Oodi palvelumuotoilun oppikirjaesimerkkinä

Kuva: Tuomas Uusheimo / Helsingin kaupunki

Keskustakirjasto Oodin kehityspolku heijastaa Helsingin palvelumuotoiluajattelun kypsymistä. Kymmenvuotisen kehitysprosessin tulokset näkyvät Oodin suosiossa, joka on parhaimmillaan koetellut toiminnan rajoja.

Runsas kaksi kuukautta keskustakirjasto Oodin avajaisten jälkeen Oodin johtaja Anna-Maria Soininvaara kertoo helmikuussa 2019, että kirjaston toimiston puolella avajaisiin liittyvä myllerrys jatkuu.

”Sisäänajo on ollut villi vaihe, ja resurssimme ovat olleet tiukoilla”, Soininvaara myöntää. ”Mutta tavoitteenamme on pian päästä jatkamaan prosessia, joka alkoi jo runsaat kymmenen vuotta sitten.”

”Me olemme kehittäjäkirjasto. Tehtävämme on tuottaa Oodissa palveluita kaikille kirjastoille. Muita isompana yksikkönä meidän on helpompi testata erilaisia asioita. Ne asiat jotka täällä toimivat, me jaamme eteenpäin.”

Soininvaara muistuttaa, että Suomen itsenäisyyden juhlavuoden projektina Oodilla on valtakunnallinen rooli kehittää Suomen kirjastolaitosta.

”Tulevaisuuden kirjasto”

Kun keskustakirjaston suunnittelu lähti käyntiin kymmenen vuotta sitten, puhuttiin tulevaisuuden kirjastosta.

”Tulevaisuus on muuttunut tässä ajassa moneen kertaan”, Soininvaara kommentoi ja antaa esimerkin: ”Tuolloin digihype oli suurimmillaan, ja yksi kirjaston sisältä syntynyt ajatus oli peittää kaikki ulkoseinät näyttötauluilla.”

”Meillä on aina katse tulevaisuuteen. Oodi ei ole valmis koskaan”, hän vakuuttaa.

”Mutta jo suunnittelun alkuvaiheessa ajassa oli käsite asiakaslähtöinen suunnittelu. Siltä pohjalta Oodin konsepti on rakentunut pala palalta.”

Soininvaara kiteyttää Helsingin kaupunginkirjaston konseptin, jota Oodi toteuttaa:
 
”Kirjasto tarkoittaa meille instituutiota, jossa yhdistyy perinteistä ja uutta: kirjaston tulee edelleen edistää lukemista ja lukutaitoa, ja samalla sen tulee edistää yhdenvertaista pääsyä tietoon, tasa-arvoa, sananvapautta ja aktiivista kansalaisuutta. Kirjaston tulee tukea kansalaisten omaa osaamista, auttaa kansalaisia ottamaan eri tietokanavat haltuunsa ja opettaa medialukutaitoa.”

Kaikille avoin kohtaamispaikka

”Kaupunkilaisten ääni on ollut keskustakirjastohankkeen tietoinen periaate”, sanoo hankkeen johtava suunnittelija Pirjo Lipasti, joka oli mukana työssä vuodesta 2008 Oodin avajaisiin saakka.

Työ lähti käyntiin laajalla selvityksellä vuonna 2008 sen jälkeen, kun kaupungin johto oli käynnistänyt hankkeen maailmanluokan tulevaisuuden kirjastosta, joka olisi kaikille avoin kohtaamispaikka.

Asiantuntijahaastattelujen, kansainvälisten vertailukohteiden tutkimuksen ja ajan trendien tarkastelun pohjalta suunnittelutoimisto Pluto Finland laati raportin Metropolin sykkivä sydän. Raportissa ehdotettiin nykyistä rakennusta 2,5 kertaa suurempaa kokonaisuutta, jonka sijoituspaikka olisi voinut olla Postitalo, Lasipalatsi tai Töölönlahti.

Sijoituspaikaksi varmistui pian nykyinen, toimistorakennukselle kaavoitettu tontti sekä uudisrakennus. Kun paikka ja alustavat kustannukset olivat selvillä, päästiin hankesuunnitteluun.

”Hankesuunnittelu alkoi kaupunginkirjaston henkilökunnan osallistumisella. Henkilökunnan edustajat jakaantuivat kipinäryhmiin, jotka keskittyivät eri teemoihin”, Lipasti kertoo.
 
Vuonna 2010 syntyi ajatus kirjaston käyttäjien ja suuren yleisön osallistumisesta Unelmien puulla.

”Unelmien puu oli uudenlainen tapa kysellä kaupunkilaisten ajatuksia ja toiveita uudelle kirjastolle: kaikkia rohkaistiin antamaan palautetta, joka koottiin tietokantaan. Puu oli pystyssä pitkään ja keräsi 2,300 unelmaa”, Lipasti jatkaa.

Unelmointi jatkui Megafonikutsulla vuonna 2012: julkisuuden henkilöt kannustivat kaupunkilaisia kaupunkinäytöillä menemään Unelmien puulle.

Kirjaston työntekijät jalkautuivat avoimiin kaupunkitiloihin kohtaamaan aktiivisesti kaupunkilaisia, joista monet eivät olleet kirjaston käyttäjiä.

”Paras tapa kohdata sekä kirjaston käyttäjiä että mahdollisia tulevia käyttäjiä on tavata heitä kasvotusten tiloissa, joissa he ovat luontaisesti läsnä”, Lipasti kommentoi.

Kaupunkilaisten spontaaneja tapaamisia järjestettiin muun muassa osana Helsingin Maailman muotoilupääkaupunkivuoden 2012 ohjelmaa (World Design Capital Helsinki 2012). Keskustakirjastohanke nivoutui luontevasti Helsingin muotoiluajatteluun, jossa muotoilu rakentaa parempaa arkea ja käyttäjän ääni ohjaa kehitystoimintaa.

Ideointia työpajoissa

Kansalaisten aktivoimisen rinnalla asiantuntijat ja yhteistyökumppanit kokoontuivat työpajoihin ja vaikuttajaverkostotapahtumiin ideoimaan omia toimintojaan keskustakirjastoon. Mukana olivat muun muassa nykyinen Kansallinen audiovisuaalinen instituutti KAVI (entinen Elokuva-arkisto), jonka elokuvateatteritoiminta on siirtynyt Oodiin, ja kaupungin varhaiskasvatus, joka pyörittää Oodissa leikkipuisto Lorua.

Yksi työpaja järjestettiin maahanmuuttajille teemalla monikulttuurinen kirjasto. Työpaja ideoi kuinka luoda kontakteja kirjaston kautta.

Työpajatoiminta vakiintui säännöllisiksi kirjaston käyttäjien ja asiantuntijoitten tapaamisiksi. Keskustakirjaston kaverit 2014–2015 käsittelivät yksityiskohtaisia Oodin suunnitteluun liittyviä kysymyksiä. Heistä muotoutui Kirjaston kaverit -kehittäjäyhteisö, joka toi kuuluville käyttäjien äänen kaikissa kaupungin kirjastoissa. Kehittäjäyhteisö on sittemmin jakaantunut eri teemojen mukaisesti Kirjastoheimoiksi, jotka kokoontuvat säännöllisesti miettimään kirjaston toiminnan kehittämistä.

Osallistuvan budjetoinnin juuret kirjastossa

Oodin suunnittelua tuki osallistuvan budjetoinnin kokeilu vuonna 2012. Kokeilu aloitti Helsingin kaupungin osallistuvan budjetoinnin, josta on sittemmin muodostunut kaupungin vakiintunut käytäntö.

Kaupunkilaisia innostettiin ehdottamaan, miten kaupunginkirjaston tulisi käyttää 100 000 euroa kirjaston budjetista.

Ehdotuksista valittiin neljä, jotka muokattiin toteutettaviksi hankkeiksi kaikille avoimissa työpajoissa: (1) Satusynttärit olivat lasten ja vanhempien iloisia kohtaamisia Rikhardinkadun kirjastossa. (2) Lasipalatsissa ja Kirjasto 10:ssä järjestettiin kaupunkiverstas. (3) Suvanto oli hiljaisuuden tila Kirjasto 10:ssä. (4) Nykykirjailijat esittelivät klassikkosuosikkeja Kallion kirjastossa.

Kaikki neljä hanketta toimivat kokeiluina ja esikuvina Oodin suunnittelussa, ja niiden ideat ovat toteutuneet tavalla tai toisella Oodissa.

Palvelumuotoiluasiantuntemus ja kansainvälinen yhteistyö apuna

”Kun siirryimme unelmista toteutukseen, suunnittelutyöhön tuli mukaan palvelumuotoilutoimistoja helpottamaan prosessia”, Lipasti kertoo.

Palvelumuotoilutoimisto Hellon rakensi Oodin palvelupolkukuvauksen kaikista kävijöiden toiminnan vaiheista.

Palmu ideoi aulakokonaisuuden toimivuutta ja oleskelualueita. Toimisto rakensi ”ylikanavaista asiakaskokemusta”, eli että asiakaskokemus on aina sama riippumatta siitä, miten tai minkä kanavan kautta asiakas käyttää Oodin palveluita.

Muotohiomo keskittyi tuottamaan lasten ja perheiden palveluista yhtenevän kokonaisuuden.

Tärkeä esikuva ja kumppani Oodille on ollut Tanskan Aarhusin Dokk1 kirjasto ja kulttuurikeskus.

”Dokk1:ssä on pohdittu samoja asioita kuin Oodissa – mikä on uusi kirjasto? – vaikka ratkaisut ovat erilaisia”, Soininvaara sanoo.

Mikä kirjaston nimeksi?

Keskustakirjaston tuli olla kaikkien kirjasto nimeä myöten. Siispä kaupunginkirjasto järjesti nimestä avoimen kilpailun. Ehdotuksia tuli 2 600, joista eri nimiä oli 1 600.

Yksimielisen raadin valitsema voittaja oli Oodi, jota oli ehdottanut Mirja Lounameri. Kirjallisuuteen viittaava nimi tarkoittaa lyyristä runoa tai ylistyslaulua.

Osallistuva suunnittelu arkkitehtuurikilpailun pohjana

Oodin arkkitehtuurikilpailun valmistelu lähti liikkeelle vuonna 2011. Kilpailu, jonka nimeksi annettiin Metropolin sykkivä sydän, oli kansainvälinen, nimetön ja avoin kaikille tietyt kriteerit täyttäville toimistoille.

Kilpailusta tuli osa Helsingin muotoilupääkaupunkivuoden 2012 ohjelmaa, ja siten se osaltaan tuki Helsingin muotoiluvahvuuksien kansainvälisen tunnettuuden vakiintumista.

Kaupunginkirjaston oma valmisteluryhmä toi käyttäjän näkemyksen kilpailulautakunnan työhön ja kilpailukriteereiden valintaan. Valmisteluryhmä teki unelmista yhteenvetoja, joissa nousi selkeästi esiin käyttäjien päätoiveet: hiljaisuus ja rauhallisuus, palvelut lapsiperheille, muilta oppiminen sekä itse tekeminen, tapahtumat ja digitaalisuus.

Kilpailu sai huimat 544 ehdotusta ympäri maailmaa. Kaikki kilpailutyöt pantiin esille yleisönäyttelyssä, jossa kävijät saivat jakaa sydämiä mielestään parhaimmalle työlle. Kilpailun toiselle kierrokselle valitut kuusi ehdotusta olivat yleisön arvioitavina ja tykättävissä kaupunkinäytöillä.

Kilpailun voittaja ja toteutettava ehdotus oli helsinkiläisen ALA-arkkitehtitoimiston kilpailutyö Käännös. Käännös oli yksi yleisön suosikeista kummassakin äänestyksessä.

”ALA-arkkitehdit on onnistunut nerokkaasti toteuttamaan yleisön unelmia ja yhdistämään kaikki päätoiveet”, Soininvaara sanoo.

Yleisön toivoma rauhallisuus toteutuu kolmannen kerroksen Kirjataivaassa, joka on perinteinen kirjastoympäristö. Lapsiperheiden palvelut löytyvät kolmannen kerroksen perhekirjastosta ja leikkipuisto Lorun tilasta ensimmäisestä kerroksesta. Ensimmäinen kerros on Oodin yleisötapahtumien ja kohtaamisten tila. Toinen kerros on tekemällä oppimisen tila, jossa sijaitsee kaupunkiverstas, studioita ja työ- sekä opiskelutiloja.

Oodin huikea suosio heijastaa osallistuvan suunnitteluprosessin onnistumista. Ensimmäisen kuukauden aikana Oodissa kävi 400 000 asiakasta, uusia kirjastokortteja tehtiin 2 000 kappaletta, ja Oodin 100 000 kirjasta meni lainaan 70 000 mukaan lukien lähes kaikki lastenkirjat. Kiireisimpinä päivinä kävijämäärä on ylittänyt 20 000, mikä on kaksi kertaa kävijäennuste.

”Yleisö on äänestänyt jaloillaan”, Lipasti iloitsee.

Katse tulevaisuuteen

”Nykyään on mahdotonta ajatella, että kehitettäisiin mitään palvelua ilman asiakasta”, Soininvaara pohtii.

”Mutta mikä on kehittämisen metodi? Me olemme Oodissa testanneet monta metodia – avoimia kyselyitä, työpajoja, kaveripiirejä ja heimoja. Uusia vuoropuhelun metodeita voisivat olla ständit tai jokin instant-työkalu”, hän visioi.

Soininvaaran visiot ulottuvat pitkälle kirjaston ulkopuolelle. Hän haluaa viedä vuoropuhelun Oodin naapuriin Eduskuntataloon. Kaikkien kirjastolla ja lainsäädännön linnalla on jo fyysinen yhteys – ne tuijottavat toisiaan ylitse Kansalaistorin.

”Tämä sijainti on meille todella tärkeä asia. Me haluamme muistuttaa kaikessa ja tuoda näkyväksi, että me olemme täällä!”

Soininvaaran johdolla Oodi haluaa tuoda palvelumuotoilun periaatteet – asiakkaan (kansalaisen) kuuleminen, vuoropuhelu ja osallistuminen – osaksi koko yhteiskuntaa.

 
Oodin aikajana:

  • 1998 Kulttuuriministeri Claes Andersson ehdottaa uutta suurkirjastoa kaupungin keskustaan.
  • 1998–2010  Useita tutkimuksia ja opiskelijaprojekteja mahdollisesta uudesta keskustakirjastosta.
  • 2007 Kaupunginjohtaja Jussi Pajunen perustaa työryhmän selvittämään maailmanluokan tulevaisuuden kirjastoa, joka on kaikille avoin kohtaamispaikka.
  • 2008  Selvityskonsultti Mikko Leisti (Pluto Finland) tuottaa jatkotyön pohjaksi laajan selvityksen Metropolin sykkivä sydän.
  • 2010 Alustava hankesuunnitelma valmistuu mukaan lukien keskustakirjaston sijainti ja kustannukset. Kaupunginkirjaston henkilökunta osallistuu hankesuunnitteluun kipinäryhmissä.
    Keskustakirjastopilotteja Kirjasto 10:ssä.
    Unelmien puu: kaikille avoin nettikysely, jossa kansalaisia rohkaistaan jakamaan toiveitaan ja ajatuksiaan uudelle keskustakirjastolle.
  • 2011  Arkkitehtuurikilpailun Metropolin sykkivä sydän valmistelu alkaa.
  • 2012 Keskustakirjaston suunnittelu ja arkkitehtuurikilpailu ovat osa Helsingin muotoilupääkaupunkivuotta (World Design Capital Helsinki 2012).
    Arkkitehtuurikilpailun toiseen vaiheeseen hyväksytään kuusi ehdotusta.
    Megafonikutsu kaupunkilaisille pohjustamaan seuraavaa suunnitteluvaihetta: kaupunkinäytöillä kutsutaan kaupunkilaisia ideoimaan.
    Kaupunginkirjaston työntekijät jalkautuvat avoimiin kaupunkitiloihin keräämään kaupunkilaisten ideoita.
  • 2013 Arkkitehtuurikilpailun voittaja julkistetaan. Voittaja on ALA-arkkitehtien ehdotus Käännös.
  • 2014–2018 Hankesuunnittelua ja yleissuunnittelua. Mukana eri palvelumuotoilutoimistoja.
  • 2015  Rakentaminen alkaa.
  • 2017  Keskustakirjaston avoin nimikilpailu.
  • 2018  Oodi avautuu yleisölle 6.12.2018.
  • 2019– Oodin yleisöpalveluiden rakentaminen jatkuu. Oodi aloittaa työnsä valtakunnallisena kehittäjäkirjastona.




JAA
22.03.2019 13:30