Sosiaali- ja terveystoimialaan liittyvät tutkimukset

Sosiaali- ja terveystoimialalla edellytetään tutkimuslupa kaikkiin tutkimuksiin, opinnäytteisiin ja selvityksiin, joissa kerätään tai käsitellään toimialan asiakkaita,  henkilökuntaa tai aineistoja koskevia tietoja, riippumatta siitä, millä menetelmällä aineisto kerätään. Lupa tarvitaan myös ostopalveluyksiköissä asioiviin, hoidettaviin tai asuviin asiakkaisiin kohdistuviin tutkimuksiin.  

Sosiaali- ja terveystoimialan henkilökuntaan kuuluvan on haettava lupaa, jos tutkimusta ei tehdä yksinomaan virka- tai työtehtävänä, vaan esimerkiksi osana henkilön opintoja. Työntekijän tulee hakea tutkimuslupa myös virka- ja työtehtävänä toteutettavaan kehittämishankkeeseen tai selvitykseen, jos sen laatimisessa hyödynnetään asiakas- tai potilasrekisteritietoja tai josta syntyy toimialan ulkopuolella julkaistava raportti. 

Tutkimuslupaa ei tarvita esimerkiksi silloin kun 

• sosiaali- ja terveystoimialalla palvelussuhteessa oleva henkilö tekee osana virka- tai työtehtäviään tavanomaiseen kehittämiseen tai johtamiseen kuuluvan tutkimuksen tai selvityksen, jota ei julkaista toimialan ulkopuolella ja jossa ei hyödynnetä asiakas- tai potilastietoja. 
• tutkimus kuuluu sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findatan tietoluvan piiriin.

• kerättävä aineisto on tai olisi julkisesti saatavissa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi sosiaali- ja terveystoimen intranet-sivuilla julkaistut tiedot. Tutkijan tai opinnäytetyöntekijän on kuitenkin aina kysyttävä vastuuesihenkilön lupa tietojen hyödyntämiseen.

  Epäselvässä tilanteessa tiedustele etukäteen tutkimusluvan tarvetta sähköpostitse tutkimusluvat.sote@hel.fi (Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)

   

Tutkimuslupahakemus voidaan hylätä esimerkiksi seuraavin perustein:

• hakemus on puutteellinen eikä täydentäviä tietoja ole saatu
• tutkimusasetelma on eettisesti ongelmallinen
• kysymyksessä on markkinatutkimus tai kaupallinen tutkimus, jonka tavoitteet eivät tue sosiaali- ja terveystoimialan toiminnan kehittämistä 
• aihetta on äskettäin tutkittu samassa kohderyhmässä 
• toimialalla ei ole tarjota tarvittavaa aineistoa tai sen hankkiminen vaatisi kohtuutonta työpanosta

Suhteuta aineistonkeruu tutkimuksesi tasoon

Tutkimuksen ja sen aineistonkeruun tulee olla toteutettavissa ilman henkilökunnan kohtuutonta työpanosta. Suunnitellessasi tutkimuksen aineistonkeruuta ja sen laajuutta, pohdi tutkimuksesi tasoa ja tutkimusosaamistasi. Lähtökohtana on, että mitä tieteellisempi tai kansallisesti/ kansainvälisesti merkittävämpi tutkimus on, sitä laajemmin se voi kohdentua sosiaali- ja terveystoimialaan (esim. väitöstutkimukset, post doc –tutkimukset sekä tiede- ja tutkimuslaitosten toteuttamat tutkimukset). Ammattikorkeakoulun perustutkintoon liittyvän opinnäytetyön aineistonkeruun tulisi olla suunnattu korkeintaan tietyn yksikön palveluun.

Sovi aineistonkeruun toteutuksesta

Ole etukäteen yhteydessä siihen yksikköön tai toimipisteeseen, jossa tutkimus on tarkoitus toteuttaa ja selvitä, onko tutkimuksesi toteutettavissa ja kuka olisi sen yhteyshenkilö sosiaali- ja terveystoimessa. Yhteyshenkilö on yleensä kohdeyksikön esihenkilö.  Yhteyshenkilön tehtävänä on osallistua aineistonkeruun suunnitteluun ja toteutukseen (esim. toimittamalla tutkittaville informointikirje ja muu tarvittava materiaali).

Tutustu henkilötietojen käsittelyä ja eettistä ennakkoarviointia koskeviin ohjeisiin 

Lähes kaikissa sosiaali- ja terveystoimeen kohdistuvissa tutkimuksissa käsitellään henkilötietoja -  myös silloin, kun tutkijan tarkoituksena ei olisi kerätä henkilötietoja. Tutustu huolellisesti tietosuojalain (1050/2018)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)tutkimukselle asettamiin vaatimuksiin ja oman organisaatiosi ohjeisiin tutkimuksen tietosuojasta. Tutkimuslupahakemuksen liitteeksi tarvitaan tietosuojaseloste aina kun käsitellään henkilötietoja, joiksi katsotaan esimerkiksi tutkittavien suostumuslomakkeiden allekirjoitukset ja haastattelutallenteet. Kyselylomakkeen avoimet vastauskentät mahdollistavat henkilötietojen antamisen. Tietosuojaselosteesta tulee ilmetä seuraavat tiedot:

• rekisterinpitäjä
• tutkimuksen nimi
• mihin henkilötietojen käsittely perustuu
• tutkimuksesta vastaava taho yhteystietoineen
• tutkimuksen tarkoitus, kesto, toteuttaminen
• mitä henkilötietoja kerätään ja miksi 
• henkilötietojen suojaaminen 
• tutkittavien oikeudet
• henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
• henkilötietojen säilyttäminen ja hävittäminen 

Tutkimuksessa tulee tehdä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, jos käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä (terveystiedot, rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettiset tai biometriset tiedot, seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot) ja poiketaan rekisteröidyn oikeuksista (oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus tietojen poistamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus). Lisätietoja: tietosuoja.fi/vaikutustenarviointi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Jos tutkimus edellyttää eettistä ennakkoarviointia, on se haettava ennen tutkimusluvan jättämistä ja liitettävä hakemukseen. Eettistä ennakkoarviointia tarvitaan tyypillisesti esimerkiksi silloin, kun tutkitaan erityisen haavoittuvassa asemassa olevia sosiaali- ja terveystoimen asiakkaita tai potilaita, tai kyse on lääketieteellisestä tutkimuksesta.

Jos tutkimuksessasi kerätään ja hyödynnetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmistä poimittavia rekisteri- ja tilastotietoja, huomioi Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)  Toissijainen käyttö tarkoittaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnassa syntyneitä rekisteritietoja käytetään muussa kuin siinä ensisijaisessa käyttötarkoituksessa, jonka vuoksi ne on alun perin tallennettu. Toisiolaki kattaa kaikki tietojenkäsittelyprosessin vaiheet.

Jos rekisteritietoja tarvitaan usealta eri rekisterinpitäjältä, kyse on Kanta-palveluihin tallennetuista tiedoista tai yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestäjän rekisteritiedoista, luvat näiden aineistojen käyttöön myöntää sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata. Voit tarkistaa Findatan hakemusapurin(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) avulla, mistä lupaa tulee hakea.

Jos tietoja tarvitaan vain Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimen rekisteriaineistosta, luvan tietojen käyttöön antaa Helsingin kaupunki. Selvitä aineiston saatavuus ja kustannukset yhteyshenkilön kanssa ja ole etukäteen yhteydessä sosiaali- ja terveystoimen tilastopalveluihin tilastotietojen tietopyyntölomakkeella:

 Tilastotietojen tietopyyntö (Te-027)

Lisätietoja tilastoista ja rekisteriaineistosta:

sote.tilastot@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)

Puh. 09 3102 0835

Aineistonkeruun toteutus käytännössä tulee ilmetä tutkimussuunnitelmasta. Aineistonkeruusta voi aiheutua tutkijalle kustannuksia, mikä tulee selvittää ennen tutkimuslupahakemuksen jättämistä.

Asiakas- ja potilastietoja voidaan luovuttaa 1.5.2022 alkaen ainoastaan laissa määriteltyyn tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Auditoidut tietoturvalliset käyttöympäristöt löytyvät Valviran ylläpitämästä Toini-rekisteristä.  Jos teet rekisteritutkimusta, sinun on osoitettava tutkimuslupaa hakiessasi, että käytettävissäsi on Toini-rekisteriin kirjattu käyttöympäristö. Lisätietoja: Toisiokäyttöympäristöjen rekisteri(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Voit hakea tutkimuslupaa oheisella lomakkeella:

Tutkimuslupahakemus (pdf)

Tutkimuslupahakemuksen liitteenä tulee olla:

1. Tutkimussuunnitelma, josta ilmenee kohderyhmä, tutkimuskysymykset, tavoitteet, menetelmät ja aineiston keruutapa ja aineiston analysointi. Suunnitelmasta tulee ilmetä, miten asiakkaat tai työntekijät käytännössä ohjautuvat tutkimukseen, tai miten ja kenen toimesta rekisteriaineisto kerätään ja missä sitä säilytetään.
2. Informointikirje tutkittaville.
3. Suostumuslomake (Haastattelututkimukset. Kyselytutkimuksen alkuun liitetään aktiivisen suostumuksen vahvistava kohta.)  
4. Aineiston keruuseen liittyvä materiaali (kyselylomake, haastattelurunko tai havainnoinnin kuvaus tai tilastotietojen tietopyyntö –lomake).
5. Tietosuojaseloste (aina kun tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja).
6. Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, jos tutkimuksessa käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä. Vaikutustenarviointi tulee toimittaa kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen tutkimuksen aloittamista.
7. Tarvittaessa eettisen toimikunnan lausunto: lääketieteellisissä tutkimuksissa (Laki lääketieteellisestä tutkimuksesta 488/1999) HUS:n eettisen toimikunnan tai valtakunnallisen lääketieteellisen tutkimuseettisen neuvottelukunnan lausunto, tai muissa kuin lääketieteellisissä tutkimuksissa muun eettisen toimikunnan lausunto.
8. Lääketutkimuksissa Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean lausunto.

Tutkimuslupahakemuksen käsittelyyn tulee varata aikaa 2 viikkoa – 1,5 kuukautta. Puutteellisesti täytetyt hakemukset viivästyttävät käsittelyä.

Toimita tutkimuslupahakemus Helsingin kaupungin kirjaamoon. Saat tutkimuslupapäätöksen postitse. Päätösote lähetetään lisäksi yhteyshenkilölle ja muille asianosaisille. Päätösotteet julkaistaan sosiaali- ja terveystoimen internet-sivuilla (viranhaltijapäätöksissä) ilman liitteitä.