56 §

Kirja-aineisto ja kirja-aineistoon liittyvät palvelut

HEL 2021-005790 T 02 08 01 00

H013-21

Päätös

Vs. Hankintajohtaja päätti hyväksyä Kirjavälitys Oy:n (0110031-0) tarjouksen kahdeksi (2) vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana seuraaviin osa-alueisiin:

Osa-alue 1: Kirja-aineisto ja kirja-aineistoon liittyvät palvelut

Osa-alue 2: Kansikuvapankki

Lisäksi osa-alue 1 hankintaan kuuluu kaksi (2) yhden (1) vuoden pituista optiokautta, joiden käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä. Tässä sopimuksessa ovat osapuolina Helsingin kaupunki ja Helsingin Konsernihankinta Oy.

Osa-alue 2:n sopimus on voimassa määräajan kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, ellei sopimusta irtisanota. Tässä sopimuksessa ovat osapuolina pääkaupunkiseudun kunnat: Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen. Hankintapäätökset tehdään erikseen.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on noin 10 000 000 euroa.

Päätöksen perustelut

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 3.6.2021 päivättyyn tarjouspyyntöön H013-21 / HEL 2021-005790. Kirja-aineisto ja kirja-aineistoon liittyvät palvelut hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 7.6.2021 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 9.8.2021. Määräaikaan mennessä saapui kaksi tarjousta: Kirjavälitys Oy, Suomen Kirjastopalvelu Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot sekä liitteessä ESPD on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Hankintayksikkö on 16.8.2021 pyytänyt Kirjavälitys Oy:ltä hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen osa-aluetta 1 Kirja-aineisto ja kirja-aineistoon liittyvät palvelut annetun tarjouksen hinnoista ja kustannuksista. Hankintayksikkö on vastaanottanut selvityksen 19.8.2021 ja todennut, vastaus selvittää riittävästi tarjouksen hintarakennetta eikä yhtiö ole vastauksen perusteella myöskään rikkonut ympäristö-, sosiaali- tai työlainsäädännön velvoitteita.

Tarjousten vertailu

Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin osa-alueella 1 hinnaltaan halvinta tarjousta ja osa-alueella 2 hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tämä hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen.

Osa-alue 1: Tarjouspyynnön kohdan ”Päätöksenteon perusteet” mukaisesti hinnan painoarvo oli 100 %. Vertailu muodostuu seuraavista osatekijöistä:

- kirja-aineiston vertailuhinta, max 70 pistettä

- muovituksen hinta, max 10 pistettä

- RFID-tunnisteiden kiinnityksen ja tallennuspalvelun hinta,

max 10 pistettä

- Genre- ja selkäsignum-tarrojen kiinnityksen hinta, max 10 pistettä.

Osatekijälle halvimman hinnan tarjonnut tarjous saa osakohtaiset maksimipisteet ja muut tarjoajat saavat pisteet suhteutettuna halvimpaan hintaan. Hankittaville tuotteille on asetettu vähimmäisvaatimuksina laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien tuotteiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena. Osa-alueelle 1 valitaan enintään yksi toimittaja.

Osa-alue 2: Tarjouspyynnön kohdan ”Päätöksenteon perusteet” mukaisesti hinnan painoarvo oli 60 % ja laadun 40 %. Laadun osalta arvioidaan kansikuvien määrää kansikuvapankissa vuonna 2020 ilmestyneestä suomenkielisestä kirjallisuudesta. Osa-alueelle 2 valitaan enintään yksi toimittaja.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt Kirjavälitys Oy.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.

[Vs. hankintajohtaja hoitaa virkamääräyksen mukaisesti hankintajohtajan tehtäviä tämän poissaollessa.]

Lisätiedot

Satu Hiltunen, puhelin: 09 310 15289

satu.h.hiltunen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Tiedoksi

Asianomaiset