12 §

Arkistohotellipalvelun hankinta

HEL 2020-006331 T 02 08 02 00

Päätös

Hallintojohtaja päätti hyväksyä Reiswolff Finlandin edullisimman tarjouksen. Hankinnan arvonlisäveroton hinta 48 kuukauden aikana on noin 18 000 euroa. Lisäksi voidaan tilata palveluja tuntityönä. Hankintaan kuuluu asiakirjojen säilyttäminen, luetteloiminen, hävittäminen, tietopalvelu ja arkistojen siirrot. Hankinnan kustannukset kohdentuvat tilille 2900/29851 Päätöksenteon tuki.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella ja tilauksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätöksen perustelut

Hankinnan perusteet

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan muuttaessa Kisahallista kesäkuussa 2020 toimialan käytössä olevan arkistotilan määrä vähenee. Arkistohotellipalvelu hankitaan korvaamaan poistuvaa arkistotilaa.

Kilpailutus perustuu Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 8.5.2020 päivättyyn tarjouspyyntöön Dnro HEL 2020-006331. Hankinta on toteutettu kynnysarvon alittavana kevyesti toteutettuna kilpailutuksena.

Markkinakartoituksen perusteella tarjouspyyntö lähettiin kahdelle tarjoajalle 8.5.2020. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 19.5.2020 klo 12:00. Määräaikaan mennessä saapui kaksi tarjousta: Reiswolff Finland ja Valoro Oy.

Koska hankinta on kilpailutettu ja sen arvo on yli 10 000 euroa, tehdään siitä pöytäkirjapäätös vuoden 2020 talousarvion noudattamisohjeen mukaisesti. Toimialan toimintasäännön mukaisesti arkistotoimesta vastaa hallintopalvelut, ja päätöksen tekee hallintojohtaja.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön Valintakriteerit-liitetaulukossa on esitetty tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu, ja tarjoajat täyttävät edellytykset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle ja tarjottavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet on esitetty tarjouspyynnön liitetaulukossa Valintakriteerit.

Valintakriteeri oli halvin hinta.

Lisätiedot

Liisa Vuori-Mattila, hallintoasiantuntija, puhelin

liisa.vuorimattila(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala