9 §

Kaupunginkanslian henkilöstön virkistysiltapäivän 2018 toteutuksen palveluhankinta

HEL 2018-001768 T 02 08 02 00

Päätös

Henkilöstöjohtaja päätti hyväksyä Ziili Oy:n tarjouksen Kansliapäivän 2018 toteutuksesta.

Hankinnan kohteena on Kansliapäivän 2018 toteutus. Kansliapäivä on Helsingin kaupunginkanslian henkilöstön yhteinen virkistystapahtuma, joka järjestetään tänä vuonna 14.6.2018 klo 12-16. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on 19 910,50 euroa. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alle jäävä pienhankinta, johon ei sovelleta hankintalakia.

Palveluhankintaan liittyen kustannusten arvonlisäveroton osuus maksetaan talousarvion kohdalta 1 40 01 sisäinen tilaus 1831000000.

Päätöksen perustelut

Kansliapäivä on Helsingin kaupunginkanslian henkilöstön yhteinen virkistystapahtuma, jonka tavoite on vahvistaa kaupunginkanslian henkilöstön yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia. Kohderyhmänä on koko kaupunginkanslian henkilöstö, noin 790 henkilöä. Vuoden 2017 tilaisuuteen osallistui noin 340 henkilöä. Kaupunginkanslian johtoryhmä päätti 23.10.2017 vuoden 2018 kansliapäivän ajankohdaksi 14.6.2018 klo 12-16 ja tilaisuuden hankintabudjetiksi 20 000 euroa.

Hankinta toteutettiin pienhankintana ja tarjouspyyntö (liite 1) lähetettiin kolmelle palveluntarjoajalle. Määräaikaan 8.12.2017 mennessä kolme palveluntarjoajaa jätti tarjouksen kansliapäivän toteutuksesta:

        Red Events Oy

        Tapahtumatoimisto Eventgarden / Revoltti Oy

        Ziili Oy.

Tarjouksille asetettiin sisältövaatimuksia, jotka kaikki määräajassa saapuneet tarjoukset täyttivät.

Tarjouksen valintaperusteena oli tarjouspyynnön mukaisesti tilaisuuden ohjelman monipuolisuus ja kiinnostavuus, hyvät yhteydet ja säävarauksen huomiointi.

Kaikki määräajassa saapuneet tarjoukset esittivät erittäin monipuolisen ja kiinnostavan ohjelman virkistysiltapäivän toteutukseen. Red Events Oy ja Tapahtumatoimisto Eventgarden tarjosivat kumpikin ohjelmaksi rastilta rastille joukkueina kuljettavaa leikkimielistä kisailua. Ziili Oy tarjosi kahta muuta ehdotusta selvästi laajemman lajikirjon ja osallistujille valinnanmahdollisuuden. Ziili Oy tarjosi kaikkiaan 14 erilaista lajia, joista jokainen osallistuja voi valita ilmoittautumisen yhteydessä. Ziili Oy esitti ohjelmasisällöltään kaupunginkanslian tilaisuuteen parhaiten sopivan ohjelman, koska lajivaihtoehtoja on eniten ja toteutusmuoto antaa yksilölle vapauden valita. Viime vuoden kansliapäivän palautteissa henkilöstö toivoi virkistysiltapäivän aktiviteetteihin variaatiota ja valinnanmahdollisuuksia, jotta jokainen löytää itselleen sopivaa tekemistä. Palautteissa toivottiin sekä liikunnallista että kulttuuripainotteista ohjelmaa.

Kaikki kolme tarjousta esittivät tilaisuuden tapahtumapaikaksi kohdetta, joka sijaitsee hyvien yhteyksien päässä Helsingissä.

Säävaraus on huomioitu kaikissa kolmessa tarjouksessa. Kaikki tarjouksen jättäneet lupasivat, että ohjelma on siirrettävissä sateelta suojaan. Palveluntarjoajat esittivät, että ohjelma voidaan joko toteuttaa samanlaisena sateelta suojassa tai järjestää korvaava ohjelma niiden osioiden tilalle, joita ei voida siirtää suojaan.

Kokonaisarvion perusteella Ziili Oy esitti soveltuvimman ja parhaan tarjouksen kansliapäivän 2018 toteutukseen. Ohjelma on erittäin monipuolinen ja antaa yksilölle mahdollisuuden valita, mihin lajiin/lajeihin osallistuu. Valinnanvapaus on tärkeä edellisen vuoden palautteen ja henkilöstön heterogeenisuuden huomioiden. Suunnitelma on tehty kohderyhmää ajatellen. Hyvät kulkuyhteydet tapahtumapaikalle käyvät hyvin ilmi tarjouksesta. Säävaraus on huomioitu suunnitelmassa.

Lisätiedot

Karoliina Ruuskanen, ts. henkilöstöpäällikkö, puhelin: 09 310 25277

karoliina.ruuskanen(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kaupunginkanslian HR

Kaupunginkanslian taloushallinto