Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

 

1 (1)

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

 

 

 

 

 

 

20.02.2019

 

 

 

 

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

 

 

 

 

13 §

Innovaatiokumppanuus: Harrastuspassin toteuttaminen

HEL 2018-007398 T 02 08 02 00

Päätös

Toimialajohtaja päätti Harrastuspassin toteuttamisen innovaatiokumppanuusmenettelyssä hyväksyä Haltu Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Haltu Oy:n kanssa perustetaan innovaatiokumppanuus.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 185 000 euroa.

Samalla toimialajohtaja päätti valtuuttaa toimialan hallintojohtajan allekirjoittamaan innovaatiokumppanuutta koskevan hankintasopimuksen.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimuksen tekemisen edellytyksenä on opetus- ja kulttuuriministeriöltä hankkeelle haetun erityisavustuksen myöntäminen.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva asia uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Päätöksen perustelut

Harrastuspassin toteuttamisen innovaatiokumppanuutta koskeva EU-hankintailmoitus on julkaistu HILMA-ilmoituskanavassa 27.5.2018. Hankintayksikköinä hankintailmoituksessa toimivat Helsingin kaupunki ja opetus- ja kulttuuriministeriö.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja päätti 9.7.2018, § 35 osallistumishakemusten perusteella valita neuvotteluvaiheeseen viisi (5) tarjoajaa: ChatbotPack / Kwork Innovaatiot Oy, Haltu Oy, Perfektio-Elpis / Perfektio Oy, Taiste Oy ja uniHob / Unicom Consulting Oy.

Neuvottelukutsu ja alustava tarjouspyyntö lähetettiin kaikille viidelle tarjoajalle 28.9.2018. Neuvotteluvaiheessa kunkin tarjoajan kanssa käytiin yksi neuvottelu. Neuvottelut päättyivät 31.10.2018. Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin neuvotteluvaiheessa mukana olleelle viidelle tarjoajalle 20.12.2018. Osatarjouksia ei hyväksytty. Hankintasopimusta ei jaettu osiin, sillä innovaatiokumppanuusmenettelyn kohde on Harrastuspassin toteuttamisen kokonaisratkaisu. Ratkaisun teknisen ja sisällöllisen toimivuuden varmistamiseksi on perusteltua, että ratkaisun toteuttaa yksi toimittaja. Määräaika tarjousten jättämiselle oli 18.1.2019 klo 16.15.

Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta: Haltu Oy, Perfektio-Elpis / Perfektio Oy, Taiste Oy ja uniHob / Unicom Consulting Oy.

ChatbotPack / Kwork Innovaatiot Oy:n tarjous saapui 18.1.2019 klo 16.16 eli tarjousten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen. ChatbotPack / Kwork Innovaatiot Oy:n tarjous suljettiin tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi myöhässä saapuneena pois tarjouskilpailusta.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa lukuun ottamatta hankintalain 80 §:n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden ja muiden selvitysten perusteella.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä kaikki määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten vertailu

Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tarjouspyynnön mukaan laadun painoarvo on 60 % ja hinnan 40 %. Vertailuperusteet on selostettu tarkemmin päätöksen liitteenä 1 olevassa lopullisessa tarjouspyynnössä.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen sekä perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä 9 olevassa vertailutaulukossa. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman, hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen on tehnyt Haltu Oy. Hankintayksikkö perustaa innovaatiokumppanuuden kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen tarjoajan kanssa. 

Hankintalain 39 §:n 4 momentin mukaisesti hankintayksikkö ei järjestä uutta tarjouskilpailua kumppanuuden kehitystyön tulosten hankinnassa, mikäli hankinta tehdään innovaatiokumppanilta ja mikäli kehitystyön tulokset sekä niitä koskeva hankinta vastaavat hankintayksikön ja kumppanin sopimaa suoritustasoa ja sovittuja enimmäiskustannuksia.

Lisätiedot

Joonas Pekkanen, ICT-kehityspäällikkö, puhelin: 310 25031

joonas.pekkanen(a)hel.fi

Suvi Ervamaa, kehittämisasiantuntija, puhelin: 310 21364

suvi.ervamaa(a)hel.fi

Anna Koskinen, lakimies, puhelin: 310 28007

anna.koskinen(a)hel.fi

Liitteet

1

Lopullinen tarjouspyyntö, Harrastuspassi

2

Tarjouspyynnön liite 1: Hakusivu, Harrastuspassi

3

Tarjouspyynnön liite 2: Sopimusluonnos, Harrastuspassi

4

Tarjouspyynnön liite 3: Sopimusluonnos Harrastuspassin pilotoinnin toteuttamisesta

5

Tarjouspyynnön liite 4: Tietoturvallisuusliite, Harrastuspassi

6

Tarjouspyynnön liite 5: Palvelutasot, Harrastuspassi

7

Tarjouspyynnön liite 6: Hintalomake, Harrastuspassi

8

Avauspöytäkirja HEL 2018-007398

9

Vertailutaulukko HEL 2018-007398

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Kwork Innovaatiot Oy

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
Liite 8

Haltu Oy, Perfektio Oy, Taiste Oy, Unicom Consulting Oy

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta
Liite 8
Liite 9

Tiedoksi

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 25401

Paavo Nurmen kuja 1 C

+358 9 310 1060

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 25

Faksi

 

Alv.nro

kulttuurijavapaa-aika@hel.fi

 

+358 9 310 87770

 

FI02012566