Suoraan sisältöön

Kaupungin asiakirjojen julkisuus

Kuntien, kuten myös Helsingin kaupungin toiminnassa noudatetaan julkisuusperiaatetta. Julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia ja jokaisella on halutessaan oikeus saada tietoa niistä. Silloin, jos pyydetään henkilötietoja, salassa pidettäviä tietoja tai harkinnanvaraisesti julkisia tietoja, ne voidaan antaa tiedon pyytäjälle vain tiettyjen edellytysten täyttyessä.

Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta säädetään laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslaissa.

Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt Helsingin kaupungille

Halutessasi tietoja Helsingin kaupungin asiakirjoista, voit osoittaa pyyntösi suoraan asiasta vastaavalle toimialalle, virastolle tai liikelaitokselle. Kaupungin organisaatio ja palvelusivut.

Voit tehdä pyynnön myös kaupungin kirjaamossa, josta se ohjataan eteenpäin oikealle taholle. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.hel.fi/kirjaamo.

Tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jolloin pyynnön toteuttaminen on helpompaa. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, joka ei sisällä henkilötietoja, pyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Asianosaisen tietopyynnön, omia tietoja koskevan tietopyynnön ja tietopyynnön viranomaisen henkilörekisteristä voi tehdä kaupungin sähköisen asiointipalvelun kautta. Kahdessa ensin mainitussa tilanteessa sinun tulee tunnistautua vahvalla tunnistautumisella, jotta voidaan varmistua siitä, että kyse on oikean henkilön tiedoista.

Asianosaisen tietopyyntö

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisella on tiedonsaantioikeus, jos asiakirjan sisältö voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisella tarkoitetaan hakijaa, valittajaa sekä muuta, jonka etua tai velvollisuutta asia koskee.

Asianosaisella on oikeus saada tieto julkisen asiakirjan lisäksi myös sellaisista viranomaisen asiakirjoista, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja. Ne voivat olla esimerkiksi liikesalaisuuksia, terveystietoja tai yksityiselämän piiriin kuuluvia tietoja.

Asianosaisella on myös oikeus saada tieto asiakirjoista, jotka eivät vielä ole tulleet julkisiksi. Sellaisia ovat esimerkiksi valmisteluun liittyvät asiakirjat ennen kuin päätös on tehty tai asia on käsitelty loppuun.

Edellä mainittujen tilanteiden lisäksi asianosaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoihin sisältyvistä henkilötiedoista.

Asianosaisen edustajalla ja avustajalla on yleensä sama tiedonsaantioikeus kuin asianosaisella itsellään. Vajaavaltaisen tiedonsaantioikeus kuuluu yleensä huoltajalle, edunvalvojalle tai muulle lailliselle edustajalle.

Asianosainen saa käyttää asianosaisjulkisuuden perusteella saamiaan tietoja sen oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamista koskevassa asiassa, johon asianosaisjulkisuus kohdistuu. Muussa asiassa asianosainen ei sen sijaan saa käyttää hyväksi tällaista tietoa. Asianosainen ei myöskään saa ilmaista sivulliselle asianosaisasemansa perusteella saatuja salassa pidettäviä tietoja.

Oikeus saada itseään koskevia tietoja

Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista tietyin rajoituksin, jollei laissa toisin säädetä. Tämä oikeus on esimerkiksi julkisen palvelun asiakkaalla. Julkisia palveluja toteutettaessa laaditaan usein asiakirjoja. Asiakirjat voivat koskea esimerkiksi asiakkaan hoitoa, huoltoa tai muuta toimintaa.

Henkilöllä on myös oikeus saada häntä itseään koskevat tiedot, vaikka viranomaisessa ei olisi vireillä häntä koskevaa asiaa.

Oikeus saada itseään koskevia tietoja on henkilökohtainen. Tietojen pyytämiseen voi kuitenkin halutessaan käyttää asiamiestä. Vajaavaltaisen puolesta oikeutta saada tieto käyttää yleensä hänen edunvalvojansa, huoltajansa tai muu laillinen edustajansa.

Itseään koskevia tietoja voi pyytää myös tietosuoja-asetuksen nojalla kaupungin tietosuojasivuilta olevalla lomakkeella.

Tietopyyntö viranomaisen henkilörekisteristä

Viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä, joita ovat esimerkiksi EU:n tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki, ei kuitenkaan sovelleta luonnollisten henkilöiden henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisia henkilökohtaisia tarkoituksia ovat muun muassa kirjeenvaihto ja osoitteiston pitäminen. Jos henkilötietoja pyydetään tällaisiin tarkoituksiin kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa, tiedon pyytäjällä on yleensä myös oikeus saada pyytämänsä tiedot.

Journalistisia tai akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä sovelletaan vain rajoitetusti. Jos henkilötietoja pyydetään tällaisiin tarkoituksiin kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa, tiedon pyytäjällä on myös yleensä oikeus saada pyytämänsä tiedot.

Tiedonsaajan tulee suojata henkilötiedot asiattomalta käsittelyltä.

Tietopyynnön käsittely

Tietopyyntö on käsiteltävä viivytyksettä, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Erityistilanteissa, esimerkiksi jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia, asia on ratkaistava viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Asiakirjan tyypistä riippuen kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisesti tai paperisina. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua asiasta vastaavan toimialan, viraston tai liikelaitoksen tiloissa.

Maksut (.pdf)



24.08.2020 16:53