25 §

Tietosuojapalvelut, konsultointipalvelujen tilaaminen

HEL 2018-003519 T 02 08 02 01

Päätös

Tietohallintopäällikkö päätti hankkia ja tilata enintään 20 henkilötyöpäivää lisää tietosuojakonsultointipalveluja asianajotoimisto Reims & Co Oy:ltä tarjouksen 5.1.2018 mukaisesti. Lisäksi tietohallintopäällikkö päätti, että palvelua hankitaan tarvittava määrä 31.5.2018 asti, minkä jälkeen tietosuojalakimiehen vakanssi siirtyy hallintopalvelun päätöksenteontuen juridiseen tukeen.

Nyt hankittavan palvelun kertakustannus on enintään 27 000 euroa ilman arvonlisäveroa. 19.1.2018 hankitun palvelun (tilausnumero K839004724) ja 18.4.2018 hankitun palvelun (tilausnumero K839026476) kustannukset ilman arvonlisäveroa olivat 52 200 euroa. Hankinnan kokonaiskustannus nyt hankittavan ja aiemmin hankittujen palvelujen kanssa on yhteensä enintään
79 200 euroa ilman arvonlisäveroa. Tietohallintopäällikkö päätti lisäksi, että kustannukset maksetaan kustannuspaikalta 3902636090.

Tietohallintopäällikkö päätti edelleen, että hankinta tehdään suorahankintana hankintalain 1397/2016 40 § 2 momentin kohdan 4 ja 9 § 1 momentin 8. kohdan perusteella.

Päätöksen perustelut

Tietosuojakonsultin palvelut tarvitaan tietohallinnon resurssivajauksen täydentämiseksi 31.5.2018 asti. Tietosuojalakimiehen vakanssi siirtyi tietohallinnosta hallintopalvelujen lakiyksikköön 1.6.2018 alkaen. Tietosuojalakimiehen rekrytointi on käynnistetty, mutta se on edelleen kesken. Palvelua tuotetaan keskimäärin kahtena päivänä viikossa, mutta EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulon lähestyessä ja Apotti-hankkeen kiireellisten tehtävien vuoksi asetuksen toimeenpanoon liittyvät tietosuojalakimiehen tehtävät lisääntyivät merkittävästi.

Hankittavat palvelut sisältävät tietohallinnon konsultointia tietosuoja-lakimiehen tehtäviin kuuluvissa asioissa, lokitietopyyntöjen hoitamista, valmistelua hoitavien viranhaltijoiden konsultointia sekä konsultointia sosiaali- ja terveystoimialan omaan toimintaan liittyvissä oikeudellisissa kysymyksissä.

Huhti- ja toukokuun aikana ilmeni äkillinen tarve auttaa tietohallintopäällikköä Apotti-hankkeessa valmisteilla olleiden Apotti-omistajayhteisön ja Oy Apotti Ab:n välille tehtävän EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämän tietoturvallisuussopimuksen valmistelussa sekä Apotti-järjestelmässä noudatettavien tietosuojaperiaatteiden ja rekisterien sisältämien henkilötietojen käyttöön, näkyvyyteen ja käyttöoikeuksiin liittyvien oikeudellisten kysymysten ratkaisemisessa. Molemmat tehtävät olivat välttämättömiä ja kiireellisiä eikä tarpeeseen ollut voitu etukäteen varautua.

Lisäksi palveluun kuuluu kaupungin tietosuoja-ryhmän kokouksiin osallistuminen ja yhteistyö EU –tietosuoja-asetuksen toimeenpanoprojektin vetäjän kanssa sekä muut mahdolliset tietosuojaan liittyvät tehtävät ja raportointi tilaajalle sovitusti. Toimeksiannon laajuuteen sisällytetään myös tilaajan henkilöstölle suunnatun tietosuojakoulutuksen valmistelu ja toteuttaminen. Tietosuojakonsultti toteutti toimialan GDPR-toimeenpanoprojektiin liittyen kolme laajaa koulutusta, jotka myös videoitiin ja tallennettiin toimialan intranetiin, jotta henkilöstö voi katoa koulutusmateriaaleja koulutustilaisuuksien jälkeenkin. EU:n tietosuoja-asetuksen toimeenpanoon liittyen tarvetta on myös tietosuojalakimiehen kannanotoille.

Lisätiedot

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Tietohallintopalvelut