27 §

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimintatapa- ja toimitilahanke

HEL 2017-011143 T 00 01 04 00

Päätös

Toimialajohtaja asettaa kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimintatapojen kehittämisen ja yhteisen toimitilan hankkeen.

Hankkeen tavoitteena on kehittää kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalle yhteisiä ja innovatiivisia työ- ja toimintatapoja sekä löytää tilaratkaisu, joka parhaalla mahdollisella tavalla tukee toimialan työ- ja toimintatapoja, kasvattaa toimialan vaikuttavuutta sekä lujittaa toimialan yhteisyyttä. Lisäksi tavoitteena on toimialan tilankäytön tehostaminen ja taloudellisen säästön synnyttäminen tilakustannuksista.

ORGANISOITUMINEN

Hankkeen ohjausryhmänä toimii Kuvan johdon kuukausitapaaminen, johon osallistuvat toimialan johto ja palvelujen päälliköt. Hankkeella on kolme työryhmää: Työ- ja toimintatavat, Digitaalinen työympäristö sekä Fyysinen työympäristö. Lisäksi hankkeelle kutsutaan projektipäällikkö. Työryhmien tulee seurata toistensa työskentelyä ja käydä jatkuvaa vuoropuhelua.

Projektipäällikkö

Projektipäällikkönä toimii suunnittelija Ville Mensio. Projektipäällikön tehtävänä on laatia hankkeelle aikataulutettu projektisuunnitelma, vastata hankkeen etenemisestä, toimia ohjausryhmän sihteerinä sekä koordinoida ohjausryhmän ja alatyöryhmien toimintaa.

Ohjausryhmä

Ohjausryhmän (=johdon kuukausitapaaminen) tehtävänä on hyväksyä projektisuunnitelma, sovittaa yhteen työryhmien työtä, johtaa hankkeen etenemistä sekä huolehtia hankkeen osallisuudesta.

Työ- ja toimintatavat -ryhmä

Työ- ja toimintatavat -ryhmän tehtävänä on koko toimialan henkilöstöä osallistaen tuottaa ehdotuksia toimialalle yhteisten sekä innovatiivisten työ- ja toimintatapojen kehittämiseksi. Lisäksi ryhmän tehtävänä on selvittää ja tehdä tarkempi rajaus hankkeen kohderyhmän laajuudesta. Työryhmän tulee työnsä aikana käynnistää tehtäväsisältöönsä lukeutuva kokeilu tai kokeiluja.

Puheenjohtaja

Tuuli Salospohja (LIIKU)

Asiantuntijavalmistelija

Miki Mielonen (NUP)

Jäsenet

Hannele Isokangas (Hatu, Hepa)

Karoliina Korhonen (Hatu, Kepa)

Antti Pajala (henkilöstön edustaja)

Sarianna Visuri (Hatu, Vimpa)

Digitaalinen työympäristö

Digitaalinen työympäristö -työryhmän tehtävänä on koko toimialan henkilöstöä osallistaen laatia ehdotus digitaalisten mahdollisuuksien hyödyntämisestä toimialan työ- ja toimintatapojen kehittämisessä. Ehdotuksessa on huomioitava mahdolliset kustannukset ja säästöt. Työryhmän tulee työnsä aikana käynnistää tehtäväsisältöönsä lukeutuva kokeilu tai kokeiluja.

Puheenjohtaja

Joonas Pekkanen (Hatu, Tiepa)

Asiantuntijavalmistelija

Mari Pietarila (Hatu, Vimpa)

Jäsenet

Stefan Fröberg (LIIKU)

Riitta Kela (KULP)

Eveliina Laine (NUP)

Päivi Lassila (henkilöstön edustaja)

Fyysinen työympäristö

Fyysinen työympäristö -työryhmän tehtävänä on koko toimialan henkilöstöä osallistaen tehdä ohjausryhmälle esitys toimialan toimitilaratkaisusta. Ryhmän tehtävänä on selvittää ja tehdä tarkempi rajaus hankkeen kohderyhmän laajuudesta. Toimitilaratkaisussa on tarkasteltava luonnollista yhteyttä toimialan palveluntuotantoon ja asiakasrajapintaan. Ratkaisun pitää perustua faktatietoihin toimialan tilankäytön nykytilanteesta sekä eri ratkaisuvaihtoehtojen punnitsemiseen kustannuksineen. Lisäksi esityksen pohjana on esitettävä laskelmat tilojen käytön tehostumisesta verrattuna tilanteeseen 1.6.2017. Työryhmän tulee työnsä aikana käynnistää tehtäväsisältöönsä lukeutuva kokeilu tai kokeiluja.

Puheenjohtaja

Katri Vänttinen (KULP)

Asiantuntijavalmistelija

Pia Wallin (Hatu, Tilpa)

Jäsenet

Petteri Huurre (LIIKU)

Heli Kinnula (NUP)

Timo Lautaniemi (henkilöstön edustaja)

Antti Lilja (Hatu, Vimpa)

Harri Taponen (Hatu, Kepa)

Markus Terämaa (työsuojelu)

AIKATAULU

Hankkeen aikataulu on 15.10.2017–31.5.2018

Päätöksen perustelut

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala käynnistyi 1.6.2017. Toimialalla on johto-, asiantuntija- ja muiden toimistotehtävien sekä toimialan hallinnon henkilöstön käytössä entisten virastojen toimitiloja pääosin kuudessa toimipisteessä. Osin juuri pirstaleisen sijoittumisen johdosta asiointimatkailu työpäivien aikana sekä sähköpostin varassa kommunikointi on lisääntynyt.

Ihmisten välittömät ja spontaanit kohtaamiset ovat merkityksellisiä uusien ideoiden syntymiselle sekä yhteisten intressien tunnistamiselle. Toimialamallin hyötyjen toteutuminen edellyttää sitä, että asiantuntijatyötä tekevät ihmiset tulevat toistensa kanssa tutuiksi ja oppivat toistensa työstä.

Suuri osa toimialan henkilöstöstä työskentelee monipuolisissa palvelutuotannon ja asiakaspalvelun tehtävissä kaupungin eri osissa asiakaspinnassa, kuten kirjastoissa, nuorisotaloissa, kulttuuritaloissa ja liikuntapaikoissa. Tilaratkaisu ei koske tätä osaa toimialan henkilöstöstä.

Lisätiedot

Kirsti Laine-Hendolin, hallintojohtaja, puhelin: 310 87751

kirsti.laine(a)hel.fi

Ville Mensio, Suunnittelija, puhelin

ville.mensio(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Työryhmien jäsenet

Projektipäällikkö

Palvekokonaisuuksien johtajat

Palvelujen päälliköt