Suoraan sisältöön

Virtuaali- ja hybriditapahtumat

Vinkkejä virtuaali ja hybriditapahtuman järjestämiseen

Virtuaali- ja hybriditapahtumat poikkeavat paljonkin perinteisistä fyysisistä tapahtumista. Jotta tapahtumien järjestäminen kuitenkin onnistuisi mahdollisimman hyvin, kaupunki on kerännyt vinkkejä virtuaali- ja hybriditapahtumien järjestämisen eri vaiheisiin: suunnitteluun, tuotantoon, tapahtuman ajaksi ja tapahtuman jälkeen.

1. Suunnittelu  

  • Mindset - ajattele alusta asti: tämä on televisiotuotantoa, ei perinteistä tuotantoa.
  • ​Kartoita tuottajia heidän tarjoamien virtuaalisten alustojen ja tuotantotiimien osaamisen kautta.
  • ​Mieti koko tapahtuma etäkatsojan silmin: kuinka he havannoivat aloitukset, tauot ja esimerkiksi esiintyjien vaihdot.
  • ​Pohdi sisältöä - paneeli, esitykset, workshop, pienet videot, useampi toiminnallinen huone yms.
  • ​Osallistavuus on tärkeässä roolissa - mieti keinot! (chat, tervehdysvideot, äänestykset, kyselyt, keskustelutilat yms.).
  • ​Pohdi laaja-alaisesti, kenelle tapahtumaa tehdään ja miksi (Helsinki Method)?
  • ​Kohderyhmä pitää olla 50 % rajatumpi kuin fyysisessä tapahtumassa - kuinka tavoitat heidät?
  • ​Mieti kutsuprosessi - mitä alustaa käytät ja kuinka sitoutat ilmoittautuneet todella tulemaan paikalle?
  • ​1/10 kokonaiskestosta on sopiva kesto virtu-/hybriditapahtumaan (1 h puhe → 10 min.).
  • ​Esitysten väliin jätetään noin 2-3 min. kysymyksille ja aikataulun myöhästymiselle. 
  • ​Osallistujat eivät kuuntele koko päivää, vaan napsivat vaan mielenkiintoisimmat osat. Miten olet houkutteleva?
  • ​Pohdi, mikä on rationaalisin keino toteutukselle. Kustannushaitari on hyvin laaja. Sopimuksessa kannattaa jakaa selkeästi, mitkä asiat tehdään lisäkustannuksesta ja mitkä ei.

2. Ennen tapahtumaa

  • ​Ole selvillä, kuka on vastuussa mistäkin jo ennen treenejä.
  • ​Kenraaliharjoittelun merkitys korostuu! Monille puhujille useammalle kameralle puhuminen ei ole tuttua.
  • ​Tekniikka harjoittelee monesti hyvin myöhään tai aikaisin aamulla - huomioi kulunvalvonta.
  • ​Kuten aina, esiintyjien aineisto pyydetään hyvissä ajoissa, mutta viime hetken muutoksia on varmasti. Varaa tälle aikaa.
  • ​Sovitaan moderointiin etukäteen vastauspaketti linjauksineen yllättävien tilanteiden varalle. ​Mieti, tarvitaanko tapahtumaan ammattimoderaattori. Tämä tuo lisää kustannuksia.
  • ​Kuvaus-/tapahtumatilaan katsotaan asemoinnit (tekniikan paikka, esiintyjien kulkulinjat, pöydät ja tuolit).
  • ​Mieti jokaiselle vastuuhenkilölle varahenkilöt, näin huomioidaan sairastumiset ja muut yllättävät tapaukset.
  • ​On syytä varmistaa, että paikalle kutsuttavat todella tulevat paikalle. Mieti, onko hybridi välttämätön!
  • ​Hybridi - vaatii aina tuplavalmistelut kaikkien resurssien osalta.
  • ​Hybridissä juontajan pitää huomioida tauotuksien juonnot sekä verkossa, että paikalla olevien näkökulmasta.
  • ​Huolehdi turvallisuudesta kokonaisvaltaisesti. Ole huolellinen turvavälien suhteen, käsidesit näkyviin myös kamerakuvaan. Mikrofonit ja klikkerit putsataan joka käytön jälkeen. Varaa käsidesiä ja maskeja.
  • ​Pidä etäpuhujille omat harjoituksensa, joissa tarkastetaan valaistus ja mikin käyttö. Esiintyjän takana on hyvä olla yksivärinen vaalea tausta.
  • ​Etäpuhujien työkalujen tarkastus: mikrofoni, kuulokkeet, nettiyhteys, vaatetus, lokaatio, tausta, nettiyhteys, kello (nämä lyödään lukkoon harjoituksissa ja näitä ei voi enää muuttaa).
  • ​Varmista, että etäpuhuja pitää kiinni sovitusta esiintymisajasta ja seuraa itsenäisesti ajan kulkua.
  • ​Jos tilassa on paljon äänihaittoja, pyri minimoida äänet esimerkiksi hiljaisuus-kyltillä.

3. Tapahtuman aikana

  • Avoin läpinäkyvä kommunikointi kaikkien toimijoiden välillä. Vältetään kriisit ajoissa.
  • ​Aloituksen ja taukojen on oltava täsmällisiä. Verkko-osallistujat eivät odota!
  • ​Hybridissä juontajan on hyvä huomioida aina ensin etäosallistujat (esimerkiksi aina ensin kysymykset etäosallistujilta).
  • ​Verkossa pitää olla aloitusplanssi/aloitussivu mielellään kellon ja musiikin kanssa. Vastaava myös mahdollisille tauoille.
  • ​Visuaaliset materiaaliset kannattaa miettiä huolellisesti verkko-osallistujan näkökulmasta.
  • ​Järjestäjän tai tuottajan puolelta koko ajan joku seuraa verkkonäkymää ja toinen henkilö live-näkymää.
  • ​Huolehdi teknisen henkilöstön ruokailumahdollisuudet, jos tilaisuus on pitkä.
  • ​Huolehdi, että tekniikalla oma selkeä alue. Riittävän iso, jotta se piilottaa teknikot tavaroineen sermin taakse.
  • ​Mahdolliset häiritsevät äänielementit kannattaa karsia tai vähintään tiedostaa.
  • ​Mieti päivän aikataulujuoksutus kaikkien osallistujien ja toimijoiden kohdalla.
  • ​Muista kiittää kaikkia osallistujia, live ja etäosallistujia, tapahtuman lopuksi. Laita lyhyt palautekysely chattiin 5 min. ennen tilaisuuden loppua.
  • ​Hyvä huomioida, että osallistujamäärä vaihtelee paljon päivän aikana.
  • ​Huomioi, että etäosallistujien kuva on livetilannetta noin 20-30 sekuntia jäljessä.
4. Tapahtuman jälkeen

  • ​Purku vie yleensä 1-3 h tilasta riippuen.
  • ​Hybridissä kiitä fyysisesti paikalle tulleita ja siisti tapahtumatilat.
  • ​Kiitosviestit heti tapahtuman jälkeen esiintyjille ja osallistujille. Muista jatkuvuus - esimerkiksi mistä tallenteen löytää. Pohdi tallenteen jako ja jatkokäyttö.
  • ​Pidä palautekeskustelut mahdollisimman pian - tuoreet kommentit kaikilta osapuolilta (sisäiset, tuotanto ja mahdolliset muut toimijat).
  • ​Tee yhteenveto ja koosteet kysymyksistä, chat-keskusteluista ja palautteista.




04.12.2020 11:55