöohjeet TÄÄLLÄ

Tapahtumien erityisjärjestelyt 50-500 hengen yleisötilaisuuksissa Helsingissä 1.6. lähtien, ainakin heinäkuun 2020 loppuun asti

1. Yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan ei saa tulla oireisena

Vastuu terveydentilasta kuuluu tapahtumaosallistujalle.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtumajärjestäjä muistuttaa osallistujia asiasta mahdollisimman monen kanavan kautta ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana (nettisivut, sosiaalinen media, mahdollisen lipunoston yhteydessä, tapahtumaan saavuttaessa).

Koronavirus COVID-19

2. Riskiryhmään kuuluvat, suositellaan välttämään yleisötilaisuuksia

Vastuu riskiryhmään kuuluvalla itsellään

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtumajärjestäjä muistuttaa osallistujia asiasta mahdollisimman monen viestintäkanavan kautta ennen tapahtumaa (nettisivut, sosiaalinen media, mahdollisen lipunoston yhteydessä, tapahtumaan saavuttaessa)

3. Tarpeettomia fyysisiä kontakteja tulee välttää

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana. Lähikontaktien välttämiseksi turvavälien ylläpitämisen mahdollisuus yleisötilaisuuksissa tulee turvata

→henkilömäärä tulee rajata siten, että henkilöiden väliin jää vähintään 1–2 m.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtuma pyritään rakentamaan siten, että sinne voi osallistua pienempiä henkilöryhmiä, jotka eivät ole lähikontaktissa toisiinsa tapahtumassa. Jos tämä ei mahdollista, tulee taata riittävä 1-2m turvaväli kaikkien osallistujien välillä.

Turvavälejä hallitaan tilassa fyysisesti eristämällä, käyttäen looseja, sermejä, pleksejä pöytien välissä ym. Lisäksi koulutetut järjestyksenvalvojat ja muu tapahtumahenkilökunta valvovat turvavälejä tarpeen mukaan. Työntekijöiden koulutukseen ja riittävään määrään tulisi panostaa erityisesti poikkeustilan vuoksi.

Huomioitavaa: Tilaisuuden osallistujamäärä, vaihtelee tilaisuuden luonteen, tapahtumatilan koon, kalustuksen/varustelun ja asiakaspaikkojen sijoittelun perusteella. Tapahtumatilassa ei välttämättä automaattisesti saa järjestää 500 hlön tilaisuuksia, vaikka normaalisti tila olisi ko. henkilömäärälle riittävän suuri.

Toimenpiteet ja miten ne toteutetaan: Tapahtumatilan vuokranantaja ja tapahtumanjärjestäjä sopivat tilaisuuden maksimiosallistujamäärästä.

→Tilanteissa, joissa saattaa syntyä jonoja tulee ihmisiä muistuttaa ja auttaa turvavälien pitämisessä.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Tapahtuma aikataulutetaan niin, että sisääntulossa tai tapahtumasta poistuttaessa ei synny ruuhkia, sisäänkäyntejä ja poistumisreittejä järjestetään mahdollisimman paljon ja niihin varataan riittävästi tilaa. Ruoka-, juoma-, ja wc-jonotukset järjestetään niin, että niissä noudatetaan turvavälejä.

Turvavälit merkitään näkyvästi (esim tarroilla tai köysillä) ja lisäksi koulutetut järjestyksenvalvojat ja muu tapahtumahenkilökunta valvovat turvavälejä tarpeen mukaan. Työntekijöiden koulutukseen ja riittävään määrään tulisi panostaa erityisesti poikkeustilan vuoksi.

Myynti

Suositellaan, että tapahtuman ruokamyyntituotteet ovat valmiiksi pakattuja ja helposti myytäviä takeaway-tuotteita. Mikäli halutaan myydä pakkaamattomia ruokatuotteita esim. ruokakärreistä, niiden tulee olla valmiiksi tehtyjä ja yhdelle ihmiselle valmistettuja.

Maksaminen

Vältetään mahdollisuuksien mukaan käteisen rahan käyttöä. Jos tilaisuudessa on paikan päällä maksamista, on suositeltavaa, että vieraat käyttävät maksutapoina korttimaksua ja lähimaksua, mobiilimaksamista ym. kontaktittomia maksutapoja. Maksupäätteitä puhdistetaan ja desinfioidaan tehostetusti.

4. Hyvä käsi- ja yskimishygienia estää tartuntoja

→Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana. Oikein toteutettu yskimis- ja käsihygienia estää tartuntoja.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: sisäänkäyntien ja poistumisreittien yhteyteen lisätään käsidesipisteitä, alueelle järjestetään mahdollisuuksien mukaan käsipesupisteitä, jotka on varustettu kertakäyttöisillä paperisilla käsipyyhkeillä.

Käsienpesusta, käsidesin käytöstä ja oikeanlaisesta yskimishygieniasta ohjeistetaan riittävästi ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana.

5. Siivous

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana, kun sairastunut yskii tai aivastaa. On mahdollista, että virus tarttuu myös kosketuksen kautta.

Koronavirukset eivät säily pitkiä aikoja ilmassa tai pinnoilla. Siivouksessa noudatetaan Työterveyslaitoksen siivousohjeita.

→ Siivouksessa käytetään heikosti emäksistä yleispuhdistusainetta ja saniteettitiloissa siivousta voi tehostaa käyttämällä desinfiointiainetta.

Toimenpiteet ja miten toteutetaan: Alueella olevat kalusteet, wc-tilat ja muut mahdolliset tilat tulee siivota säännöllisesti ja riittävän usein. Siivouksessa tulee kiinnittää erityishuomiota kosketuspintoihin, kuten ovenkahvat, erilaisten tasojen pinnat, valokatkaisijat ja hanat.

Tapahtumassa tulee välttää yhteisten tietokoneiden tai päätteiden käyttöä.

6.  Jos yleisötilaisuudessa tai yleisessä kokoontumisessa todetaan koronavirustartunta

Tartuntaketjujen selvitystyö kuuluu kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaaville lääkäreille. Helsingin kaupungin epidemiologisen toiminnan sähköpostiosoite on tartuntataudit@hel.fi.

 Toimenpiteet ja miten toteutetaan:

→ Jos tilaisuuteen osallistuneella todetaan koronavirustartunta:

  • Helsingin kaupungin Epidemiologinen toiminta vastaa tartunnanjäljityksestä.
  • Selvitetään, onko tapahtunut altistumisia (esim. lipunostajien tiedoista tai muuten kerätyistä nimistä ja yhteystiedoista (perustuu vapaaehtoisuuteen ja GDPR:n )
  • Kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaava lääkäri voi asettaa altistuneet tartuntatautilain mukaisesti karanteeniin 14 vuorokaudeksi.

→ Yleisötilaisuuksien ja yleisten kokoontumisten henkilömääriä rajoittamalla ja eri ryhmien sekoittumista välttämällä voidaan vähentää altistuneiden määrää, mikäli henkilöiden joukossa todettaisiin koronavirustartunta.

7. Viestintä

→Tapahtumajärjestäjä: Viestintään tulisi kiinnittää erityishuomiota, jotta tapahtumaan osallistujat tuntisivat olonsa turvalliseksi. Mahdollisimman monissa viestintäkanavissa viestiminen ennen, tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Lisäksi on hyvä laatia tai käyttää olemassa olevia Q&A listoja yleisemmin kysytyistä kysymyksistä.

→ Kaupunki: Tapahtumajärjestäjä on vastuussa tapahtumaan liittyvästä viestinnästä, mutta kaupunki tukee tapahtumajärjestäjiä mahdollisuuksien mukaan.

Kaupunki tapahtumatilan vuokraajan pitää huolen siitä, että järjestäjä on huomioinut koronaan liittyvät erityisohjeet. Kaupunki pyrkii mahdollisuuksien mukaan ohjeistamaan myös muita tapahtumatilan vuokraajia toimimaan samalla tavalla yhteisvastuullisesti tapahtumajärjestäjän kanssa.

Kaupunki suosittaa:

  • tapahtumajärjestäjää laatimaan ohjeiden pohjalta tarkemmat toimenpiteet koronaviruksen leviämisen estämiseksi ja liittämään ne tapahtumailmoitukseen
  • Varaamon tapahtumapaikoissa: tapahtumajärjestäjä pitää toimenpiteiden suunnitelman itsellään ja esittää sen, mikäli tarvetta esiintyy

Mikäli sinulla on aiheeseen liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä:

Marketing@hel.fi

Mikäli sinulla on aiheeseen liittyviä kysymyksiä Varaamon tapahtumapaikkojen suhteen, ota yhteyttä: ulkoilmatapahtumat@hel.fi

Aluehallintoviraston (AVI:n) usein kysyty kysymykset ja vastaukset -linkki



 



11.06.2020 16:11