8 §

Ostolaskujen käsittelyjärjestelmän transformaatiopäivitysprojekti ja P2P Saas palvelutasosopimus

HEL 2021-009611 T 02 08 02 01

Päätös

Yksikön johtaja päätti tilata Basware Oyj:ltä ostolaskujen käsittelyjärjestelmän transformaatiopäivitysprojektin ja P2P Saas Two palvelutasosopimuksen tarjouksen HKL Basware P2P hinnoittelu päivitetty versio 8.7.2021 mukaisesti yhteensä enintään 246.080 euron arvonlisäverottomaan kokonaishintaan niin, että:
- palvelutasosopimuksen määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta
- tämän jälkeen sopimus uusitaan automaattisesti 12 kk:n kausiksi, ellei sitä irtisanota ennen sopimuskauden päättymistä.

Lisäksi yksikön johtaja päätti tilata lisätöitä tilaajan tarpeen mukaan yhteensä enintään 4000 eurolla (alv 0%).

Päätöksen perustelut

HKL on käyttänyt Basware Oyj:n IP-ostolaskujärjestelmää vuodesta 2002 alkaen. IP-ostolaskujärjestelmän elinkaari on lopussa ja Baswaren varsinainen kehitys- ja tukipalvelu IP-järjestelmälle on loppunut. Basware mahdollistaa IP-järjestelmän käytön jatkumisen keväälle 2022 asti, jonka jälkeen järjestelmän käyttö loppuu.

Basware on siirtynyt pilvipalveluun (SaaS). Uuden P2P-ostolaskukäsittelyjärjestelmäratkaisun käyttö tapahtuu verkkoselaimella ja mahdollistaa ostolaskujen käsittelyn kaikissa laitteissa.

P2P-ratkaisu sisältää tekoäly- ja koneoppimistoiminnot, joka mahdollistaa automaattista tietojen poimintaa, täsmäyttämistä, toistuvien laskujen automaattista tunnistamista ja ennustavan analytiikan hyödyntämistä. P2P-ratkaisun ominaisuudet mahdollistavat HKL:n ostolaskuprosessin tehostamisen.

P2P-ratkaisun päivittäminen ja kehittäminen on jatkuvaa ja ajantasaista. Päivityksien ja uusien ominaisuuksien käyttöönotto ei vaadi HKL:ltä erillistä testausta ja käyttöönottoa, vaan P2P-ratkaisun päivittäminen ja uusien ominaisuuksien käyttöönotto tapahtuu Baswaren kuukausittaisten tuotejulkaisujen kautta.

P2P-ratkaisussa HKL:n palvelutaso on SaaS Two-palvelutaso, jossa HKL:llä on käytössä tuotantojärjestelmän lisäksi testijärjestelmä ja asiakirjojen tallennusaika on seitsemän (7) vuotta.

P2P-ratkaisuun siirtymisen käyttöönottokustannus on 38.560 euroa. Lisäksi nykyisessä IP-järjestelmässä olevien ostolaskujen migraatio P2P-järjestelmään on erillinen projekti, jonka kustannusarvio on 8.000 euroa. Lisäksi mahdollisiin lisätöihin varataan 4.000 euroa. Käyttöönoton kokonaiskustannus on siten 50.560 euroa.

Baswaren P2P-ratkaisun jatkuva palvelumaksu on 3.490 euroa/kk eli 41.880 euroa/vuosi. Palvelumaksu sisältää 27.000 ostolaskua vuodessa. Lisäksi nykyisestä IP-järjestelmästä tuoduista ostolaskuista veloitetaan erillinen varastointikustannus, joka on noin 800 euroa vuodessa; kustannus tulee riippumaan siirrettävien laskujen määrästä. Lisäksi mahdollisiin erilaisiin HKL:stä johtuviin muutostöihin P2P-järjestelmän tai sen SAP-liittymän osalta, joihin tarvitaan Baswaren konsulttitukea, varaus on 7.200 euroa/vuosi.

P2P-ratkaisun kokonaiskustannus sisältäen käyttöönoton ja vuosittaiset palvelu- ja tukipalvelumaksut neljän (4 ) vuoden aikana ovat siten yhteensä enintään 250.080 euroa (alv 0%).

Kyse on erityisalojen hankintalain (1398/2016) 13 §:ssä tarkoitetusta kynnysarvon alittavasta palveluhankinnasta.

Lisätiedot

Ari Päivärinta, taloussuunnittelupäällikkö, puhelin: 310 78433

ari.paivarinta(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

.