42 §

Polkupyörien, tarvikkeiden ja huoltopalveluiden hankinta

HEL 2021-014455 T 02 08 01 00

Päätös

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella polkupyörien, tarvikkeiden ja huoltopalveluiden toimittajaksi osa-alueelle 1: polkupyörien huoltopalvelut Haagan Pyörähuolto Oy:n. Osa-alueelle 2: polkupyörät ja tarvikkeet ei valita toimittajaa.

Sopimus on määräaikainen ja suunniteltu sopimuskausi on 15.3.2022–14.3.2024.

Polkupyörien huoltopalveluiden hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskauden ajalta on 245 000 euroa.

Helsingin kaupungin Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan huoltopalvelua ja niihin liittyviä tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen toimittajan osalta sillä ehdolla, että se toimittaa rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Päätöksen perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan käyttöön hankittavat polkupyörät, tarvikkeet ja huoltopalvelut.  Sosiaali- ja terveystoimialan kotihoidon, kuntouttavan arviointiyksikön, gerontologisen sosiaalityön, Helppiseniori SAS-palvelun sekä neuvola- ja perhetyön työntekijät käyttävät työssään polkupyöriä liikkumiseen asiakkaiden kotien ja työntekijöiden toimipaikkojen välillä. Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialalla on polkupyöriä tällä hetkellä noin 500 kpl ja lisäksi uusia polkupyöriä hankitaan noin 30 kpl vuosittain. Henkilöstön käytössä on myös sähköpyöriä noin 100 kpl. Polkupyörät ja sähköpyörät huolletaan 1-2 kertaa vuodessa.

Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen:

- Osa-alue 1: Polkupyörien huoltopalvelut

- Osa-alue 2: Polkupyörät ja tarvikkeet

Tarjouskilpailussa tavoitteena oli valita osa-alueelle 1 kolme (3) sopimustoimittajaa ja osa-alueella 2 kaksi (2) sopimustoimittajaa.

Hankintamenettely

Polkupyörien, tarvikkeiden ja huoltopalveluiden hankinnan arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankintaa varten järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 26.1.2022 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 10.2.2021 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta. Kysymyksiä ei esitetty määräaikaan mennessä.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai molempiin tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty.

Tarjoukset tuli jättää 28.2.2022 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti yksi tarjoaja. Haagan Pyörähuolto Oy jätti tarjouksen hankinnan molempiin osa-alueisiin.

Tarjoajan soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjoukset avattiin 28.2.2022 sähköisestä järjestelmästä. Hankintayksikkö totesi, että tarjoaja täytti tarjouspyynnössä esitetyt soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Haagan Pyörähuolto Oy:n osa-aluetta 1 koskeva tarjous täytti tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli osa-alueen 2 osalta asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tarjoajan tuli ilmoittaa tarjouksessaan sekä naisten että miesten polkupyörän toimitusaika päivinä tai viikkoina. Tarjoaja ei ilmoittanut tarjouksessaan toimitusaikaa polkupyörille eikä täytä tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta. Hankintalain 74 §:n mukaan tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Näin ollen Haagan Pyörähuolto Oy:n osa-aluetta 2 koskeva tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta osa-alueen 2 osalta.

Tarjousvertailu ja toimittajien valinta

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 93 § mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli halvin hinta. Hinnan painoarvo on 100 %. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään ainoastaan halvinta hintaa, koska ehdottomien vähimmäisvaatimusten sekä tarjoajan teknisen suorituskyvyn ja ammatillisten pätevyysvaatimusten katsotaan takaavan palveluiden ja sopimustuotteiden riittävä laatutaso.

Tarjousten vertailua ei suoritettu, sillä tarjouksia tuli vain yksi osa-alueelle 1. Sopimustoimittajaksi osa-alueelle 1 valittiin Haagan Pyörähuolto Oy. Osa-alueella 2 ei valittu toimittajaa.

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialaa ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätös ja valitusosoitus tiedoksi.

Hankinnan suunniteltu sopimuskausi on 15.3.2022–14.3.2024

Hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden pituista optiota. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta viimeistään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Hankintavaltuudet

Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 18.1.2022 § 7.

Lisätiedot

Sanna Kanervo, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 20252

sanna.kanervo(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

.