31 §

Tapahtumatuotannon palvelut

HEL 2022-000108 T 02 08 02 00

H001-22

Päätös

Hankintajohtaja päätti hyväksyä tapahtumatuotannon palveluiden hankinnassa seuraavat tarjoukset kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Osa-alue 1 Hybriditapahtumien tuotantopalvelut
1.      TAPAUS (2068393-7)
2.      Lataamo Group Oy (1652310-5)
4.      Tapahtumatuotanto Voltti Oy (2224972-0)
3.      Factor Nova Oy (1912004-5)

Osa-alue 2 Fyysiset tapahtumatilat
1.      TAPAUS (2068393-7)
2.      Factor Nova Oy (1912004-5)
3.      Idea ja Tuotanto Wolt Oy (0713678-7)
4.      Lataamo Group Oy (1652310-5)

Osa-alue 3 Osallistava tapahtumasisältö
1.      GhostCompany Oy (2779630-1)
2.      Lataamo Group Oy (1652310-5)

Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi vuotta. Lisäksi hankintaan kuuluu kahden (2) vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.

Hankintajohtaja päätti sulkea Cuutio Software Oy:n (2397231-2) tarjouskilpailusta, koska Cuutio Software Oy ei täyttänyt tarjouskilpailussa tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.

Hankintajohtaja päätti hylätä tarjouskilpailusta osa-alue 3 osalta Factor Nova Oy:n (1912004-5) ja Idea ja Tuotanto Wolt Oy:n (0713678-7) tarjoukset, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja osa-aluekohtaisia vaatimuksia.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo 1 500 000 euroa (alv 0 %) sopimuskauden aikana sisältäen optiovuodet.

Päätöksen perustelut

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 16.2.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön H001-22, Dnro HEL 2022-000108. Tapahtumatuotannon palveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 18.2.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 14.03.2022. Määräaikaan mennessä saapui 11 tarjousta: Castrén Engine Osakeyhtiö, Cuutio Software Oy, Factor Nova Oy, GhostCompany Oy, Idea ja Tuotanto Wolt Oy, Lataamo Group Oy, Stremia Oy, Tapahtumatuotanto Voltti Oy, TAPAUS, Valve Branding Oy ja Wayment Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset sekä liitteessä 4 Referenssilomake on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajille oli asetettu referenssivaatimuksia, jotka tarjoajan tuli täyttää.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että Projektinjohtajalla tulee olla vähintään 5 vuoden työkokemus vastaavista palvelutuotannoista (tapahtumatuotannon projektinjohtamisesta). Kokemuksen tulee sisältää julkishallinnon tapahtumatuotantoja.

Cuutio Software Oy:n tarjous ei täyttänyt projektinjohtajalle asetettuja vaatimuksia. Näin ollen Cuutio Software Oy ei täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoaja tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.

Tarjouspyynnössä referenssilomakkeella tuli kuvata referenssin toteutus osa-alueen näkökulmasta. Osa-aluekohtaiset näkökulmat on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 Palvelukuvaus.

Factor Nova Oy:n (1912004-5) tarjous ja Idea ja Tuotanto Wolt Oy:n (0713678-7) tarjous osa-alueelle 3 ei täyttänyt osa-alueen 3 soveltuvuudelle asetettuja kriteereitä, koska referenssien kuvailu liitteessä 4 ei vastannut osa-alueen 3:n vaatimuksia. Näin ollen Factor Nova Oy eikä Idea ja Tuotanto Wolt Oy täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta osa-alueen 3 osalta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.

Kaikki muut tarjoajat täyttävät tarjousten perusteella soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Kaikki saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parhaita tarjouksia.

Hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Laadun osalta arvioidaan osa-aluekohtaisesti tarjoajan tuotantoehdotus ja lisäksi osa-alueella 2 tarjoajan ympäristösertifikaatti.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Tuotantoehdotusten vertailu on esitetty osa-aluekohtaisissa erillisissä liitteissä. Factor Nova Oy ja Tapahtumatuotanto Voltti Oy sijoittuivat samalle pistemäärälle osa-alueessa 1, jonka vuoksi näiden tarjoajien välinen järjestys arvottiin.

Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että jokaiseen osa-alueeseen valitaan neljä toimittajaa. Osa-alueelle 3 tuli vain kaksi tarjouspyynnön ehdot täyttävää tarjousta.

Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat:

Osa-alue 1 Hybriditapahtumien tuotantopalvelut
1.      TAPAUS (2068393-7)
2.      Lataamo Group Oy (1652310-5)
3.      Tapahtumatuotanto Voltti Oy (2224972-0)
4.      Factor Nova Oy (1912004-5)

Osa-alue 2 Fyysiset tapahtumatilat
1.      TAPAUS (2068393-7)
2.      Factor Nova Oy (1912004-5)
3.      Idea ja Tuotanto Wolt Oy (0713678-7)
4.      Lataamo Group Oy (1652310-5)

Osa-alue 3 Osallistava tapahtumasisältö
1.      GhostCompany Oy (2779630-1)
2.      Lataamo Group Oy (1652310-5)

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.

Lisätiedot

Jaana Kalliomaa, Hankinta-asiantuntija, puhelin

jaana.kalliomaa(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Asianosaiset