3 §

Itte-järjestelmän ja Lifecare-sovelluksen integraatio sekä lisätoiminnot, hankinta

HEL 2018-000352 T 02 08 01 01

Päätös

Tietohallintopäällikkö päätti hankkia tarjousten T300050 ja T306673 mukaisesti CGI Suomi Oy:ltä ITTE- itseilmoittautumisjärjestelmän ja suun terveydenhuollon Lifecare- järjestelmän välisen integraation toteutuksen, sekä ITTE-järjestelmän lisäominaisuuksista ajastetut jonot, sihteerin näkymä, jonotusajan laskennan nollaus joka yö, edellisen kutsun pakollinen päättäminen ennen uutta kutsua ja vastaanotto-huoneen numeron tulostus asiakkaan kuitille kolmelle vuodelle laskettuna kokonaishintaan 141 843 (alv 0 %). Hankinnan arvolisäverollinen kokonaishinta on 175 947,32 euroa (alv 24 %).

Lisäksi tietohallintopäällikkö päätti, että toiminnan kanssa toteutettavan tarvearvioinnin perusteella voidaan erikseen erillisellä tilauksella hankkia jonoa käsittelevien ammattilaisten määrän laskeminen–ominaisuus, sekä raportit hoidetut asiakkaat per Itte-vastaanotto ja rekisteröityneet asiakkaat per jono –raportti kokonaishintaan 9 315 euroa (alv 0 %). Tämän hankinnan arvonlisäverollinen kokonaishinta on 11 550,60 euroa (alv 24 %).

Edelleen tietohallintopäällikkö päätti oikeuttaa tietojärjestelmäpäällikön tekemään päätöksen mukaiset tilaukset.

Hankinnan kertakustannukset 18 773 euroa ja mahdollinen 9 315 euroa maksetaan sosiaali- ja terveystoimialan atk-investointimäärärahasta hankkeelta Sote0063 ”Soten sähköisen asioinnin kehittäminen”. Hankinnan kokonaisarvo on enintään 151 208,00 euroa (alv 0 %). Hankinnan jatkuvien palvelujen kustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimialan atk-käyttötalouden määrärahasta.

Päätöksen perustelut

Suun terveydenhuollolle tulee Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskukseen vastaanottotilat keskuksen toiseen kerrokseen. Suun terveydenhuollon osalta Kalasatamassa oli tarkoitus käyttää nykyisin käytössä olevaa omaa ilmoittautumisjärjestelmää. Kalasatamassa päätettiin kuitenkin kaikkien toimintojen osalta siirtyä kannettavien työasemien käyttöön. Suun terveydenhuollon nykyinen ilmoittautumisjärjestelmä perustuu kiinteisiin työasemiin, josta syystä se ei toimi Kalasatamassa. Muut toiminnot Kalasatamassa tulevat käyttämään CGI:n ITTE itseilmoittautumisjärjestelmää.

Tieto ja CGI ovat toteuttaneet suun terveydenhuollon Lifecare järjestelmän ja ITTE itseilmoittautumisjärjestelmän integraation Tampereelle ja Järvenpäähän. Toteutus on siis jo määritelty ja sen käyttöönotto on mahdollista kohtuullisen pienellä työpanoksella. Ratkaisun myötä Kalasataman ilmoittautumisjärjestelmä saadaan yhtenäiseksi kaikkien toimintojen osalta.

CGI on tarjouksessaan T300050 (päivitetty 9.1.2018) antanut hinnan integraation toteutuksesta. Tarjouksen mukaisesti ITTE-järjestelmän ja suun terveydenhuollon Lifecare järjestelmän välisen integraation toteutuksen hinta on 8 703 euroa (alv 0 %). Hankinta ei aiheuta muutoksia jatkuvan palvelun kustannuksiin. 

ITTE järjestelmän käyttöönoton yhteydessä Itäkadun perhekeskuksessa ja Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksen käyttöönoton suunnittelussa loppuvuoden 2017 aikana on tunnistettu tarpeita hyödyntää ITTE järjestelmään Malmin sairaalan tarvemäärittelyn ja kilpailutuksen jälkeen tulleita uusia lisäominaisuuksia, joita ei alkuperäisessä tilauksessa ole ollut mahdollista ottaa käyttöön. CGI Suomi on antanut lisäominaisuuksista tarjouksen T306673 (9.1.2018).

Tarjous pitää sisällään viisi toimintoa, jotka ovat ITTE-4076 ajastetut jonot, sihteerin näkymä, ITTE-4613 jonoa käsittelevien ammattilaisen määrän laskeminen, ITTE-4612 jonotusajan laskennan nollaus joka yö ja ITTE-4549 edellisen kutsun pakollinen päättäminen ennen uutta kutsua. Lisäksi tarjous sisältää kaksi uutta raporttia, jotka ovat ITTE-4890 Hoidetut asiakkaat per Itte-vastaanotto –raportti ja ITTE-4891 Rekisteröityneet asiakkaat per jono –raportti. Lisäksi Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksen edustajien vaatimuksesta ITTE –järjestelmän tulisi tulostaa vastaanottohuoneen numero asiakkaan saamalle ilmoittautumiskuitille. CGI esittää tarjouksessaan tähän toteutuksen WELDEV-12140 huonetiedon näyttäminen asiakkaille kioskilla. Tieto tulostuu myös kuitille.

Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksen ja Itäkadun perhekeskuksen toiminnan kannalta välttämättömiä lisäominaisuuksia ovat ajastetut jonot, sihteerin näkymä, jonotusajan laskennan nollaus joka yö, edellisen kutsun pakollinen päättäminen ennen uutta kutsua ja vastaanottohuoneen numeron tulostus asiakkaan kuitille.

Ajastetuilla jonoilla voidaan keskuksien ilman ajanvarausta tuotettavien palvelujen jonot määrittää olevaksi käytettävissä määriteltynä aikana päivästä. Sihteerin näkymän avulla vahtimestarit ja muut asiakasohjauksen henkilöt voivat tarkistaa asiakkaan vastaanoton tiedot (vastaanottava henkilö ja huone) ja tarvittaessa tehdä asiakkaan ilmoittautumisen hänen puolestaan. Jonotusajan laskennan nollauksella poistetaan historiatietojen vääristymän vaikutus jonotusaikoihin. Edellisen kutsun pakollisella päättämisellä ennen uutta kutsua estetään yleinen käyttövirhe, joka aiheuttaa vääristymiä vastaanottojen keston raportoinnissa ja lisäksi päättämättömät kutsut aiheuttavat suurempina määrinä haittaa järjestelmän suorituskyvylle. Vastaanottohuoneen numeron tulostus kuitille tarjoaa asiakkaalle odotusaulaa tarkemman informaation siitä, missä hänen vastaanottonsa tapahtuu. Lisäksi tämä mahdollistaa asiakkaiden informoinnin, jos tietyn ammattilaisen/huoneen vastaanotot ovat myöhässä.

Muut tarjouksessa olevat ominaisuudet ja raportit on kehitetty ITTE järjestelmään asiakkaiden antaman palautteen perusteella. Niiden hankinta kannattaa toteuttaa vain, jos niihin nähdään käytön perusteella tarvetta. Arviointi toteutetaan yhteistyössä toiminnan edustajien kanssa vuoden 2018 käytön aikana.

Hankinnan kustannukset muodostuvat tarjouksen perusteella seuraavasti.

Ajastettujen jonojen veloitus on koko järjestelmän osalta 420 euroa/kk.

Sihteerin näkymä veloitetaan porrastetusti käytössä olevien työasemien määrän mukaan. Kalasataman ja Itäkadun käyttöön tulee vähimmillään 11 sihteerinäkymän työasemaa, joten hinnoittelu on 150 euroa/kk/työasema. Hankinnan kokonaiskustannuksissa sihteerin näkymän käyttö lasketaan 20 työaseman mukaisena, koska Vuosaaren terveys- ja hyvinvointikeskus ja perhekeskus aloittaa käytön kesäkuussa 2018. Toimittaja veloittaa sihteerin näkymän käytössä olevien työasemien mukaisesti.

Jonotusajan laskennan nollaus joka yö toteutetaan kertakorvauksella, joka on 2010 euroa. 

Edellisen kutsun pakollinen päättäminen ennen uutta kutsua toteutetaan kertakorvauksella, joka on 4 170 euroa.

Vastaanottohuoneen numeron näyttäminen automaatilla ja tulostus asiakkaan kuitille toteutetaan kertakorvauksella, joka on 3 890 euroa.

Tarvearvioinnin perusteella hankittavien ominaisuuksien ja raporttien hinnoittelu muodostuu seuraavasti.

Jonoa käsittelevien ammattilaisten määrän laskeminen toteutetaan kertakorvauksella, joka on 2 820 euroa.

Hoidetut asiakkaat per Itte-vastaanotto –raportti toteutetaan kertakorvauksella, joka on  4 290 euroa.

Rekisteröityneet asiakkaat per jono –raportti toteutetaan kertakorvauksella, joka on 2 205 euroa.

Hankinnan kokonaiskustannukset ovat välttämättömien ominaisuuksien osalta 141 843 euroa (alv 0 %) kolmelle vuodelle laskettuna. Laskenta kolmelle vuodelle perustuu ITTE-järjestelmän kolmen vuoden pituiseen käyttösopimukseen. Lisäksi tarvearviointiin perustuvien kahden raportin ja jonoa käsittelevien ammattilaisten määrän laskeminen- ominaisuuden kustannukset ovat yhteensä 9 315 euroa. Hankinnan kokonaisarvo on maksimissaan 151 208,00 euroa (alv 0 %).

Hankinta on ITTE sopimukseen perustuva suorahankintana toteutettava lisähankinta (Hankintalaki 41 § 1 momentti).

Lisätiedot

Lassi Laine, atk-asiantuntija, puhelin: 310 43104

lassi.laine(a)hel.fi

Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505

arja.rantanen(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

.