105 §

Hautauspalvelujen hankinta

HEL 2020-007659 T 02 08 02 00

Päätös

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti hyväksyä hautauspalvelujen hankinnassa Hautauspalvelu Pietétin tarjouksen.

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo mahdolliset optiokaudet huomioiden on noin 340 000 euroa (alv 0%). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua hankitaan tilaajan tarpeen mukaan.

Päätöksen perustelut

Taustaa

Hautauspalveluja hankintaan helsinkiläisille vainajille.

Hautaustoimilain 23 §:n mukaan kunta huolehtii hautauksesta, mikäli vainajalla ei ole omaisia tai he eivät pysty järjestämään hautausta. Varattoman vainajan omaisella on oikeus hakea toimeentulotukea. KELA:n myöntämä perustoimeentulotuki ei kata vainajan hautausta. Kunta myöntää varattoman vainajan hautauspalveluun maksusitoumuksen täydentävänä toimeentulotukena.

Hautauspalvelujen nykyinen sopimuskausi päättyy 31.3.2021.

Hankintamenettely ja tarjouspyyntö

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntö julkaistiin julkisten hankintojen ilmoitusportaalissa Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 26.9.2020.

Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 21.10.2020 klo 12:00 mennessä. Hankintaan ei esitetty kysymyksiä. Määräaikaan 10.11.2020 klo 12 mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kolme tarjoajaa:

- Hautauspalvelu Pietét (Y-tunnus 1010277-2)

- Helsingin Hautauspalvelu HHP OY (Y-tunnus 0738653-2)

- Torowit Oy (Y-tunnus 27404785)

Valintaperusteet

Hankinnassa valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli halvin hinta.

Kokonaisvertailuhinta muodostui seuraavasti: hautauspalvelutapahtuma 85 %, kantaja 10 % ja apuhenkilö 5 % vertailuhinnasta.

Valittujen tarjoajien määrään vaikutti tarjoajan tarjoukseensa ilmoittama, kuukausitasolla tarjottavien hautauspalvelutapahtumien määrä. Tarjoajia valittiin tarjottujen hautauspalvelutapahtumien perusteella niin monta, että arvioitu tarve, 50 hautauspalvelutapahtumaa / kuukausi täyttyi.

Palvelun laadulliset vaatimukset olivat tarjouspyynnössä ehdottomina vaatimuksina.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastettiin tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain siltä tarjoajalta, joka näytti kokonaisvertailuhinnan perusteella tulevan valituksi palveluntuottajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintapalvelut ja hankinnan valmistelu- / valintatyöryhmä ovat tarkistaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Kaikki tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia.

Helsingin Hautauspalvelu HHP Oy:n tarjous katsottiin puutteelliseksi useiden vaadittujen selvitysten sisältöjen osalta. Puutteita oli mm. laadunhallintajärjestelmän kuvauksessa, kantajan tilaamiseen liittyvässä selvityksessä, käytettävistä ruumisautoista vaadituissa, erilaisissa selvityksissä. Helsingin Hautauspalvelujen HHP Oy:n tarjous oli kokonaisuudessaan niin puutteellinen, että se hylättiin.

Hautauspalvelu Pietétiltä pyydettiin täsmennystä ruumisautojen euro-luokista. Em. luokat kävivät kyllä ilmi tarjoajan tarjoukseensa lataamasta selvityksestä, mutta Traficomin ajoneuvokohtaisista tietoihin euro-luokkaa ei ole merkitty, joten em. tiedon osalta pyydettiin täsmennytä. Pyydetty täsmennys (rekisteriotteet) saatiin kirjallisesti 18.11.2020 ja se hyväksyttiin.

Auditointi

Hankintaan liittyi valituksi tuleen palveluntuottajan tilojen ja yhden ruumisauton auditointi. Auditointilomake oli tarjouspyynnön liitteenä.

Valintatyöryhmä on käynyt 15.12.2020 käynyt auditoimassa Hautauspalvelu Pietét molemmat Helsingissä sijaitsevat toimipisteet ja yhden ruumisauton.

Molemmat tilat hyväksyttiin auditoinnissa ilman huomautuksia, samoin  ruumisauto.

Valinta

Valintatyöryhmä ja hankintapalvelut ovat kokouksessaan 12.11.2020 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia ja tarjouksista tehtyä vertailua.

Vertailuhinnat ja tarjotut hautauspalvelutapahtumien määrät käyvät hyväksyttyjen tarjousten osalta ilmi tämän päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liite 1).

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi

Sopimuskausi on pituudeltaan kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään kahteen, yhden vuoden mittaiseen optiokauteen (1+1), jonka käyttöönotosta päätetään viimeistään yhdeksän (9) kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.

Sosiaali- ja terveystoimialalla tai sillä organisaatiolla, jolle Tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain, on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.

Hankintavaltuudet

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 4.2.2020 § 19.

Lisätiedot

Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 42539

eeva.rantala(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.