58 §

Itseilmoittautumislaitteistojen hankinta

HEL 2022-004279 T 02 08 02 00

Päätös

A Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella itseilmoittautumislaitteistojen toimittajaksi Dustin Finland Oy:n.

B Samalla sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti oikeuttaa sosiaali-ja terveystoimialan tietohallintopäällikön
-allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavan sopimuksen
-päättämään sopimuksen irtisanomisesta ja purkamisesta.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 758 550 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on toimittanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Päätöksen perustelut

Hankinnan taustaa

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala on ottanut käyttöön vuonna 2021 Apotti-asiakas- ja potilastietojärjestelmän. Apotti-järjestelmään kuuluu osana ilmoittautumiseen ja asiakasohjaukseen tarkoitettu Welcome-kiosk-ilmoittautumissovellus.

Welcome kiosk-ilmoittautumissovelluksen käyttämiseksi tarvitaan ilmoittautumislaitteistot. Sosiaali- ja terveystoimiala teki ilmoittautumislaitteistoista markkinakartoituksen loppuvuonna 2020 ja laitteistojen määrittelytyö ja hankinnan valmistelu suoritettiin keväällä 2021. Ensimmäisen kerran kilpailutus suoritettiin alkusyksyllä 2021. Hankinta keskeytettiin sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätöksellä 26.10.2021 § 203. Tarjousvertailun aikana havaittiin tarjouspyyntöasiakirjoissa tulkinnanvaraisuuksia, joita ei voitu korjata korjaamalla tarjouspyyntöasiakirjoja, joten hankinta oli keskeytettävä.

Hankintamenettely

Itseilmoittautumislaitteistojen hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 27.1.2022 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava itseilmoittautumislaitteistoratkaisu palveluineen sekä tarjoajille ja ratkaisulle asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjousten valintaperusteena oli halvin kokonaishinta, joka muodostetiin kohderyhmien yhteenlasketulla hinnalla neljän käyttövuoden mukaisesti. Laskentamääränä käytettiin 130 laitteiston hankintaa.

Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta muodostui tarjouspyynnön kohteista (A–D):

A) käyttöönottoprojekti,

B1) yhden itseilmoittautumislaitteiston (päätelaitteiston) kuukausivuokrahinta määräaikaisen sopimuskauden ajaksi (sopimusvuodet 1–2),

B2) yhden itseilmoittautumislaitteiston (päätelaitteiston) kuukausivuokrahinta määräaikaisen sopimuskauden jälkeen (sopimusvuodet 3–4),

C) päätelaitteiston jatkuvat palvelut, yhden ilmoittautumislaitteiston (päätelaitteiston) jatkuvien palvelujen kuukausihinta,

D) erikseen tilattavan työn tuntihinta.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 10.2.2022 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin välityksellä.  Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 14 lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi Ilmoitettuun määräpäivään 17.2.2022 mennessä.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 2.3.2022 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat viisi tarjoajaa:

- Axel Health Oy
- Digitouch Group Oy (ryhmittymänä River Kiosk sp. z o.o. sp.k.)
- Dustin Finland Oy
- Elkome Oy
- Finn-ID Oy

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Sosiaali- ja terveystoimialan hankintapalvelut on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Finn-ID Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnön palvelukuvauksen (Apotti Welcome kiosk -järjestelmän päätelaitteistojen, jatkuvat palvelut) kohdissa 2 ja 3.3 ilmoitettuja laitteistojen huoltotoimille asetettuja vaatimuksia. Hankintayksikkö totesi, että Finn-ID Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen ja hylkäsi tarjouksen.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö lähetti kolmelle tarjoajalle tarjousta koskevan täsmennyspyynnön. Täsmennyspyynnöillä hankintayksikkö pyysi tarjoajia täsmentämään tarjouksessa ilmoitettuja teknisiä vaatimuksia, alihankkijoita ja liikevaihtoa.

Dustin Finland Oy täsmensi tarjoustaan asetettuun määräaikaan mennessä ilmoitetun alihankkijan tietojen ja laitteiston näytön kokoa koskevan vaatimuksen osalta. Täsmentäminen ei johtanut tarjouksen kiellettyyn muuttamiseen tai parantamiseen ja hankintayksikkö totesi tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi. 

Digitouch Group Oy ja Elkome Oy toimittivat liikevaihtovaatimusta koskevan täsmennyksen määräaikaan mennessä. Täsmentäminen ei johtanut tarjouksen kiellettyyn muuttamiseen tai parantamiseen ja hankintayksikkö totesi tarjoukset tarjouspyynnön mukaiseksi. 

Tarjousvertailuun mukaan otettiin Axel Health Oy, Digitouch Group Oy (ryhmittymänä River Kiosk sp. z o.o. sp.k. kanssa), Dustin Finland Oy ja Elkome Oy.

Tarjousvertailu ja toimittajan valinta

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 93 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli halvin hinta.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouspyynnössä pyydetyn itseilmoittautumislaitteistoratkaisun tarjosi Dustin Finland Oy vertailuhinnalla 758 550 euroa (alv 0 %). Vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä (liite 1).

Sopimus ja sopimuskausi

Dustin Finland Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus.

Itseilmoittautumislaitteistojen määräaikainen sopimuskausi on kaksi vuotta.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään tilaajan puolelta kuuden kuukauden ja toimittajan puolelta yhdeksän kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Toimivaltaperuste

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 18.1.2022 § 7.

Lisätiedot

Jukka-Pekka Lehtomaa, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 24074

jukka-pekka.lehtomaa(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.